دليل التهيئة › المصروفات › إعداد التقارير
دورة الحالة: بانتظار الإبلاغ ← بانتظار التقديم ← مُقدَّمة ← معتمدة ← منجزة ← مرفوضة
الغرض
يُستخدم إعداد تحليل النفقات لتحديد كيفية عرض نفقات المصروفات وتحليلها في المخطط ضمن تقرير النفقات. ويوفر هذا الإعداد أساساً لتهيئة بيانات النفقات التي تظهر بحسب الوصف، والكمية، والعملة، والموظف، والحالة، والتصنيف، وإجمالي المبالغ، والضرائب المضمنة، وطريقة السداد، وبيانات الإيصال المستخرجة من المستند.
يساعد هذا الإعداد الإدارة على ضبط عناصر التحليل التي تُستخدم في المتابعة المالية ومراجعة النفقات قبل أو بعد معالجتها. كما يدعم تهيئة مخرجات التقرير بحيث تعكس القيم التشغيلية المطلوبة للتحليل، بما في ذلك بيانات OCR الخاصة بالإيصالات مثل اسم التاجر، والرقم الضريبي، ورقم الإيصال، ونوع الإيصال، ولغة الإيصال.
ملاحظة: أي ضبط غير متسق لحقول الحالة أو بيانات الإيصالات قد يؤدي إلى ظهور نتائج تحليلية غير دقيقة في التقارير البيانية المعتمدة على المصروفات.
إعدادات التهيئة
| الإعداد | القيم | الأثر |
|---|---|---|
| الوصف (Description) | حقل مطلوب | يحدد الوصف المرجعي للنفقات التي ستظهر في التحليل، ويُستخدم لتمييز السجل التحليلي ضمن تقرير النفقات. |
| الكمية (Quantity) | حقل مطلوب | يحدد كمية المصروف المرتبطة بالسجل، وتؤثر هذه القيمة في قراءة التحليل الكمي للنفقات. |
| العملة (Currency) | حقل مطلوب | يحدد العملة التي تُعرض بها قيمة المصروفات، ويؤثر في توحيد العرض المالي داخل المخطط. |
| الموظف (Employee) | حقل مطلوب | يربط النفقات بالموظف المعني، ويُستخدم لتجميع التحليل بحسب مالك المصروف أو مقدّمه. |
| الحالة (Status) | بانتظار الإبلاغ / بانتظار التقديم / مُقدَّمة / معتمدة / منجزة / مرفوضة | يحدد مرحلة دورة حياة المصروف في التحليل. تنقل بانتظار التقديم إلى مُقدَّمة، ثم إلى معتمدة، ثم إلى منجزة عند اكتمال المعالجة؛ أما مرفوضة فتمثل مساراً غير معتمد. |
| التصنيف (Category) | قيمة تصنيفية مرتبطة بإعدادات المصروفات | يحدد الفئة التحليلية للمصروف، ويؤثر في تجميع النفقات حسب نوعها في التقرير. |
| الإجمالي بعملة السجل (Total In Currency) | قيمة رقمية | يحدد إجمالي المصروف بالعملة الأصلية للسجل، ويُستخدم لقراءة القيمة كما تم إدخالها أو استيرادها. |
| الإجمالي (Total) | قيمة رقمية | يحدد القيمة الإجمالية النهائية للمصروف في التحليل، ويُستخدم كأساس للقراءة المالية المجملة. |
| الضرائب المضمنة (Included taxes) | جميع الضرائب المدرجة ضمن السعر والضرائب غير المدرجة ضمن السعر ستُعامل كأنها ضرائب مدرجة ضمن السعر بالنسبة للمصروفات. | يحدد طريقة احتساب الضرائب في المصروفات، ويؤثر في تفسير السعر الإجمالي على أساس أن الضرائب تعامل كضرائب مضمنة. |
| مدفوع بواسطة (Paid By) | الموظف (للاسترداد) / الشركة | يحدد الجهة التي تحملت السداد، ويؤثر في توجيه الاسترداد أو الإسناد المحاسبي للمصروف. |
| اسم التاجر (Merchant Name) | نص حر مستخرج من الإيصال | يحدد اسم التاجر أو البائع كما ورد في الإيصال، ويُستخدم كمرجع نصي في التحليل والمطابقة. |
| اسم التاجر (عربي) (Merchant Name (Arabic)) | نص حر مستخرج من الإيصال | يحدد اسم التاجر بالعربية كما ورد في الإيصال، ويُستخدم لدعم التحليل باللغة العربية والمطابقة المحلية. |
| الرقم الضريبي للتاجر (Merchant Tax ID) | رقم ضريبي مصري مثل EG123456789 | يحدد الرقم الضريبي للتاجر كما استخرج من الإيصال، ويُستخدم في التحقق من بيانات الفاتورة أو الإيصال. |
| رقم الإيصال (Receipt Number) | نص أو رقم مستخرج من الإيصال | يحدد رقم الإيصال أو الفاتورة الصادر من التاجر، ويُستخدم للربط بين المستند الممسوح والسجل التحليلي. |
| نوع الإيصال (Receipt Type) | إيصال نقطة بيع / فاتورة ضريبية / فاتورة / مكتوب بخط اليد / إيصال رقمي / أخرى | يحدد نوع المستند الذي تم التعرف عليه بواسطة OCR، ويؤثر في تصنيف الإيصال ضمن التحليل المستندي. |
| لغة الإيصال (Receipt Language) | العربية / الإنجليزية / العربية + الإنجليزية / أخرى | يحدد اللغة الأساسية أو اللغات الأساسية في الإيصال، ويُستخدم لدعم التمييز في معالجة OCR والتحليل النصي. |
تحذير: إن عدم مواءمة الحالة (Status) مع مسار الاعتماد الفعلي قد يؤدي إلى احتساب نفقات غير مكتملة على أنها منجزة أو معتمدة، مما ينعكس على دقة التقارير البيانية.
الاعتماديات
يعتمد هذا الإعداد على تهيئة أساسية لبيانات الموظف وتصنيف المصروفات وبيانات العملات المستخدمة في المنشأة. كما يعتمد على إعدادات OCR الخاصة بالإيصالات، لأن حقول اسم التاجر (Merchant Name) واسم التاجر (عربي) (Merchant Name (Arabic)) والرقم الضريبي للتاجر (Merchant Tax ID) ورقم الإيصال (Receipt Number) ونوع الإيصال (Receipt Type) ولغة الإيصال (Receipt Language) تُستمد من نتيجة التعرف على المستند.
ويؤثر هذا الإعداد في تقارير المصروفات التحليلية المعروضة في المخطط، لذلك يجب أن تتسق قيم الحالة (Status) ومدفوع بواسطة (Paid By) مع سياسات المحاسبة والمصروفات المعتمدة في المنشأة. كما ترتبط الضرائب المضمنة (Included taxes) بسياسات الضرائب المعمول بها على المصروفات.
الأثر على العمليات
عند ضبط هذا الإعداد بشكل صحيح، تصبح نفقات المصروفات قابلة للعرض والتحليل وفق الحالة، والتصنيف، والموظف، والعملة، ومصدر السداد، وبيانات الإيصال. كما ينعكس ذلك على جودة التقارير البيانية التي تعرض إجمالي النفقات وتوزيعها المستندي والضريبي.
أما إذا تم تعريف أنواع الإيصالات أو لغاتها أو حالات السجل بصورة غير متسقة، فقد تظهر نتائج OCR والتحليل البياني بصورة ناقصة أو مضللة. ويؤثر ذلك مباشرة في دقة المراجعة المالية، خصوصاً عند الاعتماد على بيانات الإيصال والضرائب المضمنة لتفسير القيمة النهائية للمصروف.
روابط ذات صلة
- المصروفات — نظرة عامة
- المصروفات
- المصروفات — مرجع الحقول
- إعداد تقييمات السياسة
- إعداد مخالفات السياسة
- المصروفات — مسار التعلم
- تقاريري
- تقارير النفقات
- متغيرات الصنف
- إعداد العملات
- إعداد الضرائب
- الموظفين
- إعداد شجرة الحسابات
- عروض أسعاري
- إعداد فئات النفقة
تُستخدم في: المصروفات · تقاريري · تقارير النفقات
Was this page helpful?