مسارات التعلم › المصروفات
هذه المسار موجّه للمستخدمين الذين يديرون المصروفات اليومية، ويراجعون تقارير النفقات، ويتابعون التحليلات والالتزام بالسياسات داخل تطبيق المصروفات. بعد إتمامه ستعرف كيف تُنشئ المصروفات وتجمعها في تقاريرك، وكيف تراجع تقارير النفقات وتحلل المصروفات، وكيف تضبط الفئات والسياسات وتفهم نتائج تقييمات السياسة ومخالفاتها.
أهداف التعلم
- في نهاية هذا المسار ستتمكن من تسجيل مصروفاتك ومتابعتها من مساحة تقاريري.
- في نهاية هذا المسار ستتمكن من فهم دورة حياة تقارير النفقات من الإنشاء حتى المراجعة.
- في نهاية هذا المسار ستتمكن من استخدام تحليل النفقات لاكتشاف الأنماط ومراقبة الإنفاق.
- في نهاية هذا المسار ستتمكن من تهيئة فئات النفقة بما يتوافق مع طريقة العمل في شركتك.
- في نهاية هذا المسار ستتمكن من مراجعة سياسات الاعتماد وقراءة تقييمات السياسة ومخالفات السياسة لاتخاذ الإجراء المناسب.
المتطلبات الأساسية
- صلاحية الوصول إلى تطبيق المصروفات.
- معرفة أساسية بكيفية التنقل بين القوائم داخل التطبيق.
- إن كنت ستعمل على التهيئة أو السياسات، فستحتاج إلى صلاحيات إدارية أو صلاحيات تسمح بالدخول إلى التهيئة وإعداد التقارير.
- فهم عام لماهية المصروف الشخصي، تقرير النفقات، وسياسة الاعتماد داخل الشركة.
الوحدة 1: البدء بالمصروفات الشخصية
الهدف: التعرّف على المساحة التي تعمل منها على مصروفاتك ومتى تراجع تقاريرك.
الدرس 1.1: متابعة مصروفاتك من مساحة تقاريري
إذا كنت تريد التأكد من أن مصروفاتك الشخصية تُجمع وتُراجع من مكان واحد، فابدأ من تقاريري. من هذه المساحة تتابع التقارير الخاصة بك بدل أن تبحث عنها في التقارير العامة، وهذا مفيد عندما تريد معرفة ما الذي أُدرج في تقريرك وما الذي ما يزال بحاجة إلى استكمال.
تمرين: افتح تقاريري وتعرّف على التقارير المرتبطة بمصروفاتك.
الدرس 1.2: الانتقال من المصروفات إلى تقارير النفقات
عندما تجمع عدة مصروفات في ملف واحد لإرساله للمراجعة، ستحتاج إلى الانتقال إلى تقارير النفقات. هذه الشاشة هي نقطة المتابعة المركزية للتقارير التي تمر بمراحل الاعتماد أو المراجعة، لذلك استخدمها عندما تريد معرفة حالة التقرير بدل البحث في كل مصروف على حدة.
تمرين: افتح تقارير النفقات وحدد تقريرًا واحدًا تريد متابعته.
الوحدة 2: إدارة تقارير النفقات في العمل اليومي
الهدف: فهم كيف تراجع التقارير عمليًا وتفسر حالة العمل عليها.
الدرس 2.1: مراجعة تقرير نفقات أثناء العمل عليه
افترض أن لديك تقرير نفقات وتريد معرفة أين وصل في الدورة الإجرائية. ادخل إلى تقارير النفقات لمراجعة التقارير الجارية، ثم استخدمه لمتابعة ما إذا كان التقرير قيد التنفيذ أو بانتظار الاعتماد أو منجزة. بهذه الطريقة تعرف متى تحتاج إلى إضافة مصروفات أخرى، أو انتظار الرد، أو تجهيز التقرير للمرحلة التالية.
تمرين: افتح تقارير النفقات وابحث عن تقرير تحتاج إلى متابعته اليوم.
الدرس 2.2: تحليل نفقاتك بدل الاكتفاء بالتقرير الفردي
عندما تريد أن ترى الصورة الأوسع، انتقل إلى تحليل النفقات. هذه الشاشة مفيدة عندما ترغب في فهم أين تُصرف الميزانية، وليس فقط حالة تقرير واحد. استخدمها لتجميع نظرة عامة على المصروفات ومقارنة ما تم إنفاقه عبر البنود المختلفة بدل مراجعة تقرير معزول.
تمرين: افتح تحليل النفقات وحدد نمطًا واحدًا في المصروفات تريد مراجعته.
الوحدة 3: التهيئة الأساسية لفئات النفقة
الهدف: ضبط بنية المصروفات بحيث تُسجَّل وتُصنّف بشكل صحيح من البداية.
الدرس 3.1: اختيار الفئات المناسبة للمصروفات
إذا كانت المصروفات لا تظهر بالشكل الذي تتوقعه أو تحتاج إلى تنظيمها حسب نوعها، فانتقل إلى فئات النفقة. من هنا تراجع الفئات التي يُبنى عليها تصنيف المصروفات، وهذا مهم حتى تكون التقارير والتحليلات لاحقًا أكثر دقة واتساقًا.
تمرين: افتح فئات النفقة وحدد فئة نفقة واحدة ترغب في مراجعتها.
الدرس 3.2: ضبط الإعدادات العامة قبل العمل
قبل أن يعتمد الفريق على المصروفات بشكل يومي، راجع الإعدادات للتأكد من أن التهيئة العامة مناسبة لأسلوب العمل. هذه الخطوة مهمة عندما تريد تقليل الأخطاء التشغيلية لاحقًا، لأن الإعدادات الصحيحة تسهّل تسجيل المصروفات ومتابعة التقارير.
تمرين: افتح الإعدادات وتحقق من عناصر التهيئة التي تؤثر على العمل اليومي.
الوحدة 4: سياسات الاعتماد والرقابة
الهدف: فهم كيف تُراجع السياسة وما الذي يحدث عندما تخالف المصروفات القواعد.
الدرس 4.1: تعريف سياسات الاعتماد ومتى تستخدمها
إذا كانت شركتك تحتاج إلى ضبط من يعتمد المصروفات ومتى، فابدأ من سياسات الاعتماد. من هنا تُنظَّم القواعد التي تحدد متى يحتاج التقرير إلى اعتماد إضافي، وبذلك تعرف كيف تُدار المصروفات الحساسة أو الأعلى قيمة.
تمرين: افتح سياسات الاعتماد وتعرّف على السياسة المستخدمة في شركتك.
الدرس 4.2: قراءة تقييمات السياسة
عندما تريد معرفة كيف طُبقت السياسة على المصروفات المسجلة، استخدم تقييمات السياسة. هذه الشاشة تساعدك على فهم ما إذا كانت المصروفات متوافقة مع السياسة أو تستدعي مراجعة إضافية، وهي نقطة مهمة قبل تصعيد أي تقرير أو قبوله نهائيًا.
تمرين: افتح تقييمات السياسة وراجع نتيجة تقييم واحدة.
الدرس 4.3: التعامل مع مخالفات السياسة
إذا أردت معرفة المصروفات التي خرجت عن القواعد، انتقل إلى مخالفات السياسة. هنا تراجع الحالات التي لا تتوافق مع السياسة، ثم تقرر ما إذا كانت تحتاج إلى تصحيح أو متابعة أو اعتماد خاص.
تمرين: افتح مخالفات السياسة وحدد مخالفة واحدة تحتاج إلى إجراء.
الاختبار الختامي
- لديك عدة مصروفات تخص رحلة عمل واحدة، وتريد متابعتها من مكانك الشخصي. من أين تبدأ؟
- تريد معرفة حالة تقرير نفقات واحد وهل ما يزال قيد التنفيذ أو بحاجة لاعتماد. أي شاشة تستخدم؟
- تريد اكتشاف إن كان الإنفاق على فئة معينة أعلى من المعتاد عبر نظرة شاملة. أين تذهب؟
- ظهرت مصروفات لا تُصنَّف كما تتوقع، وتحتاج إلى مراجعة البنية التي تعتمد عليها الفئات. ما الشاشة المناسبة؟
- اكتشفت أن تقريرًا لا يلتزم بالقواعد الداخلية، وتريد معرفة ما إذا كان هناك مخالفة سياسة أو تقييم مرتبط بها. أي شاشات تراجع؟
الإجابات
- تقاريري — لأنها المساحة الشخصية لمتابعة تقارير المصروفات الخاصة بك.
- تقارير النفقات — لأنها تعرض التقارير وحالاتها أثناء سير العمل.
- تحليل النفقات — لأنها تمنحك رؤية تحليلية شاملة للإنفاق.
- فئات النفقة — لأنها المكان الذي تُراجع فيه بنية تصنيف المصروفات.
- تقييمات السياسة ومخالفات السياسة — لأن الأولى تُظهر نتيجة تطبيق السياسة، والثانية تُظهر الحالات غير المتوافقة معها.
Was this page helpful?