دليل التهيئة › المصروفات › التهيئة
الغرض
تُستخدم سياسات الاعتماد لتحديد القواعد التي بموجبها يتم اعتماد تقارير المصروفات تلقائياً أو إحالتها إلى الاعتماد اليدوي أو رفضها تلقائياً، وفقاً لخصائص المصروفات والمستخدمين والأقسام وفئات المصروفات والشركة. وتدعم هذه الإعدادات ضبط آلية الرقابة المالية على المصروفات قبل مرحلـة المرحلة المحاسبية، بما يضمن تطبيق شروط اعتماد موحّدة على مستوى شركة أو قسم أو فئة مصروف أو موظف محدد.
تمكّن هذه التهيئة الإدارة من مواءمة سياسة المصروفات مع متطلبات الرقابة الداخلية، مثل الحد الأقصى للمبلغ، واشتراط الإيصالات أو الوصف، وعدد بنود المصروفات، وشروط إضافية متقدمة. وعند تفعيل سياسة معينة، فإن النظام يقيّمها أثناء معالجة تقارير المصروفات، ثم يطبق الإجراء المحدد فيها إذا تحققت جميع الشروط.
ملاحظة: أي سياسة غير نشطة لا تُؤخذ في الاعتبار عند التقييم، حتى إذا كانت بقية إعداداتها مكتملة.
إعدادات التهيئة
| الإعداد | القيم | الأثر |
|---|---|---|
| الإجراء (Action) | اعتماد تلقائي؛ يتطلب موافقة المدير؛ رفض تلقائي | يحدد التصرف الذي ينفذه النظام عند تحقق جميع شروط السياسة: اعتماد تقرير المصروفات تلقائياً، أو إرساله للمراجعة اليدوية من المدير، أو رفضه تلقائياً. |
| اسم السياسة (Policy Name) | نص وصفي حر | يعرّف السياسة داخل قائمة سياسات الاعتماد، ويُستخدم لتمييزها عن السياسات الأخرى، مثل: «اعتماد تلقائي للسفر تحت 500». |
| الشركة (Company) | قيمة شركة واحدة | يربط السياسة بشركة محددة، بحيث تُطبَّق ضمن نطاقها فقط. |
| نشط (Active) | مفعّل / غير مفعّل | عند إلغاء التفعيل، تصبح السياسة غير مُقيَّمة من النظام. |
| الأقسام (Departments) | اختيار قسم أو أكثر، أو ترك الحقل فارغاً | يقيّد السياسة بأقسام محددة. إذا تُرك الحقل فارغاً، تُطبَّق السياسة على جميع الأقسام. |
| الموظفون المحددون (Specific Employees) | اختيار موظف أو أكثر، أو ترك الحقل فارغاً | يحدد الموظفين الذين تنطبق عليهم السياسة. وإذا تُرك فارغاً، فيتم الاعتماد على القسم أو فئة المصروف فقط. |
| فئات المصروفات (Expense Categories) | اختيار فئة مصروف أو أكثر، أو ترك الحقل فارغاً | يحدد فئات المصروفات التي تخضع لهذه السياسة. وإذا تُرك الحقل فارغاً، تُطبَّق السياسة على جميع الفئات. |
| الحد الأقصى للمبلغ (Maximum Amount) | رقم عشري؛ 0 = بلا حد | يسمح بالاعتماد التلقائي فقط إذا كان إجمالي مبلغ المصروفات أقل من أو يساوي هذا الحد. |
| يتطلب إيصالاً (Require Receipt) | مفعّل / غير مفعّل | عند التفعيل، لا يتم الاعتماد التلقائي إلا إذا كانت جميع المصروفات مرفقاً بها إيصالات. |
| يتطلب وصفاً (Require Description) | مفعّل / غير مفعّل | عند التفعيل، لا يتم الاعتماد التلقائي إلا إذا كانت جميع المصروفات تحتوي على أوصاف. |
| الحد الأدنى لأسطر المصروفات (Minimum Expense Lines) | عدد صحيح؛ 0 = بلا حد أدنى | يسمح بالاعتماد التلقائي فقط إذا كان تقرير المصروفات يحتوي على هذا العدد الأدنى من الأسطر أو أكثر. |
| الحد الأقصى لأسطر المصروفات (Maximum Expense Lines) | عدد صحيح؛ 0 = بلا حد أقصى | يسمح بالاعتماد التلقائي فقط إذا كان تقرير المصروفات يحتوي على هذا العدد الأقصى من الأسطر أو أقل. |
| شروط إضافية (Additional Conditions (Domain)) | تعبير نطاق متقدم | يضيف مرشحاً متقدماً للتحكم الدقيق في التطبيق، مثل: [("payment_mode", "=", "company_account")]. |
| تجاوز موافقة المدير (Skip Manager Approval) | مفعّل / غير مفعّل | إذا كانت القيمة مفعّل وكانت النتيجة اعتماد تلقائي، يتجاوز النظام موافقة المدير بالكامل. |
| سبب الرفض (Rejection Reason) | نص وصفي | يظهر للموظف عند تطبيق رفض تلقائي، ويُستخدم لتوضيح سبب الرفض. |
| الوصف (Description) | نص حر مفصل | يضيف شرحاً تفصيلياً للسياسة لأغراض التوثيق الداخلي والتمييز التشغيلي. |
تحذير: إعداد شروط إضافية (Additional Conditions (Domain)) بصيغة غير صحيحة قد يمنع تطبيق السياسة أو يحدّ من نطاقها بصورة غير مقصودة. يجب إدخاله فقط من قبل مسؤول لديه معرفة بصياغة النطاق المتقدمة.
ملاحظة: إذا كانت السياسة مخصصة لاعتماد تلقائي، فإن تفعيل تجاوز موافقة المدير يؤدي إلى عدم إرسال تقرير المصروفات إلى المدير عند تحقق الشروط، بينما يبقي السياسة ضمن مسار الاعتماد التلقائي مباشرة.
الاعتماديات
تعتمد هذه التهيئة على توفر شركة صالحة، وعلى تعريفات الأقسام والموظفين وفئات المصروفات التي ستُستخدم ضمن نطاق السياسة. كما تعتمد على وجود إعدادات المصروفات المرتبطة بتقييم تقارير المصروفات وشروطها التشغيلية، لأن السياسة لا تُنفَّذ بمعزل عن هذه البيانات المرجعية.
وتؤثر هذه السياسة في سلوك المعالجة اللاحقة لتقارير المصروفات، بما في ذلك مسار الاعتماد أو الرفض، وكذلك الرسالة المعروضة عند الرفض التلقائي. وعند استخدام شروط إضافية، فإن السياسة تعتمد على الحقول المرجعية المتاحة في بيانات المصروفات نفسها.
أثرها على العمليات
تحدد سياسات الاعتماد ما إذا كان تقرير المصروفات سيُعتمد تلقائياً، أو يُحال إلى المدير، أو يُرفض تلقائياً، وذلك عند تحقق الشروط المعرّفة فيها. وبذلك تؤثر مباشرة في سرعة معالجة المصروفات ومستوى الرقابة المالية قبل التسجيل أو السداد.
وعندما تتعدد السياسات، فإن تفعيلها ونطاقها المقيد بالشركة أو القسم أو الموظف أو الفئة يحدد أي سياسة تُطبَّق على كل تقرير. وإذا كانت السياسة تتضمن رفضاً تلقائياً، فإن سبب الرفض يصبح جزءاً من الإخطار التشغيلي المرسل إلى الموظف المعني.
ملاحظة: يجب مراجعة السياسات المتداخلة بعناية، لأن تقييد النطاق بالقسم أو الموظف أو الفئة قد يغيّر نتيجة التقييم النهائية دون الحاجة إلى أي تدخل يدوي.
روابط ذات صلة
- سياسات الاعتماد — مرجع الحقول
- إعداد فئات النفقة
- إعداد تحليل النفقات
- المصروفات — مسار التعلم
- تقاريري
- تقارير النفقات
- الأقسام
- الموظفين
- إعداد فئات الأصناف
- الشركات — مرجع الحقول
- إعداد تقييمات السياسة
- إعداد مخالفات السياسة
تُستخدم في: تقاريري · تقارير النفقات
Was this page helpful?