الإجازات — مسار التعلم

مسارات التعلم › الإجازات

تم تصميم هذا المسار لمديري الموارد البشرية، وقادة الفرق، والموظفين الذين يتعاملون مع الإجازات داخل التطبيق. ستتعلم كيف تطلب الإجازات وتتابع رصيدك، وكيف تعتمد طلبات فريقك أو تدير المخصصات، ثم كيف تضبط أنواع الإجازات وخطط الاستحقاق والإعدادات المرتبطة بالتقويم المؤسسي حتى يعمل سير العمل اليومي بسلاسة.

أهداف التعلم

• في نهاية هذا المسار ستتمكن من تقديم طلب إجازة ومتابعة حالته من شاشة الإجازات الخاصة بك.
• في نهاية هذا المسار ستتمكن من مراجعة رصيد إجازاتك وفهم ما تبقى من الاستحقاق المتاح.
• في نهاية هذا المسار ستتمكن من اعتماد أو التعامل مع إجازات فريقك من شاشة الإدارة.
• في نهاية هذا المسار ستتمكن من مراجعة المخصصات وإدارتها على مستوى الموارد البشرية.
• في نهاية هذا المسار ستتمكن من استخدام التقارير لمتابعة الإجازات حسب الموظف أو حسب النوع.
• في نهاية هذا المسار ستتمكن من تهيئة أنواع الإجازات وخطط الاستحقاق والإجازات الرسمية والأيام الإلزامية.

المتطلبات الأساسية

• صلاحية الدخول إلى تطبيق الإجازات.
• معرفة أساسية بفرق العمل وسياسات الإجازات في المؤسسة.
• للموظف: الوصول إلى شاشتي الإجازات وأيام إجازتي.
• للمدير: الوصول إلى شاشتي الإجازات والمخصصات.
• لمسؤول الموارد البشرية: الوصول إلى شاشات التهيئة مثل أنواع الإجازات وخطط الاستحقاق.
• فهم مفاهيم حالة الطلب مثل مسودة، بانتظار الموافقة، معتمدة، ملغاة.

الوحدة 1: البدء بطلب الإجازة ومتابعته

هدف هذه الوحدة: أن تعرف كيف تنشئ طلبك الأول وتتابع وضعه من منظور الموظف.

الدرس 1.1: تقديم إجازة من شاشة الإجازات

إذا كنت تريد أخذ إجازة، فابدأ من الإجازات لإنشاء الطلب من مساحة الإجازات العامة، ثم انتقل إلى أيام إجازتي لتجد طلباتك الشخصية وتتابعها. الهدف هنا هو أن تسجل الطلب في المكان الصحيح ثم تراقب حالته بعد الإرسال حتى تعرف إن كان بانتظار الموافقة أو أصبح معتمداً.
مهمة تطبيقية: افتح أيام إجازتي وحدد طلب إجازة واحداً وتحقق من حالته الحالية.

الدرس 1.2: قراءة الرصيد قبل الطلب

قبل أن ترسل طلباً جديداً، راجع رصيد إجازاتي لتفهم كم لديك من أيام متاحة. هذه الخطوة تساعدك على اختيار الفترة المناسبة وتجنب طلب إجازة تتجاوز الرصيد المتاح. من نفس المنظور يمكنك مقارنة الرصيد بما تخطط له في الطلب، ثم تعود إلى أيام إجازتي لإتمام الإجراء بثقة أكبر.
مهمة تطبيقية: افتح رصيد إجازاتي وحدد رصيد نوع إجازة واحد قبل تقديم أي طلب.

الوحدة 2: متابعة الإجازات اليومية والحالة التشغيلية

هدف هذه الوحدة: أن تدير أعمال الإجازات اليومية كموظف أو عضو فريق وتفهم كيف تتغير الحالات عبر الوقت.

الدرس 2.1: متابعة الطلبات الشخصية عبر أيام إجازتي

في العمل اليومي ستعود كثيراً إلى أيام إجازتي لمراجعة ما أرسلته، وما إذا كان الطلب ما يزال بانتظار الموافقة أو تم اعتماده أو أصبح ملغاة. هذا العرض مناسب عندما تريد متابعة طلبك دون البحث في شاشات الإدارة. إذا كانت لديك طلبات متعددة، فهذه الشاشة هي نقطة المتابعة الأساسية لكل ما يخصك شخصياً.
مهمة تطبيقية: افتح أيام إجازتي وابحث عن آخر طلب أرسلته وتحقق من وضعيته.

الدرس 2.2: استخدام نظرة عامة لفهم الجدولة

عندما تريد رؤية الإجازات بصرياً على مستوى الوقت، انتقل إلى نظرة عامة. هذه الشاشة مفيدة لفهم التوزيع الزمني للإجازات ومعرفة متى توجد فترات ازدحام أو فراغ، بحيث تستطيع اختيار وقت مناسب لطلبك أو التخطيط مع فريقك. استخدمها كصورة سريعة قبل اتخاذ قرار بشأن إرسال طلب جديد من أيام إجازتي.
مهمة تطبيقية: افتح نظرة عامة وحدد فترة زمنية تبدو فيها الإجازات مرتفعة ثم قارنها بخطتك الشخصية.

الوحدة 3: اعتماد إجازات الفريق وإدارة المخصصات

هدف هذه الوحدة: أن تنتقل من الاستخدام الشخصي إلى دور المدير الذي يراجع طلبات الآخرين ومخصصاتهم.

الدرس 3.1: مراجعة الإجازات المعلقة لفريقك

إذا كنت مديراً، فابدأ من الإجازات لمراجعة طلبات الفريق. هذه الشاشة مخصصة لتتبّع الإجازات التي تحتاج إلى قرار، حتى تتمكن من اعتمادها أو التعامل معها بحسب سياسة الشركة. استخدمها عندما يرسل أحد الموظفين طلباً وتحتاج إلى التحقق من التوقيت أو تأثيره على العمل قبل اتخاذ القرار.
مهمة تطبيقية: افتح الإجازات وحدد طلباً واحداً بانتظار الموافقة وراجع تفاصيله.

الدرس 3.2: إدارة المخصصات على مستوى الفريق

عندما تحتاج إلى مراجعة ما تم منحه للموظفين من رصيد أو استحقاق، انتقل إلى المخصصات. هذه الشاشة تساعدك على متابعة المخصصات التي قد تكون جديدة أو بانتظار الاعتماد، والتأكد من أنها منسجمة مع سياسة الإجازات. استخدمها بعد مراجعة طلبات الفريق أو عند الحاجة لتصحيح التوزيع قبل بدء فترة الاستحقاق.
مهمة تطبيقية: افتح المخصصات وحدد مخصصاً واحداً وراجع حالته الحالية.

الوحدة 4: التقارير والمتابعة التحليلية

هدف هذه الوحدة: أن تقرأ بيانات الإجازات بطريقة تساعدك على اتخاذ قرارات أفضل على مستوى الموظفين والأنواع.

الدرس 4.1: متابعة الرصيد حسب الموظف

إذا كنت تريد معرفة الرصيد المتاح أو المستخدم لكل فرد، فاستخدم حسب الموظف. هذا التقرير مناسب عندما تحتاج إلى مقارنة الموظفين ببعضهم أو التحقق من من لديه رصيد كافٍ ومن يحتاج إلى تخطيط مسبق. ابدأ به بعد أن تكون قد فهمت شاشة رصيد إجازاتي لكن على نطاق الفريق كله.
مهمة تطبيقية: افتح حسب الموظف وحدد موظفاً واحداً وراجع وضع رصيده.

الدرس 4.2: قراءة الملخص حسب النوع

عندما تريد نظرة مجمعة على الإجازات وفق النوع، انتقل إلى حسب النوع. هذه الشاشة مفيدة لمعرفة أي أنواع الإجازات أكثر استخداماً، وأين يتركز الطلب، وما إذا كان نوع معين يستهلك الرصيد بسرعة. استخدمها لتدعم قرارات الإدارة أو لتعديل السياسات لاحقاً.
مهمة تطبيقية: افتح حسب النوع وحدد نوع الإجازة الأكثر نشاطاً في العرض الحالي.

الوحدة 5: التهيئة والسياسات

هدف هذه الوحدة: أن تضبط قواعد الإجازات بحيث يعمل النظام وفق سياسة المؤسسة طوال العام.

الدرس 5.1: إعداد أنواع الإجازات

ابدأ من أنواع الإجازات عندما تريد تعريف أو مراجعة الفئات التي يطلبها الموظفون. هذه الخطوة أساسية لأن كل طلب أو رصيد أو تقرير يعتمد على نوع الإجازة الصحيح. استخدمها عندما تضيف نوعاً جديداً أو تحتاج إلى تعديل سياسة نوع قائم حتى يتوافق مع الاستخدام الفعلي.
مهمة تطبيقية: افتح أنواع الإجازات وراجع نوع إجازة واحداً للتأكد من ملاءمته للسياسة الحالية.

الدرس 5.2: ضبط خطط الاستحقاق

إذا كانت الإجازات تُمنح بشكل دوري أو تدريجي، فانتقل إلى خطط الاستحقاق. هذه الشاشة مهمة عندما تريد أن تعمل الاستحقاقات تلقائياً وفق قواعد زمنية واضحة، بدل إدخال المخصصات يدوياً كل مرة. استخدمها لضمان أن الرصيد يتكون بطريقة متسقة مع سياسة المؤسسة.
مهمة تطبيقية: افتح خطط الاستحقاق وحدد خطة واحدة وتحقق من منطقها الزمني.

الدرس 5.3: الإجازات الرسمية والأيام الإلزامية

عند ضبط التقويم المؤسسي، راجع الإجازات الرسمية لتحديد الأيام التي تكون فيها المؤسسة غير عاملة، ثم استخدم أيام إلزامية لتحديد الأيام التي يجب أخذها بعين الاعتبار ضمن سياسة الحضور أو الإجازة. هذه الخطوة تمنع التعارض بين طلبات الأفراد وتقويم الشركة الفعلي.
مهمة تطبيقية: افتح الإجازات الرسمية ثم أيام إلزامية وحدد يوماً واحداً في كل شاشة لمراجعته.

الاختبار الختامي

1. لديك رصيد محدود وتريد طلب إجازة الأسبوع القادم. ما الخطوة الأفضل قبل إرسال الطلب؟
2. وصلت لك إجازة أحد أعضاء فريقك وتحتاج معرفة تأثيرها على العمل قبل الاعتماد. أي شاشة تستخدم؟
3. تريد معرفة من من الموظفين لديه رصيد متبقٍ كافٍ. أي تقرير يناسبك؟
4. لاحظت أن نوع إجازة جديداً غير موجود في السياسة الحالية. أين تضيفه أو تراجعه؟
5. تريد معرفة كيف تتوزع الإجازات خلال الشهر لتجنب تضارب الطلبات. ما الشاشة الأنسب؟

الإجابات

1. رصيد إجازاتي — لأن مراجعة الرصيد أولاً تمنع تقديم طلب يتجاوز المتاح.
2. الإجازات — لأنها شاشة مراجعة طلبات الفريق واتخاذ قرار الاعتماد.
3. حسب الموظف — لأنه يعرض الرصيد حسب كل موظف.
4. أنواع الإجازات — لأن هذه الشاشة مخصصة لتعريف وإدارة أنواع الإجازات.
5. نظرة عامة — لأنها تعطي عرضاً زمنياً يساعد على رؤية التوزيع خلال الشهر.