دليل التهيئة › المشروع › المشروع المحدد
الغرض
تُستخدم شاشة تفاصيل المشروع لضبط خصائص المشروع المحدد التي تتحكم في ظهوره، وطريقة مراسلته، ونمط تشغيله، وخيارات الفوترة، وربطه بالتقييمات، واسم المهام المرتبطة به. وتؤثر هذه الإعدادات في كيفية تعامل النظام مع المشروع ضمن المشروع > المشروع المحدد > الإعدادات > تفاصيل المشروع، بما في ذلك ما إذا كان المشروع يظهر للمستخدمين، وكيف تُدار الرسائل الواردة عبر البريد الإلكتروني، وكيف تُصنَّف أنشطة المشروع على مستوى التتبّع والتقارير.
كما تُستخدم هذه التهيئة لتمكين سلوكيات تشغيلية تعتمد عليها فرق المشروع والمالية والتشغيل، مثل ربط المشروع بالعميل، وضبط شروط السداد، وتحديد نوع الفوترة، وإعداد حالة المشروع على لوحة المعلومات. وعند تهيئتها بصورة صحيحة، تصبح خصائص المشروع متسقة مع شجرة الحسابات وإعدادات العمل التي تعتمد على التتبع والتحكم في الحالة والمراسلات.
ملاحظة: بعض الحقول في هذه الشاشة تحدد سلوكاً مؤسسياً عاماً، مثل ظهور المشروع للمستخدمين أو قبول الرسائل عبر البريد. يؤدي ضبطها بصورة غير مناسبة إلى إتاحة بيانات المشروع لغير المخولين أو إلى تعطّل المراسلات المرتبطة به.
إعدادات التهيئة
| الإعداد | القيم | الأثر |
|---|---|---|
| الحالة الحالية للمشروع (Last Update Status) | ضمن المسار / معرّض للخطر / خارج المسار / معلّق / تعيين الحالة / منجز | يحدد حالة التحديث المعروضة للمشروع ويعكس وضعه التنفيذي الحالي. هذه الحالة تُستخدم لتلخيص التقدم ومتابعة الالتزام في المشروع. |
| الاسم (Name) | نص إلزامي | يحدد الاسم المرجعي للمشروع في النظام. يُستخدم هذا الاسم في التعريف التشغيلي والربط بين السجلات المرتبطة بالمشروع. |
| مستوى الإتاحة (Visibility) | المستخدمون الداخليّون المدعوّون (خاص) / جميع المستخدمين الداخليّين / المستخدمون من البوابة المدعوّون وجميع المستخدمين الداخليّين (عام) | يحدد من يمكنه رؤية المشروع ومهامه. تتحكم هذه القيمة في نطاق الوصول حسب الدعوات وعضوية المستخدمين الداخليين أو مستخدمي البوابة. |
| سياسة رسائل البريد الملقّب (Alias Contact Security) | الجميع / الشركاء الموثقون / المتابعون فقط / الموظفون الموثقون | تحدد من يُسمح له بالنشر عبر البريد على السجل المرتبط بالمشروع. تؤثر في أمان الرسائل الواردة إلى البريد الإلكتروني الملقّب للمشروع. |
| وضع المشروع (Project Mode) | مخطط سريع / مخطط أعمال / رشيق/سكرم | يحدد مستوى تعقيد المشروع والوظائف المتاحة له. يوجّه هذا الإعداد خصائص الإدارة مثل إدارة المهام البسيطة أو المعالم الزمنية أو تتبع الوقت والميزانيات. |
| نوع الفوترة (Billing Type) | غير قابل للفوترة / مفوتر يدوياً | يحدد ما إذا كان المشروع يسمح بالفوترة أم لا، وكيف تُسند الفواتير إلى أعمال المشروع. ينعكس هذا الإعداد على السلوك المحاسبي للمشروع. |
| حالة تقييمات العملاء (Customer Ratings Status) | عند الوصول إلى مرحلة محددة / على أساس دوري | يحدد متى تُرسل طلبات التقييم إلى العملاء عند تهيئة تقييمات المشروع. يؤثر في توقيت جمع الملاحظات المرتبطة بمهام المشروع. |
| تكرار التقييم (Rating Frequency) | يومياً / أسبوعياً / مرتين في الشهر / مرة في الشهر / ربع سنوي / سنوياً | يحدد عدد مرات إرسال التقييم عندما يكون جمع التقييمات مضبوطاً على أساس دوري. |
| الاسم الملقّب (Alias) | نص إلزامي | يحدد عنوان البريد الإلكتروني الداخلي المرتبط بالمشروع. تُزامَن الرسائل الواردة تلقائياً مع المهام أو مع القضايا بحسب التهيئة المتاحة. |
| النموذج الملقّب (Aliased Model) | النموذج المقابل في النظام | يحدد نوع السجل الذي ينشأ عند وصول رسالة جديدة لا ترد على سجل موجود. يوجّه مسار إنشاء السجلات من البريد الوارد. |
| المرحلة (Stage) | قيمة مرحلة موجودة | تحدد مرحلة المشروع المرتبطة بالتصنيف التشغيلي الظاهر في الشاشة. تُستخدم لتجميع المشروع ضمن حالته التنظيمية الداخلية. |
| إظهار المشروع على لوحة المعلومات (Show Project on Dashboard) | خيار تفعيل/تعطيل | يحدد ما إذا كان المشروع يظهر على لوحة المعلومات أم لا. يؤثر في قابلية المتابعة السريعة من الواجهة الرئيسية. |
| استخدام المهام بوصفها (Use Tasks as) | اسم مخصص للوحدات: مهام / تذاكر / سباقات وغيرها | يحدد الاسم الذي يُستخدم للإشارة إلى مهام المشروع داخل الواجهة والتقارير. يتيح مواءمة المصطلحات مع طبيعة العمل. |
| العميل (Customer) | سجل عميل | يربط المشروع بعميل محدد. يُستخدم هذا الربط في السياقات التجارية والتقارير المرتبطة بالمشروع. |
| الوسوم (Tags) | وسوم متعددة | يضيف تصنيفات تساعد على تنظيم المشروع والبحث والتجميع. |
| مدير المشروع (Project Manager) | مستخدم/موظف | يحدد المسؤول الإداري عن المشروع. يُستخدم لإسناد المسؤولية والمتابعة. |
المتطلبات السابقة
- يجب أن يكون المشروع المحدد موجوداً قبل فتح تفاصيل المشروع.
- يجب أن تتوفر صلاحيات التهيئة للمستخدم الذي يجري التعديل، بما في ذلك إمكانية إدارة إعدادات المشروع.
- يجب أن تكون السجلات المرجعية اللازمة متاحة مسبقاً عند الاستخدام، مثل العميل، والوسوم، والمرحلة، والمستخدم الذي سيُعيَّن كـ مدير المشروع.
- إذا كان نوع الفوترة أو حالة تقييمات العملاء سيُستخدمان ضمن التشغيل الفعلي، فيجب أن تكون الإعدادات المرتبطة بالمراسلات والتقييمات جاهزة قبل الاعتماد النهائي.
تحذير: يؤدي ضبط الاسم الملقّب والنموذج الملقّب دون مراجعة إعدادات البريد الوارد إلى إنشاء سجلات غير مقصودة من الرسائل الواردة أو إلى توجيه الرسائل إلى نموذج غير صحيح.
الأثر على العمليات
تؤثر هذه التهيئة مباشرة في سلوك المشروع أثناء التشغيل؛ إذ يحدد مستوى الإتاحة من يمكنه الوصول إلى المعلومات، ويحدد الاسم الملقّب كيفية استلام البريد الوارد وربطه بالمشروع. كما أن نوع الفوترة والعميل يحددان الإطار التجاري للمشروع عند الربط مع الفوترة والمتابعة المالية.
وعندما يكون حالة تقييمات العملاء مفعلة، يتغير سلوك الإشعارات الموجهة إلى العملاء وفق المرحلة أو وفق الدورية المحددة، مما يؤثر في تدفق المراجعات وقياس الرضا. أما وضع المشروع واستخدام المهام بوصفها فيؤثران في كيفية عرض العمل داخلياً وفي مستوى التفاصيل المتاح لإدارة المهام والتتبع.
Was this page helpful?