دورة الحالة: طلب عرض أسعار ← تم إرسال الطلب ← بانتظار الاعتماد ← أمر شراء ← مقفلة ← ملغاة
1.1 خلفية العمل
تُستخدم شاشة الشراء لإدارة أوامر الشراء في دورة التوريد اليومية، بدءاً من إنشاء طلب عرض أسعار أو أمر شراء، ثم إرساله إلى المورّد، ثم متابعة الاستلام والفوترة. وتخدم هذه الشاشة بشكل أساسي موظف المشتريات، مع تداخل واضح مع المحاسب عند إنشاء الفواتير المرتبطة بالمستندات المستلمة.
تساعد هذه الشاشة على تتبّع حالة المستند عبر دورة حياته، مثل مسودة وتم الإرسال وبانتظار الاعتماد وأمر شراء وملغاة ومقفلة. كما تدعم ربط المستندات ببيانات المورّد، والعملة، وموعد التسليم المتوقع، والجهة التي سيُسلَّم إليها، بما يضمن اتساق المعالجة بين الشراء والاستلام والدفعات والقيود المحاسبية.
1.2 المزايا الرئيسية
الميزة
وظيفتها
إنشاء سجل شراء
يسمح بإنشاء مستند شراء جديد مع بيانات المورّد والعملة والجهة المستلمة والشركة.
تتبّع حالة المستند
يوضح حالة السجل عبر مراحل الطلب مثل مسودة وتم الإرسال وبانتظار الاعتماد وأمر شراء ومقفلة وملغاة.
إرسال العرض أو أمر الشراء بالبريد الإلكتروني
يتيح استخدام إرسال بالبريد الإلكتروني (Send by Email) وإعادة الإرسال بالبريد الإلكتروني (Re-Send by Email) لمشاركة المستند مع المورّد.
طباعة طلب عرض الأسعار
يتيح طباعة طلب عرض الأسعار (Print RFQ) لإصدار نسخة ورقية أو ملفية من المستند.
تأكيد الطلب واعتماده
يتيح تأكيد الطلب (Confirm Order) واعتماد الطلب (Approve Order) لنقل المستند إلى الحالة التشغيلية المناسبة.
استلام المنتجات
يتيح استلام المنتجات (Receive Products) بعد تأكيد الطلب لمتابعة حركة الوارد.
إنشاء فاتورة شراء
يتيح إنشاء فاتورة (Create Bill) للمستند المرتبط بالمشتريات والاستلام.
التحكم في التحرير
يتيح تعيين كمسودة (Set to Draft) وإقفال (Lock) وإلغاء القفل (Unlock) وإلغاء (Cancel) للتحكم في دورة المستند.
تتبّع بيانات المطابقة
يدعم مرجع المورّد ومستند المصدر لتسهيل المطابقة مع الشحنة أو المستند المنشئ للطلب.
إدارة شروط التسليم والتجارية
يدعم موعد التسليم وإلى جهة التسليم وعنوان التسليم المباشر والشروط والأحكام والبائع ضمن سياق الشراء.
1.3 المتطلبات الأساسية
يجب أن تكون سجلات المورّدين متاحة، لأن حقل المورّد إلزامي.
يجب أن تكون الشركة محددة، لأن حقل الشركة إلزامي.
يجب أن تكون العملة متاحة لاختيارها عند إنشاء السجل، لأن حقل العملة إلزامي.
يجب أن تكون الجهة المستلمة معروفة، لأن حقل إلى جهة التسليم إلزامي.
يجب أن تتوافر صلاحية استخدام أوامر الشراء، وإرسال البريد الإلكتروني، والاستلام، والاعتماد، والإقفال بحسب صلاحيات المستخدم.
إذا كان الغرض هو التسليم المباشر من المورّد إلى العميل، فيلزم توفر عنوان التسليم المباشر.
1.4 الإجراء
ينتقل المستخدم إلى قائمة الشراء.
يفتح المستخدم سجلاً جديداً أو يحدد سجلاً قائماً من القائمة.
تظهر شاشة السجل، ويمكن الاستناد إلى صورة الشاشة التالية أثناء الإدخال أو التعديل: الشراءالشراء — الشراء
يعبئ المستخدم الحقول الإلزامية في السجل:
مرجع الطلب (Order Reference).
المورّد (Vendor).
العملة (Currency).
موعد التسليم النهائي (Order Deadline).
إلى جهة التسليم (Deliver To).
الشركة (Company).
عند الحاجة، يكمل المستخدم الحقول التشغيلية الأخرى، مثل:
حالة (Status).
الأولوية (Priority).
مرجع المورّد (Vendor Reference).
طلب جماعي (Blanket Order).
تاريخ الوصول المتوقع (Expected Arrival).
عنوان التسليم المباشر (Dropship Address).
بنود الطلب (Order Lines).
الشروط والأحكام (Terms and Conditions).
المشتري (Buyer).
مستند المصدر (Source Document).
ملاحظة: حقل المورّد يمكن البحث فيه بالاسم أو الرقم الضريبي TIN أو البريد الإلكتروني أو المرجع الداخلي.
بعد إدخال البيانات، إذا كان السجل ما يزال في مسودة، يختار المستخدم تأكيد الطلب (Confirm Order) لنقل السجل إلى أمر شراء.
إذا كانت عملية الاعتماد مطلوبة، يختار المستخدم اعتماد الطلب (Approve Order) لنقل السجل إلى بانتظار الموافقة أو استكمال الاعتماد وفق إعدادات العمل المعتمدة.
عند الحاجة إلى مشاركة المستند مع المورّد، يختار المستخدم إرسال بالبريد الإلكتروني (Send by Email) أو إعادة الإرسال بالبريد الإلكتروني (Re-Send by Email).
إذا كان المطلوب إصدار نسخة رسمية، يختار المستخدم طباعة طلب عرض الأسعار (Print RFQ).
بعد اعتماد الطلب واستلام المنتجات، يختار المستخدم استلام المنتجات (Receive Products) لتسجيل الاستلام.
بعد توفر بيانات الفوترة، يختار المستخدم إنشاء فاتورة (Create Bill) لإنشاء فاتورة مرتبطة بالمستند.
إذا دعت الحاجة إلى الرجوع إلى المسودة، يختار المستخدم تعيين كمسودة (Set to Draft).
إذا أصبح السجل غير قابل للتعديل، يختار المستخدم إقفال (Lock)، ثم إلغاء القفل (Unlock) عند الحاجة إلى التعديل.
إذا لم يعد المستند صالحاً، يختار المستخدم إلغاء (Cancel)، فتتحول الحالة إلى ملغاة.
1.5 مرجع الحقول
الحقل
ما الذي يتحكم فيه
مرجع الطلب (Order Reference)
مرجع السجل في الشراء.
المورّد (Vendor)
يحدد المورّد المرتبط بالسجل، ويمكن العثور عليه بالاسم أو الرقم الضريبي TIN أو البريد الإلكتروني أو المرجع الداخلي.
العملة (Currency)
تحدد العملة المستخدمة في السجل.
موعد التسليم النهائي (Order Deadline)
يحدد التاريخ الذي يجب خلاله تأكيد العرض وتحويله إلى أمر شراء.
إلى جهة التسليم (Deliver To)
يحدد نوع عملية الشحنة الواردة.
الشركة (Company)
يحدد الشركة التابعة لها عملية الشراء.
حالة (Status)
تعرض حالة السجل ضمن القيم: طلب عرض أسعار، تم الإرسال، بانتظار الاعتماد، أمر شراء، مقفلة، ملغاة.
الأولوية (Priority)
يحدد أولوية السجل ضمن القيم: عادي، عاجل.
مرجع المورّد (Vendor Reference)
مرجع أمر البيع أو العرض المرسل من المورّد، ويُستخدم للمطابقة عند استلام المنتجات لأن هذا المرجع يكون مكتوباً عادة على المستند.
طلب جماعي (Blanket Order)
يشير إلى أن السجل يستخدم كطلب جماعي.
تاريخ الوصول المتوقع (Expected Arrival)
تاريخ التسليم الذي وعد به المورّد، ويُستخدم لتحديد الوصول المتوقع للمنتجات.
عنوان التسليم المباشر (Dropship Address)
يحدد عنوان التسليم المباشر من المورّد إلى العميل عند الحاجة، ويُترك فارغاً للتسليم إلى الشركة.
Was this page helpful?