مساعدة التطبيقات › محاسبة › المحاسبة
1. خلفية العمل
تُستخدم تنبيهات الميزانية لمراقبة الاستهلاك الفعلي مقابل المبلغ النظري المحدد للميزانية، والتنبيه عندما يصل الاستخدام إلى نسبة محددة مسبقاً. وتساعد هذه الوظيفة على اكتشاف التجاوزات المحتملة في وقت مبكر قبل أن تؤثر في الاعتمادات أو الالتزامات المالية.
تكون هذه الصفحة ذات صلة بمسؤول المحاسبة أو مدير المالية أو المستخدم المخوّل بمتابعة الالتزام بالميزانيات. وتُستخدم عادةً عند الحاجة إلى إرسال إشعار عند بلوغ حدّ معيّن من الاستهلاك، سواء على شكل تحذير أو تنبيه حرج، مع إمكان إشعار مالك الميزانية أو مستخدمين إضافيين.
تدعم هذه الوظيفة ضبط التنبيه لكل ميزانية على حدة من خلال شاشة قائمة تنبيهات الميزانية، بحيث يمكن تفعيل التنبيه أو تعطيله والتحكم في نوع الإشعار الذي يُرسل عند تحقق النسبة المحددة.
2. الميزات الرئيسية
| الميزة | وظيفتها |
|---|---|
| إنشاء تنبيه جديد | يفتح سجلّ تنبيه ميزانية جديداً من خلال زر جديد. |
| حذف تنبيه | يزيل سجلّ التنبيه المحدد من القائمة من خلال زر إزالة. |
| ربط التنبيه بميزانية | يحدد الميزانية التي ينطبق عليها التنبيه. |
| ضبط عتبة النسبة المئوية | يحدد النسبة من المبلغ النظري التي تؤدي إلى تشغيل التنبيه. |
| تحديد نوع التنبيه | يميز بين تنبيه تحذير وتنبيه حرج. |
| تفعيل التنبيه أو تعطيله | يحدد ما إذا كان التنبيه نشطاً أم غير نشط. |
| إرسال إشعار بالبريد الإلكتروني | يرسل رسالة بريد إلكتروني عند بلوغ العتبة. |
| إنشاء نشاط | ينشئ إشعار نشاط عند بلوغ العتبة. |
| إشعار مالك الميزانية | يرسل التنبيه إلى المستخدم المسؤول عن الميزانية. |
| إضافة مستلمين إضافيين | يتيح إشعار مستخدمين إضافيين عند تشغيل التنبيه. |
3. المتطلبات المسبقة
- يجب أن تكون الميزانية المطلوب مراقبتها موجودة مسبقاً.
- يجب أن يكون لدى المستخدم صلاحية الوصول إلى شاشة تنبيهات الميزانية.
- يجب أن تكون شركة العمل والمحاسبة الخاصة بالميزانية معرّفتين مسبقاً في النظام.
- إذا كان التنبيه سيُستخدم للإشعار، فيجب أن تكون بيانات المستخدمين المراد إشعارهم متاحة في النظام.
4. الإجراء
-
ينتقل المستخدم إلى المحاسبة > المحاسبة > الإدارة > تنبيهات الميزانية.
-
ينشئ المستخدم تنبيهاً جديداً باختيار جديد.
-
في سجل التنبيه الجديد، يحدد المستخدم الميزانية المرتبطة بالتنبيه.
-
يحدد المستخدم النسبة المئوية للحدّ (%) التي تؤدي إلى تشغيل التنبيه، مثل 75 لتنشيط التنبيه عند الوصول إلى 75% من المبلغ النظري.
-
يحدد المستخدم نوع التنبيه على أنه تحذير أو حرج بحسب درجة الأهمية المطلوبة.
-
يترك المستخدم الخيار نشطاً إذا كان التنبيه يجب أن يعمل، أو يزيل علامة الاختيار إذا كان التنبيه غير مطلوب حالياً.
-
عند الحاجة، يفعّل المستخدم إرسال بريد إلكتروني لإرسال إشعار بالبريد الإلكتروني عند بلوغ العتبة.
-
عند الحاجة، يفعّل المستخدم إنشاء نشاط لإنشاء إشعار نشاط عند بلوغ العتبة.
-
عند الحاجة، يفعّل المستخدم إشعار مالك الميزانية لإبلاغ المستخدم المسؤول عن الميزانية.
-
عند الحاجة، يضيف المستخدم أسماء في المستلمون الإضافيون لإشعار مستخدمين إضافيين عند تشغيل التنبيه.
-
يحفظ المستخدم السجل وفق الإجراء المتاح في الشاشة، ثم يبقى التنبيه ضمن قائمة التنبيهات للتفعيل أو المتابعة حسب الإعدادات المحددة.
ملاحظة: لا تُظهر شاشة القائمة سوى إنشاء السجل أو حذفه؛ ويكون تشغيل التنبيه مرتبطاً بتحديد العتبة والخيارات الإشعارية وبحالة نشط.
5. مرجع الحقول
| الحقل | ما الذي يتحكم فيه |
|---|---|
| الميزانية (Budget) | يحدد الميزانية التي ينطبق عليها هذا التنبيه. |
| النسبة المئوية للحدّ (%) (Threshold (%)) | تحدد النسبة من المبلغ النظري التي تُشغّل هذا التنبيه، مثل 75 لتنبيه عند 75%. |
| نوع التنبيه (Alert Type) | يحدد ما إذا كان التنبيه تحذير أو حرج. |
| نشط (Active) | عند إلغاء التحديد، يتم تعطيل هذا التنبيه. |
| إرسال بريد إلكتروني (Send Email) | يرسل إشعاراً بالبريد الإلكتروني عند بلوغ العتبة. |
| إنشاء نشاط (Create Activity) | ينشئ إشعار نشاط عند بلوغ العتبة. |
| إشعار مالك الميزانية (Notify Budget Owner) | يُشعر المستخدم المسؤول عن الميزانية. |
| المستلمون الإضافيون (Additional Recipients) | يحدد مستخدمين إضافيين لتلقي التنبيه عند تشغيله. |
6. معلومات ذات صلة
- تنبيهات الميزانية
- الميزانيات
- الإشعارات بالنشاط
- الإشعارات بالبريد الإلكتروني
- مراقبة الالتزام بالميزانية
Was this page helpful?