تُستخدم فواتير العملاء لتسجيل مبالغ المبيعات المستحقة على العملاء وإدارتها ضمن دورة الحسابات المدينة. وتسمح هذه الشاشة بإنشاء الفاتورة، مراجعة بياناتها الأساسية، ثم ترحيلها إلى دفاتر الحسابات عند الجاهزية، بحيث تصبح جزءاً من السجل المحاسبي الرسمي ويمكن متابعتها للسداد أو الإشعار الائتماني أو الإلغاء وفق الحالة.
تعتمد هذه الوظيفة عادةً على مسؤولية محاسب العملاء أو المدير المالي عند إعداد المستندات المحاسبية النهائية، كما قد يستخدمها مندوب المبيعات أو أمين الصندوق عند متابعة الإرسال أو التحصيل أو إصدار الإيصالات المرتبطة بها. وتظهر أهميتها عندما يلزم تسجيل فاتورة عميل، أو إصدار إشعار دائن لتخفيض مبلغ مفوتر، أو التعامل مع مستندات السداد المرتبطة بالفاتورة.
تدعم الشاشة أيضاً حالات الترحيل الدورية والمستندات المرتبطة بالدفعات، بما في ذلك الترحيل التلقائي، مرجع السداد، وبيانات البنك المستلم، وذلك لضمان اتساق الفاتورة مع المعالجة المحاسبية وعمليات التحصيل.
الميزات الرئيسية
الميزة
وظيفتها
إنشاء فواتير العملاء
يسمح بتسجيل فواتير العملاء الجديدة مع الحقول الأساسية مثل التاريخ، اليومية، العملة، الشريك، والإجمالي.
ترحيل المستندات
يرحّل الفاتورة إلى دفاتر الحسابات ويحوّل حالتها إلى مرحّلة عند تنفيذ ترحيل.
التأكيد
يؤكد المستند عند الحاجة قبل الترحيل وفق سير الحالة المتاح على الشاشة.
الإرسال والطباعة
يتيح إرسال وطباعة المستند للعميل بعد إعداده.
تسجيل الدفعات
يتيح تسجيل الدفعة المرتبطة بالفاتورة أو الإشعار الدائن.
تنزيل إيصال الدفع
يوفّر تنزيل إيصال الدفع بعد معالجة السداد.
التقاط المعاملة
يتيح التقاط المعاملة عندما تكون المعالجة المرتبطة بالدفع متاحة.
إبطال المعاملة
يتيح إبطال المعاملة لإيقاف المعاملة المالية المرتبطة.
معاينة المستند
يعرض معاينة قبل الإرسال أو الطباعة.
عكس القيد
يتيح عكس القيد لإنشاء أثر عكسي على المستند المرحّل.
إنشاء إشعار دائن
يتيح إنشاء إشعار دائن من الفاتورة لتخفيض أو عكس مبلغ مفوتر.
إلغاء القيد أو المستند
يتيح إلغاء القيد أو إلغاء المستند بحسب حالته.
الترحيل التلقائي
يدعم الحقل الترحيل التلقائي إنشاء مستندات تُرحّل تلقائياً حسب التاريخ أو بشكل متكرر شهرياً أو ربع سنوي أو سنوي.
الربط ببيانات العميل
يسمح بتحديد الشريك، عنوان التسليم، الحساب البنكي المستلم، ومرجع السداد لدعم التسوية والتحصيل.
المتطلبات السابقة
يجب أن تكون لدى المستخدم صلاحية الوصول إلى محاسبة > العملاء > فواتير العملاء.
يجب أن تكون اليومية، العملة، والشريك متاحة مسبقاً لاختيارها في الفاتورة.
إذا كان السداد أو الإرسال يتطلب بيانات بنك مستلم أو مرجع سداد، فيجب أن تكون بيانات الشريك أو الحساب البنكي ذات الصلة متوفرة.
يجب أن تكون شروط السداد أو التواريخ المحاسبية المطلوبة معرّفة في البيانات الأساسية عند استخدامها في الفاتورة.
الإجراء
ينتقل المستخدم إلى محاسبة > العملاء > فواتير العملاء.
من قائمة فواتير العملاء، ينشئ المستخدم مستنداً جديداً أو يفتح فاتورة قائمة للتعديل.
في شاشة النموذج فواتير العملاءفواتير العملاء — محاسبة › العملاء › فواتير العملاء، يملأ المستخدم الحقول المطلوبة، وخاصة الحالة (Status)، التاريخ (Date)، الترحيل التلقائي (Auto-post)، دفتر اليومية (Journal)، العملة (Currency)، ثم يكمل بقية الحقول بحسب الحاجة مثل الشريك (Partner) وإجمالي شامل الضريبة (Total (Tax inc.)) وتاريخ الاستحقاق (Due Date).
عند الحاجة إلى حفظ الفاتورة كمسودة أو مراجعتها قبل الترحيل، يستخدم المستخدم معاينة (Preview) للتحقق من المظهر والمحتوى.
إذا كانت الفاتورة جاهزة للتأكيد، يختار المستخدم تأكيد (Confirm). عندئذٍ تصبح الفاتورة في الحالة المؤكدة وفق سير العمل المتاح.
بعد التأكيد، يختار المستخدم ترحيل (Post) لترحيل الفاتورة إلى دفاتر الحسابات، فتنتقل الحالة إلى مرحّلة.
عند الحاجة إلى إرسال الفاتورة للعميل، يختار المستخدم إرسال وطباعة (Send & Print).
إذا تم استلام مبلغ مرتبط بالفاتورة، يختار المستخدم تسجيل الدفعة (Register Payment) لإثبات السداد.
إذا كانت هناك حاجة إلى إيصال سداد، يختار المستخدم تنزيل إيصال الدفع (Download Payment Receipt).
عند وجود معاملة دفع إلكترونية، يمكن للمستخدم استخدام التقاط المعاملة (Capture Transaction) أو إبطال المعاملة (Void Transaction) بحسب نتيجة المعالجة.
إذا تطلبت الفاتورة إنشاء أثر عكسي، يختار المستخدم عكس القيد (Reverse Entry).
إذا احتاجت الفاتورة إلى تخفيض أو إلغاء جزئي أو كامل من خلال مستند مقابل، يختار المستخدم إشعار دائن (Credit Note).
إذا كان المستند بحاجة إلى إلغاء القيد، يختار المستخدم إلغاء القيد (Cancel Entry).
إذا كان من المطلوب إلغاء المستند نفسه، يختار المستخدم إلغاء (Cancel).
ملاحظة: عند كون الفاتورة في حالة مسودة، يكون التعديل ممكناً قبل تنفيذ ترحيل. أما بعد الترحيل، فتُستخدم الإجراءات العكسية أو الإلغاء بحسب الحالة والضوابط المحاسبية.
مرجع الحقول
الحقل
ما الذي يتحكم به
الحالة (Status)
يحدد حالة المستند. القيم المتاحة هي: مسودة، مرحّلة، ملغاة.
التاريخ (Date)
يحدد تاريخ المستند المحاسبي.
الترحيل التلقائي (Auto-post)
يحدد ما إذا كان هذا القيد يُرحّل تلقائياً في تاريخه المحاسبي، أو بشكل متكرر، مع القيم: لا، في التاريخ، شهرياً، ربع سنوي، سنوياً.
دفتر اليومية (Journal)
يحدد اليومية المحاسبية التي يُسجَّل فيها المستند.
العملة (Currency)
تحدد عملة الفاتورة.
الترحيل التلقائي حتى (Auto-post until)
يحدد آخر تاريخ سيُرحَّل فيه هذا القيد المتكرر، شاملاً ذلك التاريخ.
الرقم (Number)
يعرض رقم المستند.
الشريك (Partner)
يحدد العميل أو الطرف المرتبط بالفاتورة.
عنوان التسليم (Delivery Address)
يستخدم عنوان التسليم في احتساب الوضعية الضريبية.
الإجمالي شامل الضريبة (Total (Tax inc.))
يُستخدم لإدخال إجمالي مبلغ الفاتورة، ويُنشئ النظام تلقائياً سطراً واحداً في الفاتورة بالقيم الافتراضية المطابقة له.
المرجع (Reference)
يسجل مرجعاً إضافياً للمستند.
التعبئة التلقائية (Auto-complete)
يملأ البيانات تلقائياً من فاتورة سابقة أو أمر شراء.
تاريخ الفاتورة/العملة (Invoice/Bill Date)
يحدد تاريخ الفاتورة أو الفاتورة المستلمة بحسب السياق.
مرجع السداد (Payment Reference)
يحدد مرجع السداد الذي سيظهر على عناصر اليومية.
البنك المستلم (Recipient Bank)
يحدد رقم الحساب البنكي الذي ستُدفع إليه الفاتورة؛ ويكون حساباً بنكياً للشركة في حالة فاتورة عميل أو إشعار دائن للمورد، وإلا حساباً بنكياً للشريك.
Was this page helpful?