تُستخدم تقارير النفقات لتجميع مصروفات الموظف أو المصروفات التي تتحملها الشركة ضمن مستند واحد قابل للمراجعة والاعتماد والترحيل المحاسبي. وتتيح هذه الوظيفة تتبّع المصروفات على مستوى تقرير النفقات، ثم معالجتها وفق مسار الاعتماد والحركات المحاسبية المرتبطة بها.
يتولى هذا النشاط عادةً كلٌّ من موظف النفقات أو الموظف المسؤول عن إدخال التقرير، ثم المدير لاعتماد التقرير أو رفضه، وبعد ذلك يقوم الفريق المالي بترحيله أو تسجيل الدفعات بحسب طريقة السداد. وتظهر أهمية هذه الصفحة عندما يكون التقرير في إحدى الحالات التشغيلية التي تتدرج من بانتظار التقديم إلى مُقدَّمة ثم معتمدة ومرحّلة ومنجزة أو مرفوضة.
كما تدعم الصفحة متابعة سياسة المصروفات المطبقة على التقرير، بما في ذلك حالة تقييم السياسة، ورسالة التقييم، ومخالفات السياسة. ويساعد ذلك في توضيح سبب الاعتماد التلقائي أو الحاجة إلى موافقة المدير أو الرفض التلقائي.
1.2 الميزات الرئيسية
الميزة
وظيفتها
إنشاء تقرير نفقات جديد
يفتح سجلّ تقرير نفقات جديداً لإدخال بيانات التقرير وعناصره.
رفع تقرير نفقات
يرسل التقرير إلى مسار المعالجة وفق حالته الحالية.
مسح التقرير
يحذف التقرير أو يزيله من القائمة بحسب صلاحيات المستخدم وسياق السجل.
إرسال إلى المدير
ينقل التقرير من حالة بانتظار التقديم أو مُقدَّمة إلى مسار المراجعة الإدارية.
اعتماد التقرير
يغيّر حالة التقرير إلى معتمدة عندما يكون ذلك مسموحاً.
ترحيل قيود اليومية
ينشئ قيود اليومية المتعلقة بتقرير النفقات ويغيّر حالته إلى مرحّلة.
تسجيل الدفعة
يسجل الدفعة المرتبطة بالمصروف عندما يكون السداد من الشركة.
رفض التقرير
يغيّر حالة التقرير إلى مرفوضة.
إعادة إلى مسودة
يعيد التقرير إلى حالة مسودة لإجراء التعديلات.
حالة التقرير
تعرض دورة حياة التقرير الحالية ضمن القيم: بانتظار التقديم، مُقدَّمة، معتمدة، مرحّلة، منجزة، مرفوضة.
موجز تقرير النفقات
يحدد ملخص التقرير باعتباره الحقل الرئيسي للتعرّف على السجل.
الدفتر
يحدد دفتر اليومية المستخدم عندما يكون المصروف مدفوعاً من الموظف.
طريقة السداد
تحدد طريقة السداد المستخدمة عندما يكون المصروف مدفوعاً من الشركة.
عناصر النفقات
تعرض بنود المصروفات المرتبطة بتقرير النفقات.
السياسة المطابقة
تعرض السياسة التي طُبقت على ورقة المصروفات هذه.
حالة السياسة
تعرض نتيجة تقييم السياسة: بانتظار التقييم، مقبولة تلقائياً، تتطلب موافقة المدير، مرفوضة تلقائياً، معفاة من السياسة.
رسالة السياسة
تعرض الرسالة الصادرة من تقييم السياسة.
مخالفات السياسة
تعرض مخالفات السياسة الخاصة بورقة المصروفات هذه.
1.3 المتطلبات المسبقة
يجب أن يكون لدى المستخدم صلاحية الوصول إلى المصروفات > تقارير النفقات.
يجب أن تكون هناك تقارير نفقات أو إمكانية إنشاء تقرير جديد.
يجب توافر بيانات أساسية ذات صلة عند الحاجة، مثل دفتر وطريقة سداد وعناصر النفقات.
يجب أن تكون هناك سياسة نفقات مهيأة مسبقاً إذا كان المطلوب مراجعة السياسة المطابقة وحالة السياسة ومخالفات السياسة.
1.4 الإجراء
ينتقل المستخدم إلى المصروفات > تقارير النفقات لفتح قائمة تقارير النفقات.
Was this page helpful?