مساعدة التطبيقات › المصروفات
دورة الحالة: بانتظار الإبلاغ ← بانتظار التقديم ← مُقدَّمة ← معتمدة ← منجزة ← مرفوضة
خلفية العمل
تُستخدم شاشة المصروفات لتسجيل المصروفات اليومية المرتبطة بالموظفين ومعالجتها ضمن سير العمل المحاسبي حتى تصبح جاهزة للاعتماد أو الترحيل بحسب حالتها. وهي تتيح للموظف أو للجهة المالية متابعة بيانات المصروف، مثل الوصف والكمية والعملة والمستفيد وطريقة السداد والبيانات المستخرجة من الإيصال.
تعتمد هذه الوظيفة على إدارة المصروفات المرتبطة بالمستندات الداعمة، مثل الإيصالات والفواتير، وعلى مراجعة نتائج التعرف الضوئي على النصوص عند استخدام المسح. وتُستخدم عندما يتم استلام مصروف من موظف أو عندما تحتاج الجهة المالية إلى مراجعة المصروفات وتصنيفها قبل إنشاء تقرير مصروفات أو متابعة الاعتماد.
المزايا الرئيسية
| الميزة | وظيفتها |
|---|---|
| إنشاء مصروف جديد | تتيح إضافة مصروف جديد من شاشة المصروفات. |
| مسح الإيصال | تتيح مسح الإيصال واستخراج بياناته تلقائياً. |
| إعادة محاولة التعرف الضوئي | تعيد تنفيذ عملية التعرف الضوئي على الإيصال عند الحاجة. |
| اعتماد التعرف الضوئي | تعتمد البيانات التي تم التعرف عليها من الإيصال. |
| رفض التعرف الضوئي | ترفض نتائج التعرف الضوئي وتسمح بالاستمرار في الإدخال اليدوي. |
| مواصلة الاعتماد أو الإدخال | تتيح متابعة المصروف عبر اعتماد ومتابعة أو رفض وإدخال يدوياً. |
| إنشاء تقرير مصروفات | تجمع المصروفات في تقرير مصروفات لمتابعتها ضمن المسار التشغيلي. |
| عرض تقرير المصروفات | تفتح تقرير المصروفات المرتبط بالسجل. |
| تقسيم المصروف | تتيح تقسيم المصروف إلى عدة أجزاء عند الحاجة. |
| تتبع حالة المصروف | تعرض حالة المصروف ضمن دورة حياته: للتنفيذ، بانتظار التقديم، مُقدَّمة، معتمدة، منجزة، مرفوضة. |
| مراجعة بيانات الإيصال | تعرض بيانات مثل اسم التاجر، الاسم العربي للتاجر، الرقم الضريبي للتاجر، رقم الإيصال، نوع الإيصال، ولغة الإيصال. |
| مراجعة مبالغ المصروف | تعرض الكمية، العملة، الإجمالي، الإجمالي بعملة السجل، والضرائب المشمولة. |
المتطلبات السابقة
- يجب أن تكون لدى المستخدم صلاحية الوصول إلى شاشة المصروفات.
- يجب أن تكون بيانات الموظف متاحة لاختيارها ضمن الحقل الموظف (Employee).
- يجب أن تتوفر بيانات أساسية للمصروف، مثل الوصف (Description) والكمية (Quantity) والعملة (Currency).
- عند استخدام المسح، يجب أن يتوفر إيصال أو مستند قابل للقراءة لاستخراج البيانات.
- عند مراجعة نتائج المسح، يجب أن تكون خصائص الإيصال المتعرّف عليها متاحة للمراجعة في السجل.
الإجراء
-
يفتح المستخدم شاشة المصروفات من قائمة التنقل المصروفات.
-
ينشئ المستخدم مصروفاً جديداً باختيار جديد.
-
يُدخل المستخدم القيم المطلوبة في الحقول الأساسية:
- الوصف (Description)
- الكمية (Quantity)
- العملة (Currency)
- الموظف (Employee)
-
عند الحاجة، يُكمل المستخدم الحقول الداعمة التالية بحسب المستند:
- الفئة (Category)
- الإجمالي بعملة السجل (Total In Currency)
- الإجمالي (Total)
- الضرائب المشمولة (Included taxes)
- مدفوع بواسطة (Paid By)
- اسم التاجر (Merchant Name)
- اسم التاجر بالعربية (Merchant Name (Arabic))
- الرقم الضريبي للتاجر (Merchant Tax ID)
- رقم الإيصال (Receipt Number)
- نوع الإيصال (Receipt Type)
- لغة الإيصال (Receipt Language)
-
إذا كان المصروف مُرفقاً بإيصال، يختار المستخدم مسح لقراءة الإيصال تلقائياً.
-
بعد المسح، يراجع المستخدم بيانات التعرف الضوئي، ثم يختار أحد الإجراءات التالية بحسب النتيجة:
- إعادة محاولة OCR (Retry OCR) لإعادة القراءة.
- اعتماد OCR (Approve OCR) لاعتماد البيانات المستخرجة.
- رفض OCR (Reject OCR) لرفض النتائج.
- اعتماد ومتابعة (Approve and Continue) لاعتماد البيانات والانتقال إلى المتابعة.
- رفض وإدخال يدوياً (Reject and Enter Manually) لرفض النتائج وإكمال الإدخال يدوياً.
-
بعد اكتمال الإدخال، ينشئ المستخدم تقرير مصروفات عند الحاجة باختيار إنشاء تقرير (Create Report).
-
إذا كان المطلوب مراجعة التقرير المرتبط، يختار المستخدم عرض تقرير (View Report).
-
إذا كان المصروف يحتاج إلى تجزئة، يختار المستخدم تقسيم المصروف (Split Expense) ثم يحفظ السجل وفق البنية المطلوبة في النظام.
-
تتغير حالة المصروف بحسب المعالجة المنفذة، بدءاً من للتنفيذ أو بانتظار التقديم وصولاً إلى مُقدَّمة ثم معتمدة أو منجزة، أو إلى مرفوضة عند رفض المعالجة.
ملاحظة: لا تظهر في هذه الشاشة خطوات ترحيل محاسبي أو اعتماد مالي مستقل، لذلك يقتصر الإجراء هنا على إدخال المصروف، مراجعة الإيصال، وإنشاء التقرير أو عرضه من الشاشة نفسها.
مرجع الحقول
| الحقل | ما الذي يتحكم فيه |
|---|---|
| الوصف (Description) | وصف المصروف. هذا الحقل مطلوب. |
| الكمية (Quantity) | كمية المصروف. هذا الحقل مطلوب. |
| العملة (Currency) | العملة المستخدمة للمصروف. هذا الحقل مطلوب. |
| الموظف (Employee) | الموظف المرتبط بالمصروف. هذا الحقل مطلوب. |
| الحالة (Status) | حالة المصروف ضمن دورة حياته: للتقرير، للتقديم، مُقدَّمة، معتمدة، منجزة، مرفوضة. |
| الفئة (Category) | فئة المصروف. |
| الإجمالي بعملة السجل (Total In Currency) | إجمالي المصروف بالعملة المحددة. |
| الإجمالي (Total) | إجمالي المصروف. |
| الضرائب المشمولة (Included taxes) | الضرائب المشمولة؛ وتُعامل الضرائب المشمولة في السعر والضرائب غير المشمولة على أنها ضرائب مشمولة بالنسبة للمصروفات. |
| مدفوع بواسطة (Paid By) | يحدد ما إذا كان الدفع بواسطة الموظف (للاسترداد) أو بواسطة الشركة. |
| اسم التاجر (Merchant Name) | اسم التاجر أو البائع من الإيصال. |
| اسم التاجر بالعربية (Merchant Name (Arabic)) | اسم التاجر بالعربية من الإيصال. |
| الرقم الضريبي للتاجر (Merchant Tax ID) | الرقم الضريبي المصري للتاجر، مثل EG123456789، من الإيصال. |
| رقم الإيصال (Receipt Number) | رقم الإيصال أو الفاتورة الصادر من التاجر. |
| نوع الإيصال (Receipt Type) | نوع الإيصال الذي تم التعرف عليه عبر OCR: إيصال نقاط بيع، فاتورة ضريبية، فاتورة، مكتوب بخط اليد، إيصال رقمي، أخرى. |
| لغة الإيصال (Receipt Language) | اللغة الأساسية أو اللغات الأساسية في الإيصال: العربية، الإنجليزية، العربية + الإنجليزية، أخرى. |
معلومات ذات صلة
- إدارة المصروفات
- التعرف الضوئي على النصوص للإيصالات
- تقارير المصروفات
- الموظف
- الضرائب
- الاسترداد للموظف
Was this page helpful?