مساعدة التطبيقات › الشراء › الطلبات
دورة الحالة: طلب عرض أسعار ← تم إرسال الطلب ← بانتظار الاعتماد ← أمر شراء ← مقفلة ← ملغاة
خلفية العمل
تُستخدم أوامر الشراء لإدارة طلبات التوريد من مرحلة المسودة أو طلب عرض الأسعار حتى الاعتماد أو التحويل إلى أمر شراء، مع متابعة حالة المستند وإجراءات المتابعة المرتبطة به. وتخدم هذه الوظيفة فريق المشتريات والمالية عند الحاجة إلى تنظيم عمليات الشراء، وتوثيق العلاقة مع المورّد، وربط الطلب بحركة الاستلام والفوترة.
تدعم هذه الشاشة تتبّع أمر الشراء عبر حالة المستند، وتحديد المورّد، والعملة، والموعد المتوقع، وجهة التسليم، وبيانات الربط المرجعي. كما تتيح تنفيذ إجراءات تشغيلية مباشرة مثل إرسال الطلب بالبريد الإلكتروني، اعتماد الطلب، استلام المنتجات، إنشاء فاتورة، وإقفال السجل أو فتحه وفق حالة المعالجة.
المزايا الرئيسية
| الميزة | وظيفتها |
|---|---|
| تحديد حالة أمر الشراء | تعرض حالة السجل ضمن دورة الحياة المتاحة: طلب عرض أسعار، تم إرسال الطلب، بانتظار الموافقة، أمر شراء، مقفلة، ملغاة. |
| إرسال المستند بالبريد الإلكتروني | تتيح إرسال طلب عرض الأسعار أو أمر الشراء إلى المورّد عبر البريد الإلكتروني. |
| اعتماد أمر الشراء | تتيح نقل السجل إلى حالة أمر شراء بعد تنفيذ خطوة الاعتماد. |
| الموافقة على الطلب | تتيح اعتماد السجل عند وجود مسار موافقات قبل التحويل إلى أمر شراء. |
| استلام المنتجات | تتيح تسجيل استلام المنتجات المرتبطة بأمر الشراء. |
| إنشاء فاتورة | تتيح إنشاء فاتورة من أمر الشراء عند استحقاق الفوترة. |
| طباعة طلب عرض الأسعار | تتيح إخراج نسخة مطبوعة من المستند في مرحلة طلب عرض الأسعار. |
| إعادة الإرسال بالبريد الإلكتروني | تتيح إعادة إرسال المستند إذا لزم التأكيد أو المتابعة مع المورّد. |
| إرجاع السجل إلى مسودة | تتيح إعادة الطلب إلى حالة المسودة قبل استكمال المعالجة. |
| الإلغاء | تتيح إلغاء السجل عندما لا يعود مطلوباً. |
| القفل وفتح القفل | تتيح قفل أمر الشراء أو فتحه للتحكم في التعديلات والمعالجة. |
| ربط الأمر بالمورّد والعملة والشركة | تتيح تعريف الطرف المورّد، والعملة، والشركة المسؤولة عن أمر الشراء. |
| تحديد تاريخ الالتزام بالتأكيد | يحدد الموعد الذي ينبغي ضمنه تأكيد العرض وتحويله إلى أمر شراء. |
| تحديد جهة التسليم | يحدد نوع عملية الاستلام الواردة وفق وجهة التسليم. |
المتطلبات السابقة
- يجب أن تكون بيانات المورّد متاحة في النظام.
- يجب أن تكون الشركة محددة للسجل.
- يجب أن تكون العملة ووجهة التسليم متاحتين عند إنشاء الأمر.
- يجب أن تتوفر صلاحيات المشتريات اللازمة لتنفيذ إجراءات الإرسال والاعتماد والاستلام والفوترة والقفل والإلغاء.
الإجراء
-
من مسار الشراء > الطلبات > أوامر الشراء، يفتح المستخدم قائمة أوامر الشراء.
-
يراجع المستخدم السجلات المعروضة حسب الحالة والمورّد والعملة والشركة وتاريخ استحقاق الطلب ووجهة التسليم، ثم يحدد أمر الشراء المطلوب.
-
إذا كان السجل في حالة طلب عرض أسعار، يختار المستخدم طباعة طلب عرض الأسعار لإخراج النسخة المطبوعة، أو إرسال بالبريد الإلكتروني لإرسال المستند إلى المورّد.
-
بعد مراجعة السجل، يختار المستخدم اعتماد الطلب أو موافقة على الطلب بحسب مسار المعالجة المعتمد في المؤسسة، فتنتقل الحالة إلى أمر شراء عند اكتمال الاعتماد.
-
عند الحاجة إلى المتابعة مع المورّد، يختار المستخدم إعادة الإرسال بالبريد الإلكتروني أو إرسال أمر الشراء بالبريد الإلكتروني لإرسال نسخة أمر الشراء المعتمدة.
-
عند وصول المنتجات، يختار المستخدم استلام المنتجات لتسجيل حركة الاستلام المرتبطة بأمر الشراء.
-
عند استحقاق الفوترة، يختار المستخدم إنشاء فاتورة لتوليد مستند الفوترة المرتبط بأمر الشراء.
-
إذا تطلبت المعالجة الرجوع إلى نقطة سابقة، يختار المستخدم إرجاع إلى مسودة لإعادة السجل إلى حالة مسودة، أو يختار قفل لمنع المزيد من التعديلات، أو فتح القفل لإعادة السماح بالمعالجة.
-
إذا لم يعد الأمر مطلوباً، يختار المستخدم إلغاء لإبعاد السجل عن المعالجة النشطة.
ملاحظة: لا ينتقل السجل إلى أمر شراء إلا بعد تنفيذ إجراء الاعتماد المناسب، ولا يُستخدم استلام المنتجات إلا بعد أن يكون السجل جاهزاً للمعالجة التشغيلية.
مرجع الحقول
| الحقل | ما الذي يتحكم فيه |
|---|---|
| مرجع الطلب (Order Reference) | مرجع السجل الخاص بأمر الشراء. |
| المورّد (Vendor) | يحدد المورّد المرتبط بالسجل، ويمكن العثور عليه بالاسم أو الرقم الضريبي أو البريد الإلكتروني أو المرجع الداخلي. |
| العملة (Currency) | يحدد العملة المستخدمة في أمر الشراء. |
| الموعد النهائي للطلب (Order Deadline) | يحدد التاريخ الذي يجب ضمنه تأكيد العرض وتحويله إلى أمر شراء. |
| التسليم إلى (Deliver To) | يحدد نوع عملية الاستلام الواردة. |
| الشركة (Company) | يحدد الشركة التي ينتمي إليها السجل. |
| الحالة (Status) | تعرض حالة السجل ضمن القيم المتاحة: طلب عرض أسعار، تم إرسال الطلب، بانتظار الموافقة، أمر شراء، مقفلة، ملغاة. |
| الأولوية (Priority) | تحدد مستوى أولوية المعالجة: عادية أو عاجلة. |
| مرجع المورّد (Vendor Reference) | مرجع أمر البيع أو العرض المرسل من المورّد، ويُستخدم للمطابقة عند استلام المنتجات. |
| أمر شامل (Blanket Order) | يحدد ما إذا كان الأمر جزءاً من أمر شامل. |
| الوصول المتوقع (Expected Arrival) | يحدد تاريخ التسليم الموعود من المورّد، ويُستخدم لتحديد الموعد المتوقع لوصول المنتجات. |
| عنوان الشحن المباشر (Dropship Address) | يحدد عنوان التسليم المباشر من المورّد إلى العميل، ويُترك فارغاً عند التسليم إلى الشركة نفسها. |
| بنود الطلب (Order Lines) | تعرض بنود أمر الشراء. |
| الشروط والأحكام (Terms and Conditions) | تعرض الشروط والأحكام المرتبطة بأمر الشراء. |
| المشتري (Buyer) | يحدد المسؤول الداخلي عن الشراء. |
| المستند المصدر (Source Document) | يحدد مرجع المستند الذي أنشأ طلب أمر الشراء، مثل أمر بيع. |
معلومات ذات صلة
- المورّدون
- أوامر البيع
- فواتير العملاء
- استلام المنتجات
- الشروط التجارية
- شروط السداد
- الضرائب
- بوابة البريد الإلكتروني
Was this page helpful?