مساعدة التطبيقات › الأسطول › الأسطول
دورة الحالة: Incoming ← قيد التنفيذ ← منتهية ← مغلقة
1.1 الخلفية العملية
تُستخدم شاشة العقود لإدارة عقود أسطول المركبات التي ترتبط بالتكاليف المتكررة، وفترات التغطية، والحالة التشغيلية للعقد. وتُعد هذه الشاشة مرجعاً يومياً للفريق المسؤول عن تتبع العقود المرتبطة بالمركبات والموردين والخدمات المدرجة ضمن العقد، مع ضبط بداية التغطية ونهايتها وتحديد ما إذا كان العقد ما زال سارياً أو انتهى أو أُغلق.
يعتمد هذا العمل عادةً على مسؤول الأسطول أو الجهة المالية أو التشغيلية التي تتابع الالتزامات الدورية للمركبات، وتحتاج إلى الانتقال بالعقد بين حالاته المختلفة وفق سيره الفعلي. وتساعد الشاشة أيضاً على ربط العقد ببيانات مثل المركبة والمورد ونوع التكلفة والخدمات المشمولة وشروط وأحكام العقد، بما يدعم التتبع التشغيلي والمالي.
تُستخدم هذه الشاشة عندما يكون المطلوب إنشاء عقد جديد، أو بدء عقد قائم، أو إلغاؤه، أو إغلاقه، أو إعادته إلى مسودة قبل استكماله.
1.2 الميزات الرئيسية
| الميزة | وظيفتها |
|---|---|
| إنشاء عقد جديد | يسمح بإنشاء سجل جديد للعقود من خلال زر جديد. |
| بدء العقد | ينقل العقد إلى الحالة المناسبة عند بدء سريانه باستخدام زر Start Contract. |
| إلغاء العقد | يغيّر حالة العقد إلى ملغاة باستخدام زر Cancel. |
| إغلاق العقد | يغيّر حالة العقد إلى مغلقة باستخدام زر Close Contract. |
| إعادة العقد إلى مسودة | يعيد السجل إلى مرحلة العمل الأولية باستخدام زر Reset To Draft. |
| ربط العقد بالمركبة والمورد | يربط العقد بحقول المركبة والمورد ونوع التكلفة. |
| متابعة التكاليف الدورية | يحدد تكرار التكلفة الدورية والقيمة التكلفة المتكررة المرتبطة بالعقد. |
| تتبع مدة التغطية | يوضح تاريخ بداية العقد وتاريخ انتهاء العقد وحالة Status. |
| إدارة الخدمات والشروط | يسجل الخدمات المشمولة والشروط والأحكام ضمن العقد. |
| إزالة السجل | يحذف السجل من القائمة باستخدام زر إزالة. |
1.3 المتطلبات السابقة
- يجب توفر صلاحية الوصول إلى قائمة الأسطول > الأسطول > العقود.
- يجب توفر بيانات أساسية للمركبة لاختيارها في حقل المركبة.
- يجب توفر بيانات المورد عند الحاجة إلى تحديد المورد.
- يجب توفر فهم تشغيلي لحالة العقد، لأن حقل Status يضم حالات: Incoming وIn Progress وExpired وClosed.
- إذا كان العقد يعتمد على تكلفة متكررة، فيجب تحديد تكرار التكلفة الدورية بما يتوافق مع نمط المتابعة المطلوب.
1.4 الإجراء
-
ينتقل المستخدم إلى الأسطول > الأسطول > العقود.
-
لإنشاء عقد جديد، يختار المستخدم جديد.
-
في السجل الجديد، يحدد المستخدم الحقول المطلوبة أولاً:
- المركبة
- تكرار التكلفة الدورية
-
عند الحاجة، يستكمل المستخدم بقية البيانات المتاحة للعقد، مثل:
- الاسم
- المرجع
- النوع
- المورد
- الخدمات المشمولة
- تاريخ بداية العقد
- تاريخ انتهاء العقد
- المسؤول
- التكلفة
- التكلفة المتكررة
- التاريخ
- الشروط والأحكام
-
إذا كانت حالة العقد ما زالت قبل التشغيل، يراجع المستخدم قيمة Status. وتُستخدم الحالات المتاحة كدورة حياة فعلية للسجل:
- Incoming
- In Progress
- Expired
- Closed
-
عند بدء سريان العقد، يختار المستخدم Start Contract. ينتقل العقد إلى الحالة التشغيلية المناسبة وفق البيانات المتاحة للحالة.
-
إذا تقرر إنهاء العقد دون إغلاقه تشغيلياً، يختار المستخدم Cancel. عندها تصبح حالة العقد ملغاة.
-
إذا انتهت تغطية العقد أو تقرر إقفاله، يختار المستخدم Close Contract. عندها تصبح حالة العقد مغلقة.
-
إذا احتاج السجل إلى الرجوع إلى مرحلة التحرير قبل الاعتماد النهائي على سيره الحالي، يختار المستخدم Reset To Draft لإعادته إلى المسودة.
-
بعد انتهاء العمل على السجل، يمكن للمستخدم استخدام إزالة لحذف العقد من القائمة عند السماح بذلك.
ملاحظة: يجب أن تتطابق المركبة وتكرار التكلفة الدورية مع متطلبات السجل، لأنهما من الحقول المطلوبة في هذه الشاشة.
1.5 مرجع الحقول
| الحقل | ما الذي يتحكم فيه |
|---|---|
| المركبة (Vehicle) | يحدد المركبة المرتبطة بالعقد. هذا الحقل مطلوب. |
| تكرار التكلفة الدورية (Recurring Cost Frequency) | يحدد تواتر التكلفة المتكررة للعقد. هذا الحقل مطلوب. الخيارات المتاحة: No وDaily وWeekly وMonthly وYearly. |
| Status | يحدد ما إذا كان العقد ما زال سارياً أم لا. الخيارات المتاحة: Incoming وIn Progress وExpired وClosed. |
| الاسم (Name) | يحدد اسم العقد. |
| المرجع (Reference) | يحدد مرجع السجل أو رقم التعريف الداخلي للعقد. |
| النوع (Type) | يحدد نوع التكلفة المشتراة ضمن هذا العقد. |
| المورد (Vendor) | يحدد الطرف المورّد المرتبط بالعقد. |
| الخدمات المشمولة (Included Services) | يسجل الخدمات الداخلة ضمن العقد. |
| تاريخ بداية العقد (Contract Start Date) | يحدد تاريخ بدء تغطية العقد. |
| تاريخ انتهاء العقد (Contract Expiration Date) | يحدد تاريخ انتهاء تغطية العقد. يكون الافتراض الافتراضي بعد سنة واحدة من تاريخ البداية. |
| المسؤول (Responsible) | يحدد المسؤول عن متابعة العقد. |
| التكلفة (Cost) | يحدد قيمة التكلفة المرتبطة بالعقد. |
| التكلفة المتكررة (Recurring Cost) | يحدد قيمة التكلفة المتكررة للعقد. |
| التاريخ (Date) | يحدد تاريخ تنفيذ التكلفة. |
| الشروط والأحكام (Terms and Conditions) | يسجل شروط العقد وأحكامه النصية. |
1.6 معلومات ذات صلة
- الأسطول
- المركبات
- الموردون
- التكاليف المتكررة
- حالة العقد: Incoming، In Progress، Expired، Closed
- إجراءات السجل: Start Contract، Cancel، Close Contract، Reset To Draft، إزالة
Was this page helpful?