دليل التهيئة › الشراء › إعداد التقارير
دورة الحالة: طلب عرض أسعار (مسودة) ← تم إرسال الطلب ← بانتظار الاعتماد ← أمر شراء ← منجزة ← ملغاة
الغرض
تحدد هذه الشاشة إعداد عرض الشراء في المخطط البياني ضمن مسار الشراء > إعداد التقارير > الشراء. وهي تُستخدم لضبط أبعاد التحليل التي يعتمد عليها التقرير الرسومي في إظهار بيانات الشراء بحسب الوحدة المرجعية لقياس، وتاريخ السريان، والحالة، بما يدعم تحليل مؤشرات الشراء وفق دورة حياة المستندات المرتبطة بطلبات عروض الأسعار وأوامر الشراء وحالات الإلغاء.
تؤثر هذه الإعدادات في كيفية تفسير البيانات وعرضها في التقارير الرسومية، ولا تغيّر إجراءات العمل اليومية للمستخدم النهائي. وتُعد هذه الشاشة ذات صلة عند إعداد تقارير الشراء الإدارية التي تُستخدم لمتابعة الأداء التشغيلي والمالي عبر الحالات المختلفة، بما في ذلك مسودة طلب عرض أسعار، وتم إرسال الطلب، وبانتظار الاعتماد، وأمر شراء، ومنجزة، وملغاة.
إعدادات التهيئة
| الإعداد | القيم | الأثر |
|---|---|---|
| الوحدة المرجعية لقياس (Reference Unit of Measure) | حقل إلزامي | يحدد وحدة القياس المرجعية المعتمدة عند تجميع بيانات الشراء في العرض البياني. يؤثر ذلك في اتساق القياسات المعروضة عند مقارنة الكميات أو القيم المرتبطة بالمشتريات. |
| تاريخ السريان (Effective Date) | تاريخ | يحدد التاريخ الذي يُعتد به عند احتساب أو تصفية بيانات العرض التحليلي. ويُستخدم لضبط الزمن المرجعي الذي يستند إليه المخطط في إظهار بيانات الشراء. |
| الحالة (Status) | مسودة طلب عرض أسعار (Draft RFQ)، تم إرسال الطلب (RFQ Sent)، بانتظار الاعتماد (To Approve)، أمر شراء (Purchase Order)، منجزة (Done)، ملغاة (Cancelled) | يحدد حالة مستندات الشراء التي يشملها العرض البياني. يضبط هذا الاختيار نطاق البيانات الظاهرة في التقرير وفق مرحلة دورة الحياة المختارة، من المسودة إلى الإلغاء. |
ملاحظة: يجب أن تتطابق حالة التصفية مع الغرض التحليلي المطلوب. يؤدي اختيار حالة غير مناسبة إلى استبعاد مستندات صحيحة أو تضمين مستندات لا تعكس المرحلة المقصودة من الشراء.
الاعتماديات
تتطلب هذه الشاشة توفر إعدادات الشراء الأساسية المرتبطة بوحدة القياس وبيانات مستندات الشراء قبل ضبط العرض البياني. كما تعتمد النتائج على وجود سجلات شراء ذات حالات معرفة بالفعل ضمن دورة الحياة المعروضة في الحقل الحالة (Status)، لأن المخطط لا يمكنه عرض بيانات غير مصنفة ضمن هذه الحالات.
وتتأثر هذه الإعدادات بتهيئة المستندات التي تُنتج بيانات الشراء، وبالبيانات الرئيسية المرتبطة بالشراء التي تُستخدم لتجميع النتائج. كما تؤثر في التقارير التحليلية اللاحقة التي تعتمد على نفس معايير التصفية الزمنية والحالية.
تحذير: يؤدي تغيير الوحدة المرجعية لقياس (Reference Unit of Measure) أو تاريخ السريان (Effective Date) بعد اعتماد إعدادات التقارير إلى اختلاف نتائج المقارنة التاريخية، وقد ينتج عنه تفسير غير متسق للاتجاهات في التقارير اللاحقة.
الأثر على العمليات
يؤدي هذا التهيئة إلى تحديد كيفية تمثيل بيانات الشراء في المخطط البياني، بحيث تُعرض وفق وحدة القياس المرجعية والتاريخ الفعلي والحالة المختارة. ونتيجة لذلك، تصبح تقارير الشراء أكثر دقة في التعبير عن مرحلة المستندات ضمن دورة الحياة المحددة.
كما يؤثر اختيار الحالة (Status) مباشرة في تغطية البيانات التحليلية، إذ يحدد ما إذا كان التقرير سيركز على المستندات في مسودة طلب عرض أسعار أو تم إرسال الطلب أو بانتظار الاعتماد أو أمر شراء أو منجزة أو ملغاة. ويتيح ذلك مواءمة العرض البياني مع المتابعة الإدارية أو الرقابية أو المالية بحسب الغرض المطلوب.
تُعد أزرار العرض مثل مخطط شريطي ورسم بياني خطي ومخطط بياني دائري وأوضاع مكدسة والتراكمي وتنازلي وتصاعدي خيارات عرض، ولا تغيّر إعدادات التهيئة نفسها. أما إزالة فتُستخدم لإلغاء التصفية الحالية داخل العرض، دون تعديل القيم المهيأة.
Was this page helpful?