إعداد المشاريعالمشاريع — المشروع › التهيئة › المشاريع
الغرض
تُستخدم هذه الإعدادات لتكوين سجلات المشاريع التي تتحكم في كيفية تنظيم العمل المرتبط بالمشاريع، وظهورها للمستخدمين، وربطها بالعميل، ومدير المشروع، والعلامات، وحالة التحديث، وإعدادات المراسلات المرتبطة بها. وبذلك تُنشأ بنية ضبط موحّدة تمكّن المؤسسة من إدارة المشاريع بطريقة منسقة عبر فرق العمل والجهات المعنية.
كما تحدد هذه التهيئة سلوك المشروع على مستوى العرض، والصلاحيات، والاتصالات الواردة عبر البريد الإلكتروني، وتوصيف المشروع من حيث نمط التنفيذ والفوترة وتقييم العملاء. وتؤثر هذه القيم مباشرة في كيفية استخدام المشروع داخل النظام في مراحل التشغيل اللاحقة.
إعدادات التهيئة
الإعداد
القيم
الأثر
حالة آخر تحديث (Last Update Status)
على المسار (On Track) / معرّض للخطر (At Risk) / خارج المسار (Off Track) / متوقف (On Hold) / تعيين الحالة (Set Status) / منجز (Done)
يحدد الحالة العامة الحالية للمشروع من منظور المتابعة، ويُستخدم لتصنيف وضع المشروع التشغيلي.
يحدد من يمكنه رؤية هذا المشروع ومهامه. وفق نص المساعدة، يتحكم في مدى إتاحة المشروع للمستخدمين، بما في ذلك المستخدمون الداخليّون المدعوون أو جميع المستخدمين الداخليّين أو المستخدمون الضيف مع المستخدمين الداخليّين.
أمان الاسم المستعار (Alias Contact Security)
الجميع (Everyone) / جهات اتصال موثّقة (Authenticated Partners) / المتابعون فقط (Followers only) / الموظفون الموثّقون (Authenticated Employees)
يحدد سياسة نشر الرسائل على المستند عبر بوابة البريد الإلكتروني، ومن يُسمح له بإرسال الرسائل إلى المشروع.
يحدد مستوى تعقيد المشروع والوظائف المتاحة له، من إدارة مهام بسيطة إلى وظائف تتضمن المعالم وتتبع الوقت والميزانيات.
نوع الفوترة (Billing Type)
غير قابل للفوترة (not billable) / مفوترة يدوياً (billed manually)
يحدد ما إذا كان المشروع غير قابل للفوترة أو تتم فوترة أعماله يدوياً.
حالة تقييمات العملاء (Customer Ratings Status)
عند الوصول إلى مرحلة معينة (when reaching a given stage) / على أساس دوري (on a periodic basis)
يحدد متى تُرسل طلبات التقييم إلى العملاء عند تفعيل آلية جمع الملاحظات.
تكرار التقييم (Rating Frequency)
يومياً (Daily) / أسبوعياً (Weekly) / مرتين في الشهر (Twice a Month) / مرة في الشهر (Once a Month) / ربع سنوي (Quarterly) / سنوياً (Yearly)
يحدد وتيرة إرسال طلبات التقييم عند اختيار الأساس الدوري.
الاسم المستعار (Alias)
قيمة نصية
يحدد عنوان البريد الإلكتروني الداخلي المرتبط بالمشروع، وتُزامَن الرسائل الواردة تلقائياً مع المهام.
النموذج المستعار (Aliased Model)
قيمة نموذج مرتبطة
يحدد النموذج الذي ينتمي إليه الاسم المستعار، ويُنشئ سجلاً جديداً عند ورود رسالة لا ترد على سجل موجود.
المرحلة (Stage)
قيمة مرحلة
يحدد المرحلة المعروضة للمشروع ضمن التسلسل التشغيلي.
إظهار المشروع على لوحة المعلومات (Show Project on Dashboard)
خيار تفعيل/تعطيل
يحدد ما إذا كان المشروع يظهر على لوحة المعلومات.
اسم عرض المهام (Use Tasks as)
قيمة نصية
يحدد الاسم المستخدم للإشارة إلى مهام المشروع، مثل: مهام، تذاكر، أو سباقات.
العميل (Customer)
قيمة عميل
يربط المشروع بعميل محدد.
الوسوم (Tags)
قيمة وسم أو عدة وسوم
يضيف تصنيفات تساعد على تنظيم المشروع وتمييزه.
مدير المشروع (Project Manager)
قيمة مستخدم
يحدد المسؤول عن إدارة المشروع.
ملاحظة: يجب مطابقة قيم الظهور، وأمان الاسم المستعار، ونمط المشروع، ونوع الفوترة مع سياسة المؤسسة، لأن هذه الحقول تغيّر سلوك الوصول والتشغيل والرسائل الواردة بشكل مباشر.
المتطلبات
يجب أن تكون تهيئة المشاريع متاحة ضمن المشروع > التهيئة > المشاريع.
يجب توفر بيانات مرجعية مناسبة قبل الحفظ، مثل العميل، ومدير المشروع، والوسوم، وأي قيمة مطلوبة للمرحلة أو النموذج المستعار.
يجب تحديد إعدادات الوصول المناسبة للمستخدمين المسموح لهم بتعديل سجل المشروع أو عرضه.
إذا كان جمع تقييمات العملاء مطلوباً، فيجب أن تكون قوالب البريد الإلكتروني للتقييم متاحة على المراحل قبل تفعيل الإرسال من المراحل.
تحذير: قد يؤدي ضبط الظهور أو أمان الاسم المستعار على قيمة أوسع من المطلوب إلى إتاحة المشروع أو الرسائل الواردة لجهات غير مقصودة.
أثرها على العمليات
تؤثر هذه التهيئة في كيفية إنشاء المشروع وفهرسته وعرضه للمستخدمين داخل النظام، وفي كيفية ربطه بعميل ومدير ومسار تشغيلي واضح. كما يحدد نوع الفوترة ما إذا كان المشروع سيبقى غير قابل للفوترة أو سيتطلب فوترة يدوية، وهو ما ينعكس على المعالجة المالية اللاحقة.
ويؤثر أمان الاسم المستعار والاسم المستعار في تدفق الرسائل الواردة وربطها بالسجلات الصحيحة، بينما يحدد إظهار المشروع على لوحة المعلومات مدى ظهوره التشغيلي للمتابعة السريعة. أما حالة تقييمات العملاء وتكرار التقييم فتنظمان توقيت طلبات التقييم وفقاً لسياسة المتابعة المعتمدة.
الإجراء
انتقل إلى المشروع > التهيئة > المشاريع.
لإنشاء سجل جديد، حدّد جديد (New)، أو افتح سجلاً قائماً لتعديله.
المشاريعالمشاريع — المشروع › التهيئة › المشاريع
أدخل الاسم وحدد العميل ومدير المشروع والوسوم بحسب متطلبات المؤسسة.
عيّن حالة آخر تحديث والمرحلة بما يعكس حالة المشروع التشغيلية المقصودة.
حدّد الظهور وأمان الاسم المستعار وفق سياسة الوصول والمراسلات المعتمدة.
اختر نمط المشروع ونوع الفوترة واسم عرض المهام بما يتوافق مع طبيعة المشروع.
يؤدي مخطط سريع إلى تكوين مبسط.
يؤدي مخطط أعمال إلى دعم وظائف مثل المعالم وتتبع الوقت والميزانيات.
يؤدي رشيق/سكرم إلى تهيئة المشروع لأسلوب إدارة أكثر تخصصاً.
إذا كان المشروع يعتمد على المراسلات الواردة، أدخل الاسم المستعار وحدد النموذج المستعار المرتبط به.
إذا كان مطلوباً تفعيل التقييمات، حدّد حالة تقييمات العملاء وتكرار التقييم، ثم استخدم تعيين قالب بريد إلكتروني للتقييم على المراحل (Set a Rating Email Template on Stages) لربط القالب المناسب بالمراحل.
إذا كان يجب أن يظهر المشروع على اللوحة، فعّل إظهار المشروع على لوحة المعلومات.
احفظ السجل بعد التحقق من القيم المدخلة، ثم استخدم مشاركة للقراءة فقط (Share Read-only) أو مشاركة قابلة للتحرير (Share Editable) فقط إذا كانت سياسة المشاركة تتطلب ذلك.
إذا لم يعد المشروع مطلوباً، استخدم حذف المشروع (Delete Project) فقط وفق صلاحيات الإدارة وسياسة الاحتفاظ بالسجلات.
ملاحظة: يجب عدم تفعيل الإعدادات المرتبطة بالتقييمات أو البريد الوارد إلا بعد التحقق من جاهزية القوالب والربط الصحيح بالمرحلة أو بالنموذج المستعار، لأن ذلك يؤثر مباشرة في السلوك التشغيلي للمشروع.
Was this page helpful?