مساعدة التطبيقات › المصروفات › نفقاتي
دورة الحالة: بانتظار التقديم ← مُقدَّمة ← معتمدة ← مرحّلة ← منجزة ← مرفوضة
الخلفية العملية
تُستخدم شاشة تقاريري في مسار المصروفات لمتابعة تقارير المصروفات الشخصية التي يقدّمها الموظف وتسلسل اعتمادها ومعالجتها حتى مرحلة الترحيل أو الدفع. وهي تتيح للموظف أو المسؤول المالي الاطلاع على حالة التقرير، مراجعة بنود المصروفات، والتحقق من تطبيق السياسة المعتمدة على التقرير.
في بيئة العمل المالية، تساعد هذه القائمة على ضبط حركة فواتير العملاء غير ذات الصلة هنا، والتركيز بدلاً من ذلك على تقارير المصروفات، قيود اليومية عند الترحيل، والدفعات عند تسجيل السداد. وتكون هذه الشاشة ذات أهمية خاصة لمحاسب المصروفات، ومدير المالية، والموظف المسؤول عن تقديم التقرير أو مراجعته بحسب الصلاحيات المتاحة.
المزايا الرئيسية
| الميزة | وظيفتها |
|---|---|
| إنشاء تقرير جديد | يفتح تقرير مصروفات جديداً من خلال الإجراء جديد. |
| رفع تقرير المصروفات | يتيح رفع تقرير موجود باستخدام الإجراء رفع. |
| مسح التقرير | يزيل التقرير من القائمة أو من الحالة الحالية باستخدام الإجراء مسح. |
| إزالة التقرير | يحذف الربط أو يزيل السجل المرتبط بالإجراء إزالة. |
| تقديم التقرير إلى المدير | يرسل التقرير من حالة مسودة أو الحالات القابلة للتقديم إلى Submitted عبر الإجراء Submit to Manager. |
| اعتماد التقرير | ينقل التقرير إلى حالة الاعتماد عبر الإجراء Approve. |
| ترحيل قيود اليومية | ينشئ ويُرحّل قيود اليومية للتقرير عبر الإجراء Post Journal Entries. |
| تسجيل الدفعة | يسجل الدفعات عند سداد المصروفات بواسطة الشركة عبر الإجراء Register Payment. |
| رفض التقرير | يغيّر حالة التقرير إلى مرفوضة عبر الإجراء Refuse. |
| إعادة التقرير إلى مسودة | يعيد التقرير إلى حالة مسودة عبر الإجراء Reset to Draft. |
| متابعة حالة التقرير | يعرض حالة التقرير ضمن الحقل Status مع القيم المرتبطة بدورة حياته. |
| مراجعة ملخص التقرير | يعرض ملخص تقرير المصروفات (Expense Report Summary) كملخص رئيسي للتقرير. |
| مراجعة دفتر اليومية | يوضح دفتر اليومية (Journal) دفتر اليومية المستخدم عندما يدفع الموظف المصروف. |
| مراجعة طريقة الدفع | يوضح طريقة الدفع (Payment Method) طريقة الدفع المستخدمة عندما تدفع الشركة المصروف. |
| مراجعة بنود المصروفات | يعرض بنود المصروفات (Expense Lines) البنود المدرجة داخل التقرير. |
| مراجعة السياسة المطبقة | يعرض السياسة المطابقة (Matched Policy) السياسة التي طُبّقت على ورقة المصروفات. |
| مراجعة حالة تقييم السياسة | يعرض حالة السياسة (Policy Status) حالة تقييم السياسة الحالية. |
| مراجعة رسالة السياسة | يعرض رسالة السياسة (Policy Message) الرسالة الناتجة عن تقييم السياسة. |
| مراجعة مخالفات السياسة | يعرض مخالفات السياسة (Policy المخالفات) مخالفات السياسة الخاصة بورقة المصروفات. |
المتطلبات المسبقة
- يجب أن تكون شاشة تقاريري متاحة ضمن المسار: المصروفات > نفقاتي > تقاريري.
- يجب أن تتوفر صلاحية استخدام إجراءات التقرير مثل Submit to Manager وApprove وPost Journal Entries وRegister Payment حسب دور المستخدم.
- يجب أن تكون بيانات المصروفات وبنودها متاحة داخل التقرير ليتم عرض بنود المصروفات (Expense Lines) ونتائج السياسة المرتبطة به.
- يجب أن يكون دفتر اليومية (Journal) محدداً عندما يكون الدفع من الموظف، وأن تكون طريقة الدفع (Payment Method) متاحة عندما يكون الدفع من الشركة.
- يجب أن تكون سياسات المصروفات مُعرّفة مسبقاً حتى تظهر السياسة المطابقة (Matched Policy) وحالة السياسة (Policy Status) ورسالة السياسة (Policy Message) ومخالفات السياسة (Policy المخالفات).
الإجراء
-
ينتقل المستخدم إلى المصروفات > نفقاتي > تقاريري لعرض قائمة تقارير المصروفات الخاصة به.
-
ينشئ المستخدم تقريراً جديداً عند الحاجة باستخدام الإجراء جديد.
-
يراجع المستخدم التقرير الجديد أو القائم ويتحقق من حالة Status وملخص ملخص تقرير المصروفات (Expense Report Summary) وبنود بنود المصروفات (Expense Lines) والسياسة المطبقة إن وجدت.
-
عندما يكون التقرير في حالة قابلة للتقديم، يختار المستخدم الإجراء Submit to Manager لنقل الحالة إلى Submitted.
-
بعد مراجعة المدير، يختار المستخدم الإجراء Approve لنقل التقرير إلى حالة الاعتماد التالية وفق دورة حياته.
-
عندما يصبح التقرير جاهزاً للمعالجة المحاسبية، يختار المستخدم الإجراء Post Journal Entries لترحيل قيود اليومية.
-
إذا كانت المصروفات مدفوعة من الشركة، يختار المستخدم الإجراء Register Payment لتسجيل الدفعات المرتبطة بالتقرير.
-
إذا كان التقرير غير صالح أو لا يلزم متابعته، يختار المستخدم الإجراء Refuse لتغيير الحالة إلى مرفوضة.
-
عند الحاجة إلى إعادة المعالجة من البداية، يختار المستخدم الإجراء Reset to Draft لإرجاع التقرير إلى مسودة.
-
إذا تطلب الأمر إدارة السجل، يستخدم المستخدم الإجراءات رفع أو مسح أو إزالة بحسب الغرض المتاح على الشاشة.
ملاحظة: يعكس حقل Status دورة الحياة المتاحة للتقرير. وعند ظهور حالة To Submit أو Submitted أو Approved أو Posted أو Done أو Refused، فإن الإجراء المستخدم هو الذي ينقل التقرير إلى الحالة التالية أو يعيده إلى مسودة.
مرجع الحقول
| اسم الحقل | ما الذي يتحكم فيه |
|---|---|
| Status | حالة تقرير المصروفات الحالية. القيم المتاحة هي: To Submit وSubmitted وApproved وPosted وDone وRefused. |
| ملخص تقرير المصروفات (Expense Report Summary) | الملخص الرئيسي للتقرير. |
| دفتر اليومية (Journal) | دفتر اليومية المستخدم عندما يكون المصروف مدفوعاً من الموظف. |
| طريقة الدفع (Payment Method) | طريقة الدفع المستخدمة عندما يكون المصروف مدفوعاً من الشركة. |
| بنود المصروفات (Expense Lines) | البنود المدرجة داخل تقرير المصروفات. |
| السياسة المطابقة (Matched Policy) | السياسة التي طُبّقت على ورقة المصروفات. |
| حالة السياسة (Policy Status) | الحالة الحالية لتقييم السياسة. القيم المتاحة هي: Pending Evaluation وAuto-Approved وRequires Manager Approval وAuto-Rejected وPolicy Exempt. |
| رسالة السياسة (Policy Message) | الرسالة الناتجة عن تقييم السياسة. |
| مخالفات السياسة (Policy المخالفات) | مخالفات السياسة الخاصة بورقة المصروفات. |
معلومات ذات صلة
- تقارير المصروفات الخاصة بالمستخدم.
- قيود اليومية المرتبطة بترحيل المصروفات.
- الدفعات المرتبطة بتسوية المصروفات.
- سياسات المصروفات وتقييم الالتزام بها.
- دفاتر الحسابات ذات الصلة عند الترحيل المحاسبي.
Was this page helpful?