6.1 الإعدادات — مسار التعلم

مسارات التعلم › الإعدادات

تستهدف هذه المسار فرق الإدارة والمشرفين الذين يضبطون صلاحيات الوصول، بنية الشركات، وإعدادات التواصل داخل تطبيق الإعدادات. بعد إكماله ستتمكن من تنظيم المستخدمين والأدوار ومجموعات العملاء والشركات، إعداد دفاتر الحسابات ومصفوفة الصلاحيات، إدارة الإجراءات المحمية، وضبط قوالب ورسائل واتساب وألوان الحالات بما يدعم سير العمل اليومي في المؤسسة.

أهداف التعلم

• في نهاية هذا المسار ستتمكن من تنظيم هيكل المستخدمين والشركات والأدوار داخل الإعدادات.
• في نهاية هذا المسار ستتمكن من إنشاء وإدارة مجموعات العملاء ومجموعات الشركات بما يناسب نموذج الصلاحيات في المؤسسة.
• في نهاية هذا المسار ستتمكن من إعداد Books وPermission Matrix للتحكم في الوصول بحسب الدفاتر.
• في نهاية هذا المسار ستتمكن من إدارة الإجراءات المحمية وربطها بالضوابط التشغيلية المناسبة.
• في نهاية هذا المسار ستتمكن من العمل مع Messages وTemplates وStatus Colors لدعم التواصل وتوحيد عرض الحالات.
• في نهاية هذا المسار ستتمكن من استخدام Banner Management لتنسيق مظهر التقارير والإخراج البصري.

المتطلبات الأساسية

• امتلاك صلاحية الوصول إلى تطبيق الإعدادات.
• معرفة أساسية بهيكل المستخدمين والشركات والمجموعات داخل النظام.
• فهم عام لمفاهيم الصلاحيات والأدوار وتوزيع المسؤوليات.
• الأفضلية لوجود دور إداري أو مشرف يمكنه تعديل إعدادات النظام.
• القدرة على التنقل بين القوائم التالية من داخل الإعدادات: المستخدمون والشركات، Account Books، WhatsApp، Report Layout، وStatus Colors.

الوحدة 1: فهم البنية الإدارية من المركز

الهدف: التعرف على المكان الذي تُدار منه كل إعدادات المؤسسة وكيف تبدأ عملية الضبط من الشاشة الرئيسية.

الدرس 1.1: الوصول إلى شاشة الإعدادات العامة

إذا كان هدفك البدء بضبط المؤسسة، فابدأ من شاشة الإعدادات العامة لمعرفة نقطة الدخول لكل ما يتعلق بالمستخدمين، الشركات، وميزات التواصل. افتح الإعدادات لتصل إلى شاشة الإعدادات، ثم استخدمها كنقطة انطلاق إلى بقية الأقسام بحسب الحاجة.
تدريب: افتح شاشة الإعدادات وحدد الأقسام التي ستستخدمها لاحقاً في هذا المسار.

الدرس 1.2: فهم المسار داخل الإعدادات

عندما تحتاج إلى تعديل بنية المؤسسة أو الصلاحيات أو الإعدادات المرتبطة بالرسائل، ستبدأ من شاشة الإعدادات ثم تنتقل إلى القسم المناسب داخل التطبيق. من الإعدادات ستجد المسارات العملية التي يقودك كل منها إلى شاشة مستقلة مثل المستخدمون أو الشركات أو الرسائل.
تدريب: تنقل من شاشة الإعدادات إلى قسم واحد على الأقل ثم عد لتمييز نقطة البداية المركزية.

الوحدة 2: إعداد الهيكل التنظيمي والصلاحيات الأساسية

الهدف: بناء الأساس الإداري للمؤسسة عبر الشركات والمستخدمين والأدوار ومجموعات الصلاحيات.

الدرس 2.1: ضبط الشركات والمستخدمين قبل توزيع الصلاحيات

إذا أردت أن يكون توزيع الصلاحيات صحيحاً، ابدأ بتهيئة الكيانات الأساسية: الشركة والمستخدم. افتح الشركات لمراجعة إعدادات الشركة، ثم انتقل إلى المستخدمون لإدارة المستخدمين الذين سيُطبّق عليهم هذا الهيكل. بهذه الطريقة تضمن أن الصلاحيات تُمنح على أساس بنية تنظيمية واضحة.
تدريب: راجع الشركة الحالية ثم افتح المستخدمين وحدد مستخدماً واحداً يحتاج إلى ضبط صلاحياته.

الدرس 2.2: إنشاء الأدوار ومجموعات العملاء ومجموعات الشركات

عندما يكون لديك أكثر من نوع مستخدم أو أكثر من نطاق تعامل، يصبح تنظيم الأدوار والمجموعات ضرورياً. افتح الأدوار لتعريف الدور الوظيفي المناسب، ثم استخدم مجموعات العملاء لتجميع العملاء وفق منطق موحد، ومجموعات الشركات لتجميع الشركات بحسب الحاجة التشغيلية. هذا يسهّل إدارة الوصول لاحقاً بدل التعامل مع كل سجل على حدة.
تدريب: أنشئ تصوراً لمستخدم واحد ودور واحد ومجموعة واحدة تربط بينهما.

الدرس 2.3: ربط المستخدم بالدور وبالمجموعة المناسبة

في سيناريو التشغيل اليومي، لا يكفي أن تعرف أسماء الأدوار أو المجموعات؛ الأهم هو ربطها بالشخص المناسب. ابدأ من المستخدمون، ثم استخدم الأدوار ومجموعات العملاء ومجموعات الشركات لتكوين بنية وصول منسجمة مع مسؤوليات المستخدم.
تدريب: اختر مستخدماً واحداً وحدد الدور والمجموعة الأنسب له عملياً.

الوحدة 3: ضبط الوصول التفصيلي داخل دفاتر الحسابات

الهدف: الانتقال من الصلاحيات العامة إلى التحكم الدقيق في الوصول عبر الدفاتر ومصفوفة الأذونات والإجراءات المحمية.

الدرس 3.1: تعريف Books كأساس لتقسيم الصلاحيات

إذا كانت المؤسسة تحتاج إلى تمييز الوصول حسب الدفتر، فابدأ من Books. هذه الشاشة تمثل نقطة تنظيم دفاتر الحسابات التي سيُبنى عليها التحكم اللاحق في الصلاحيات، لذا استخدمها لتجهيز البنية التي تعتمد عليها بقية قواعد الوصول.
تدريب: افتح شاشة Books وحدد دفترًا واحدًا يمثل نطاق عملك الحالي.

الدرس 3.2: استخدام Permission Matrix للتحكم الدقيق

عندما يصبح لديك أكثر من دفتر وتحتاج إلى تحديد من يستطيع الوصول إلى ماذا، انتقل إلى Permission Matrix. هنا تضبط العلاقة بين الدفاتر وقواعد الوصول حتى يصبح التحكم أدق من مجرد دور عام.
تدريب: راجع مصفوفة الصلاحيات وحدد أين يجب أن يكون الوصول مقيداً أو متاحاً.

الدرس 3.3: حماية الإجراءات الحساسة

قد تكون بعض العمليات داخل المؤسسة حساسة حتى لو كان المستخدم يملك صلاحية عامة. في هذه الحالة استخدم الإجراءات المحمية لتحديد ما الذي يحتاج إلى حماية إضافية. هذا مفيد عندما تريد منع تنفيذ إجراء معين إلا ضمن شروط واضحة.
تدريب: حدّد إجراءً واحداً ترى أنه يجب أن يكون محمياً وضعه ضمن أولويات الضبط.

الوحدة 4: تنظيم التواصل والإخراج المرئي

الهدف: تجهيز القنوات والقوالب والعرض البصري بحيث تكون الرسائل والتقارير أكثر اتساقاً ووضوحاً.

الدرس 4.1: إدارة الرسائل في واتساب

إذا كان هدفك متابعة التواصل أو مراجعة ما تم إرساله، افتح Messages. من هذه الشاشة تتابع رسائل واتساب المرتبطة بالتشغيل اليومي، ما يساعدك على فهم ما حدث قبل تعديل القوالب أو الإعدادات المرتبطة بها.
تدريب: افتح الرسائل وحدد رسالة واحدة تريد مراجعتها أو تتبعها.

الدرس 4.2: إعداد Templates لإرسال متسق

عندما تريد أن تكون الرسائل موحدة في الصياغة والاستخدام، انتقل إلى Templates. استخدم القوالب لتجهيز نصوص جاهزة تقلل الأخطاء وتسرّع الإرسال في الحالات المتكررة.
تدريب: راجع أحد القوالب وحدد أين يفيدك في تواصل متكرر.

الدرس 4.3: توحيد عرض الحالة باستخدام Status Colors

في العمل اليومي، يساعد اللون على فهم الحالة بسرعة دون قراءة التفاصيل كلها. افتح Status Colors لضبط ألوان الحالات بحيث يكون عرض السجلات أوضح وأكثر اتساقاً عبر النظام.
تدريب: حدد حالة واحدة تحتاج إلى لون مميز لتسهيل التمييز البصري.

الدرس 4.4: تنسيق التقارير عبر Banner Management

عندما تحتاج إلى تحسين مظهر المخرجات المطبوعة أو التقارير، استخدم Banner Management. هذه الشاشة تساعدك على ضبط عناصر الواجهة المرتبطة بالتقرير بحيث تصبح العلامة البصرية للمؤسسة أكثر وضوحاً.
تدريب: افتح Banner Management وحدد مظهراً واحداً تريد أن يظهر في التقارير.

الاختبار الختامي

1. لديك مستخدم جديد يجب أن يعمل ضمن نطاق صلاحيات محدد مرتبط بدور واضح. ما الترتيب الأكثر منطقية لضبط ذلك؟
2. تريد تقييد الوصول إلى بيانات مرتبطة بدفتر معين وليس فقط بدور عام. أي شاشة تستخدمها بعد تجهيز الدفتر؟
3. حدث تواصل عبر واتساب وتحتاج إلى مراجعة ما تم إرساله قبل تعديل النصوص المستقبلية. أين تذهب؟
4. تريد أن تظهر الحالات بألوان متسقة ليسهل على الفريق فهمها بسرعة. ما الشاشة المناسبة؟
5. تحتاج إلى تحسين شكل التقارير وإضافة عنصر بصري موحد للمؤسسة. أي أداة داخل الإعدادات تستخدم؟

الإجابات

1. الشركات → المستخدمون → الأدوار/المجموعات — لأن ضبط الصلاحيات يبدأ بالكيان والمستخدم ثم يُربط بالدور المناسب.
2. Permission Matrix — لأنها تضبط قواعد الوصول الدقيقة المبنية على الدفاتر.
3. Messages — لأنها مخصصة لمراجعة رسائل واتساب وتتبعها.
4. Status Colors — لأنها تضبط ألوان الحالات لتسهيل القراءة السريعة.
5. Banner Management — لأنها مخصصة لتنسيق مظهر التقارير واللافتات البصرية.