التشغيل والأمان › الإعدادات › المستخدمون والشركات
هدف التحكم
تُستخدم الكتب لتحديد وعزل مسار ترحيل القيود المحاسبية داخل المؤسسة بحسب الشركة والفرع والدفتر اليومي. يضمن هذا الكائن أن تُسند القيود إلى كتاب محدد يمكن تتبعه في دفاتر الحسابات، مع تمييز واضح بين الكتب التي تشترك في الدفتر اليومي نفسه داخل الفرع نفسه.
كما يدعم هذا الإعداد الحوكمة والأمان المحاسبي من خلال ربط كل كتاب بـ الشركة والفرع والدفتر اليومي، وإتاحة قواعد الصلاحية المرتبطة به. ينعكس ذلك على ضوابط الوصول وعلى تفسير السجلات المحاسبية والتقارير، لأن الترميز الفريد والربط المؤسسي الصحيح يقللان من مخاطر الترحيل غير المقصود أو الالتباس بين الكيانات.
تحذير: أي كتاب غير مرتبط بالشركة والفرع والدفتر اليومي الصحيح قد يؤدي إلى ترحيل قيود إلى مسار غير مقصود أو إلى قواعد صلاحية غير دقيقة.
السياسة والأدوار
| العنصر | الوصف |
|---|---|
| الرمز | رمز أبجدي رقمي قصير يُستخدم في عمليات التكامل والتقارير. يجب أن يكون فريدًا لكل شركة. |
| الاسم | اسم الكتاب المقروء بشريًا، ويظهر في قوائم الاختيار وفي مصفوفة الصلاحيات. |
| رقم الكتاب | رقم تسلسلي للكتاب لكل (شركة، فرع، دفتر يومي). ويُستخدم مع الدفتر اليومي لتمييز عدة كتب تشترك في الدفتر اليومي نفسه داخل الفرع نفسه. |
| الشركة | الشركة الجذر التي ينتمي إليها الكتاب. |
| الفرع | الفرع الذي يُنْسَب إليه الكتاب. وفي كتب المقر الرئيسي، يُوجَّه إلى الشركة الجذر. |
| الدفتر اليومي | الدفتر اليومي المحاسبي الذي تُرحَّل إليه قيود الكتاب. |
| فعّال | يحدد ما إذا كان الكتاب متاحًا للاستخدام في الاختيار والترحيل. |
| قواعد الصلاحية | القواعد المرتبطة بهذا الكتاب، والتي تُترجم إلى سجلات ir.rule على account.move لتقييد الوصول أو التصفية. |
| الوصف | ملاحظة وصفية حرة لتمييز الغرض التشغيلي للكتاب. |
الإنفاذ
يُنشئ المسؤول أو يحدّث الكتاب من خلال قائمة جديد في شاشة الكتب.
- ينتقل المستخدم المخوّل إلى الإعدادات > المستخدمون والشركات > دفاتر الحسابات > Books لعرض قائمة الكتب.
- يختار المستخدم جديد لإنشاء سجل كتاب جديد، أو يفتح سجلًا قائمًا لتعديله.
- يظهر نموذج السجل، ويُدخل المستخدم القيم الإلزامية التالية:
- الرمز: رمز فريد قصير يُستخدم في التكامل والتقارير.
- الاسم: الاسم المعروض للكتاب.
- رقم الكتاب: الرقم التسلسلي داخل نطاق الشركة والفرع والدفتر اليومي.
- الشركة: الشركة الجذر المرتبطة بالكتاب.
- الفرع: الفرع الذي ينتمي إليه الكتاب.
- الدفتر اليومي: دفتر اليومية الذي ستُرحَّل إليه القيود.
- يراجع المستخدم قيمة فعّال للتأكد من أن الكتاب متاح للاستخدام التشغيلي عند الحاجة.
- يراجع المستخدم قواعد الصلاحية والوصف قبل اعتماد السجل للاستخدام الداخلي.
- يحفظ المستخدم السجل بعد استكمال القيم المطلوبة.
ملاحظة: تُحدَّد هوية الكتاب تشغيليًا بواسطة مجموعة الرمز ورقم الكتاب والشركة والفرع والدفتر اليومي. لذلك فإن أي تغيير في أحد هذه الحقول قد يؤثر في التمييز بين الكتب أو في مسار الترحيل.
تحذير: يجب عدم إعادة استخدام الرمز داخل الشركة نفسها. كما يجب عدم تبديل الفرع أو الدفتر اليومي لكتاب قائم دون مراجعة أثر ذلك على قيود اليومية المرتبطة وعلى قواعد الصلاحية.
المراقبة والتدقيق
تتم مراقبة الالتزام بهذا التحكم من خلال مراجعة حقول السجل نفسها في شاشة الكتب. وتُستخدم الحقول التالية للتحقق:
- فعّال: للتأكد من أن الكتاب المطلوب ما يزال مسموحًا به تشغيليًا.
- الشركة والفرع: للتحقق من صحة نطاق التطبيق المؤسسي.
- الدفتر اليومي: للتحقق من مسار الترحيل المقصود.
- الرمز ورقم الكتاب: للتحقق من عدم التكرار ومن تمييز السجلات المتشابهة.
- قواعد الصلاحية: لمراجعة ما إذا كانت قيود الوصول المترتبة على الكتاب قد وُثِّقت كما ينبغي.
- الوصف: للمراجعة المرجعية عند التدقيق الداخلي.
لا تظهر في هذه الشاشة حالات تشغيلية متعددة أو سجل تدقيق مستقل، لذا يقتصر التحقق على مراجعة السجل المعروض وحالة فعّال ومحتوى الحقول ذات الصلة.
Was this page helpful?