مساعدة التطبيقات › محاسبة
خلفية العمل
تُستخدم شاشة محاسبة لإعداد دفاتر اليومية المرتبطة بالعمليات المالية اليومية في الشركة، مثل فواتير العملاء، وفواتير الموردين، والدفعات، ومعاملات البنك، ومعاملات النقد. وتُعد هذه الإعدادات ضرورية لضمان ترحيل قيود اليومية إلى شجرة الحسابات بالشكل الصحيح، مع دعم المتابعة المحاسبية، والتسوية البنكية، وإدارة الضرائب، وإصدار أرقام تسلسلية مناسبة للمستندات.
يتولى المحاسب أو مدير المالية عادةً مراجعة إعدادات دفتر اليومية قبل استخدامه عملياً في الترحيل. كما تُستخدم هذه الشاشة عند الحاجة إلى تهيئة دفتر جديد أو تعديل خصائص دفتر قائم بحيث يعكس طبيعة المعاملات التي يعالجها، مثل المبيعات أو المشتريات أو النقد أو البنك.
تخدم هذه الوظيفة أيضاً المتطلبات التشغيلية المرتبطة بإدارة الفترات الزمنية المحاسبية، وربط الحسابات البنكية، وتحديد الحسابات الافتراضية والاحتياطية، بحيث يمكن للنظام تسجيل المعاملات ومتابعتها بشكل متسق ضمن دفاتر الحسابات.
المزايا الرئيسية
| الميزة | وظيفتها |
|---|---|
| إنشاء أو مراجعة دفتر محاسبي | يتيح إعداد دفتر يومية جديد أو فتح دفتر موجود لمراجعة بياناته المحاسبية. |
| تحديد نوع الدفتر | يربط الدفتر بطبيعة المعاملات المناسبة له: المبيعات أو المشتريات أو النقد أو البنك أو أخرى. |
| إعداد البادئة المختصرة | يحدد الاسم المختصر المستخدم للعرض، كما يُستخدم كبادئة افتراضية لتسمية قيود اليومية الخاصة بهذا الدفتر. |
| ضبط طريقة التواصل المرجعي | يحدد المرجع الافتراضي الذي يظهر على فواتير العملاء بعد التحقق منها. |
| اختيار نموذج المرجع | يسمح بتحديد نموذج المرجع المعتمد، مثل Sherkety أو European. |
| ربط الحسابات الافتراضية | يحدد الحساب الافتراضي، وحساب التعليق، وحساب الربح، وحساب الخسارة المرتبطة بالدفتر. |
| تخصيص تسلسل مستقل | يفصل تسلسل إشعارات دائنة، وإشعارات مدينة، والدفعات عن التسلسل المشترك عند الحاجة. |
| تحديد العملة والحساب البنكي | يربط الدفتر بالعملة المستخدمة لإدخال كشف الحساب، وبـ الحساب البنكي والبنك المناسبين. |
| تهيئة تغذية البنك | يحدد طريقة تسجيل كشوف الحساب البنكية ضمن هذا الدفتر. |
| الانتقال إلى الإعدادات المرتبطة | يوفّر إجراءات مباشرة للوصول إلى شجرة الحسابات، والضرائب، والفترات الزمنية المحاسبية، والحساب البنكي. |
المتطلبات المسبقة
- يجب أن تكون لدى المستخدم صلاحية الوصول إلى شاشة محاسبة وإلى إجراءات التهيئة المرتبطة بها.
- يجب أن تكون شجرة الحسابات متاحة ومهيأة، لأن بعض الحقول تستند إلى حسابات محاسبية قائمة.
- يجب أن تكون بيانات البنك والحساب البنكي متاحة إذا كان الدفتر سيُستخدم للبنك أو للتسويات البنكية.
- يجب أن تكون الضرائب والفترات الزمنية المحاسبية مهيأة إذا كان الدفتر سيُستخدم ضمن عمليات محاسبية فعلية.
- يجب تحديد طبيعة الاستخدام المتوقعة للدفتر مسبقاً، مثل المبيعات أو المشتريات أو النقد أو البنك، لأن النوع يؤثر في سلوك الدفتر.
الإجراء
-
ينتقل المستخدم إلى قائمة محاسبة.
-
يعرض النظام دفاتر المحاسبة في عرض كانبان، حيث يمكن مراجعة الدفاتر الحالية أو بدء إعداد دفتر جديد.
-
لإنشاء دفتر محاسبي جديد، يختار المستخدم إجراء تهيئة.
-
في شاشة الدفتر، يُدخل المستخدم الحقل اسم اليومية (Journal Name) ليعطي الدفتر اسماً واضحاً ومميزاً.
-
يحدد المستخدم الحقل النوع (Type) وفق طبيعة الدفتر:
- المبيعات لدفاتر فواتير العملاء.
- المشتريات لدفاتر فواتير الموردين.
- النقد أو البنك للدفاتر المستخدمة في معاملات النقد أو البنك.
- أخرى للدفاتر العامة.
-
يُدخل المستخدم الحقل الرمز المختصر (Short Code)، وهو الاسم المختصر الذي سيُستخدم في العرض، كما سيُستخدم كبادئة افتراضية لأسماء قيود اليومية الخاصة بهذا الدفتر.
-
يحدد المستخدم الحقل نوع التواصل (Communication Type) لتعيين المرجع الافتراضي الذي سيظهر على فواتير العملاء بعد التحقق منها، بما يساعد العميل على الإشارة إلى الفاتورة الصحيحة عند السداد.
-
يحدد المستخدم الحقل المرجع القياسي (Communication Standard) لاختيار نموذج المرجع المستخدم لهذا الدفتر، وفق النموذج المناسب.
-
يحدد المستخدم الحسابات المرتبطة بالدفتر حسب الحاجة:
- الحساب الافتراضي (Default Account)
- حساب التعليق (Suspense Account) للمعاملات البنكية التي تُرحّل مؤقتاً إلى حساب التعليق إلى حين إجراء التسوية النهائية.
- حساب الربح (Profit Account) لتسجيل الربح عند اختلاف الرصيد الختامي للصندوق عن القيمة التي يحسبها النظام.
- حساب الخسارة (Loss Account) لتسجيل الخسارة عند اختلاف الرصيد الختامي للصندوق عن القيمة التي يحسبها النظام.
ملاحظة: يكون حساب التعليق مهماً خصوصاً عند معالجة كشوف الحساب البنكية قبل التسوية النهائية.
-
عند الحاجة، يفعّل المستخدم خيارات التسلسل المنفصل:
- تسلسل منفصل لإشعارات دائنة (Dedicated Credit Note Sequence) إذا لم يكن المطلوب مشاركة التسلسل نفسه بين الفواتير وإشعارات دائنة الصادرة من هذا الدفتر.
- تسلسل منفصل لإشعارات مدينة (Dedicated Debit Note Sequence) إذا لم يكن المطلوب مشاركة التسلسل نفسه بين الفواتير وإشعارات مدينة الصادرة من هذا الدفتر.
- تسلسل منفصل للدفعات (Dedicated Payment Sequence) إذا لم يكن المطلوب مشاركة التسلسل نفسه بين الدفعات ومعاملات البنك المرحلة على هذا الدفتر.
-
يحدد المستخدم العملة (Currency) المستخدمة لإدخال كشف الحساب.
-
يربط المستخدم الحساب البنكي (Bank Account) والبنك (Bank) عند استخدام الدفتر للمعاملات البنكية.
-
يحدد المستخدم تغذية البنك (Bank Feeds) لتعيين الطريقة التي سيتم بها تسجيل كشوف الحساب البنكية لهذا الدفتر.
-
بعد استكمال الحقول المطلوبة، يختار المستخدم إغلاق أو يحفظ الإعداد وفق الإجراء المتاح في الشاشة، ثم يعود إلى عرض الدفاتر للتأكد من ظهور الدفتر ضمن القائمة.
-
إذا كانت هناك حاجة إلى استكمال العناصر المحاسبية أو التنظيمية المرتبطة، يستخدم المستخدم الإجراءات المباشرة من الشاشة:
- شجرة الحسابات لعرض الحسابات المحاسبية المرتبطة.
- الضرائب لمراجعة إعدادات الضرائب المرتبطة.
- الفترات الزمنية المحاسبية لمراجعة الفترات المحاسبية.
- الحساب البنكي وإضافة حساب بنكي لإدارة الحسابات البنكية المرتبطة بالدفتر.
- مراجعة للتحقق من الإعدادات.
- إزالة أو أبعده الآن! فقط عند الحاجة إلى حذف أو إبعاد الإعداد الحالي وفق الصلاحيات المتاحة.
مرجع الحقول
| الحقل | ما الذي يتحكم فيه |
|---|---|
| اسم اليومية (Journal Name) | اسم دفتر اليومية المستخدم لتعريفه في النظام. |
| النوع (Type) | يحدد طبيعة الدفتر: المبيعات أو المشتريات أو النقد أو البنك أو أخرى. |
| الرمز المختصر (Short Code) | اسم مختصر للعرض، ويُستخدم كبادئة افتراضية لتسمية قيود اليومية الصادرة من هذا الدفتر. |
| نوع التواصل (Communication Type) | يحدد المرجع الافتراضي الذي يظهر على فواتير العملاء بعد التحقق منها لمساعدة العميل على الرجوع إلى الفاتورة الصحيحة. |
| المرجع القياسي (Communication Standard) | يحدد نموذج المرجع المستخدم، والقيمة الافتراضية هي Sherkety. |
| الحساب الافتراضي (Default Account) | يحدد الحساب المحاسبي الافتراضي المرتبط بالدفتر. |
| حساب التعليق (Suspense Account) | يحدد الحساب الذي تُرحّل إليه معاملات كشوف الحساب البنكية مؤقتاً إلى حين التسوية النهائية. |
| حساب الربح (Profit Account) | يحدد الحساب المستخدم لتسجيل الربح عندما يختلف الرصيد الختامي للصندوق عن حساب النظام. |
| حساب الخسارة (Loss Account) | يحدد الحساب المستخدم لتسجيل الخسارة عندما يختلف الرصيد الختامي للصندوق عن حساب النظام. |
| تسلسل منفصل لإشعارات دائنة (Dedicated Credit Note Sequence) | يفصل تسلسل إشعارات دائنة عن تسلسل الفواتير في هذا الدفتر. |
| تسلسل منفصل لإشعارات مدينة (Dedicated Debit Note Sequence) | يفصل تسلسل إشعارات مدينة عن تسلسل الفواتير في هذا الدفتر. |
| تسلسل منفصل للدفعات (Dedicated Payment Sequence) | يفصل تسلسل الدفعات ومعاملات البنك عن التسلسل المشترك في هذا الدفتر. |
| العملة (Currency) | يحدد العملة المستخدمة لإدخال كشف الحساب. |
| الحساب البنكي (Bank Account) | يربط الدفتر بحساب بنكي محدد. |
| البنك (Bank) | يحدد البنك المرتبط بالدفتر. |
| تغذية البنك (Bank Feeds) | يحدد كيفية تسجيل كشوف الحساب البنكية لهذا الدفتر. |
معلومات ذات صلة
- شجرة الحسابات
- الضرائب
- الفترات الزمنية المحاسبية
- الحساب البنكي
- كشوف الحساب البنكية
- قيود اليومية
- فواتير العملاء
- إشعارات دائنة
- الدفعات
Was this page helpful?