التطبيقات › الشراء › الأصناف
نظرة عامة
تُستخدم صفحة الأصناف لإدارة الأصناف التي تتعامل معها في الشراء، مثل الصنف القابل للتخزين، الصنف الاستهلاكي، الخدمة، أو مجموعة. تتيح لك هذه الصفحة مراجعة بيانات الصنف الأساسية، وضبط سياسات الشراء والفوترة، وربط قيود التحذير، ثم متابعة ما يلزم من إجراءات تشغيلية مثل تحديث الكمية أو تجديد المخزون. يستخدمها مسؤول المشتريات، ومسؤول حسابات العملاء والموردين، والمدير المالي عند الحاجة إلى ضبط سلوك الصنف في أوامر الشراء والتسعير.
الإعدادات
قبل استخدام الصنف في العمليات اليومية، يجب التأكد من ضبط القيم التي تؤثر في سلوكه في الشراء، والمخزون، والفوترة، والتحذيرات التجارية. وفيما يلي أهم الحقول التي ينبغي مراجعتها من شاشة الأصناف نفسها، إضافة إلى إعداد سعر المورد من قوائم أسعار المورد.
الحقول الأساسية في الصنف
- الاسم: الاسم الداخلي للصنف.
- نوع المنتج: يحدد ما إذا كان الصنف استهلاكي أو الخدمة أو صنف قابل للتخزين أو مجموعة.
- الصنف القابل للتخزين هو الصنف الذي يمكن إدارة مخزونه.
- الصنف الاستهلاكي هو الصنف الذي لا يمكن إدارة مخزونه.
- الخدمة هي صنف غير مادي.
- وحدة القياس: وحدة القياس الافتراضية المستخدمة لكافة عمليات المخزون.
- وحدة قياس الشراء: وحدة القياس الافتراضية المستخدمة في أوامر الشراء، ويجب أن تكون من نفس فئة وحدة القياس الافتراضية.
- فئة الصنف: تصنيف الصنف المحاسبي أو التشغيلي حسب بنية الشركة.
- التتبع: يحدد أسلوب تتبع الصنف، مع الخيارات حسب الرقم التسلسلي الفريد أو حسب أرقام الدفعات أو لا يوجد تتبع.
ملاحظة: بالنسبة إلى الصنف القابل للتخزين، تأكد من أن أسلوب التتبع مناسب لآلية الاستلام والتسليم في المستودع.
- الأصناف: حقل ربط/تنظيم للأصناف ضمن بنية الصنف.
- بند أمر المبيعات: يحدد تنبيه أو حجب الرسالة في حال اختيار الصنف في بند أمر البيع.
- لا توجد رسالة: لا يظهر تنبيه.
- تحذير: يخطر المستخدم بالرسالة.
- رسالة الحظر: يظهر استثناء بالرسالة ويوقف التدفق.
- تحذير بند أمر الشراء: يعمل بالطريقة نفسها ولكن على بند أمر الشراء.
- تم نشره: يحدد ما إذا كان الصنف منشورًا وجاهزًا للاستخدام.
- المفضلة: تصنيف سريع بين عادي والمفضلة.
- يمكن بيعه: يحدد ما إذا كان الصنف متاحًا في المبيعات.
- يمكن شراؤه: يحدد ما إذا كان الصنف متاحًا في الشراء.
- يمكن تقييده كنفقة: يحدد ما إذا كان بالإمكان اختيار الصنف في النفقات.
- صنف غذائي: يفعّل خصائص التصنيع الغذائي لهذا الصنف.
- سياسة الفوترة: تحدد متى تُفوَّر الكميات، مع الخيارين:
- الكميات المطلوبة: فوترة الكميات التي قد طلبها العميل.
- الكميات التي تم توصيلها: فوترة الكميات التي قد تم إيصالها إلى العميل.
إعداد قوائم أسعار المورد
استخدم شاشة قوائم أسعار المورد عند الحاجة إلى تحديد سعر شراء خاص بمورد معيّن أو بمتغير صنف محدد. يساعد هذا الإعداد على ضبط السعر، والعملة، والكمية المؤهلة للسعر، واسم الصنف أو كوده عند طباعة طلب عرض السعر.
الحقول المهمة في هذه الشاشة:
- المورد: يحدد المورد المرتبط بسعر الشراء.
- مهلة التوصيل: المدة بالأيام بين تأكيد أمر الشراء واستلام الأصناف في المستودع، ويستخدمها المجدول لحساب خطة أمر الشراء تلقائيًا.
- الكمية: الحد الأدنى للكمية المطلوبة من هذا المورد للاستفادة من السعر.
- السعر: سعر شراء الصنف.
- العملة: عملة التسعير.
- اسم صنف المورد: الاسم الذي سيُستخدم عند طباعة طلب عرض سعر بدلًا من الاسم الداخلي، إذا تم إدخاله.
- كود صنف المورد: الكود الذي سيُستخدم عند الطباعة بدلًا من الكود الداخلي، إذا تم إدخاله.
- قالب الصنف ومتغير الصنف: لتطبيق السعر على الصنف أو على متغير محدد.
- تاريخ البدء وتاريخ الانتهاء: لفترة صلاحية السعر.
- خصم (%): خصم إضافي على السعر.
- الشركة: الشركة التي ينطبق عليها السعر.
نصيحة: إذا كنت تدير أكثر من مورد لنفس الصنف، اضبط سعرًا منفصلًا لكل مورد حتى تظهر الأسعار الصحيحة في أوامر الشراء وطلبات عروض الأسعار.
سير العمل
-
افتح صفحة الأصناف من المسار الشراء > الأصناف > الأصناف.
-
قرّر ما إذا كنت ستنشئ صنفًا جديدًا أو تعدّل صنفًا موجودًا:
- اختر جديد لإنشاء سجل صنف جديد.
- افتح السجل المطلوب من عرض الكانبان لتحديثه.
-
أدخل بيانات الصنف الأساسية في الحقول المناسبة:
- الاسم
- نوع المنتج
- وحدة القياس
- وحدة قياس الشراء
- فئة الصنف
- التتبع
- الأصناف
- سياسة الفوترة
-
حدّد سلوك الصنف في الأوامر والعمليات:
- إذا كان الصنف يجب أن يظهر في الشراء، فعّل يمكن شراؤه.
- إذا كان الصنف يجب أن يظهر في البيع، فعّل يمكن بيعه.
- إذا كان الصنف يجوز تسجيله كنفقات، فعّل يمكن تقييده كنفقة.
- إذا كان الصنف غذائيًا، فعّل صنف غذائي.
- اختر قيمة المفضلة إذا أردت تمييزه بصريًا.
-
اضبط التحذيرات التجارية عند الحاجة:
- في بند أمر المبيعات، اختر لا توجد رسالة أو تحذير أو رسالة الحظر بحسب ما تريد عند استخدام الصنف في بنود أوامر البيع.
- في تحذير بند أمر الشراء، اختر السلوك نفسه لبنود أوامر الشراء.
- إذا اخترت تحذير أو رسالة الحظر، اكتب الرسالة المطلوبة في الحقل التالي المتاح في السجل.
-
حدّد ما إذا كان الصنف جاهزًا للاستخدام التشغيلي:
- استخدم تم نشره عندما تريد إتاحة الصنف في العمل اليومي.
- إذا لم يكن الصنف جاهزًا بعد، اتركه غير منشور إلى حين استكمال بياناته.
-
عند الحاجة إلى سعر خاص بمورد، انتقل إلى تهيئة ثم افتح قوائم أسعار المورد، وبعدها أنشئ السطر المناسب:
- اضغط جديد.
- اختر المورد.
- حدّد الكمية والسعر والعملة.
- إذا لزم الأمر، اكتب اسم صنف المورد أو كود صنف المورد.
- حدّد مهلة التوصيل إذا كانت تحتاجها خطة الشراء.
- احفظ السطر.
-
بعد مراجعة البيانات، استخدم الأزرار التشغيلية بحسب الحاجة:
- تحديث الكمية لمراجعة الكميات المرتبطة بالصنف.
- تجديد المخزون لإعادة تفعيل أو استكمال تدفق المخزون المرتبط.
- طباعة بطاقات العناوين لإخراج بطاقات تعريف الصنف.
- احتساب السعر من قائمة المواد لحساب السعر اعتمادًا على قائمة المواد المرتبطة.
- تهيئة علامات التصنيف لضبط وسم الصنف.
- تهيئة للوصول إلى إعدادات الصنف المرتبطة.
- عرض الرسم البياني لعرض بيانات الصنف بصريًا.
- إزالة لحذف السجل عندما لا يعود مطلوبًا.
تحذير: إذا اخترت رسالة الحظر في التحذيرات التجارية، فسيؤدي استخدام الصنف في السطر المعني إلى إيقاف التدفق حتى تُعالج الرسالة أو تُغيّر الإعداد.
أمثلة
لنفترض أن مسؤول المشتريات يريد إنشاء صنف جديد باسم ورق طباعة A4 لاستخدامه في أوامر الشراء والمخزون:
- ينشئ سجلًا جديدًا من الأصناف.
- يملأ الاسم بـ ورق طباعة A4.
- يختار نوع المنتج = صنف قابل للتخزين.
- يضبط وحدة القياس ووحدة قياس الشراء على الوحدة المناسبة نفسها.
- يختار التتبع = لا يوجد تتبع إذا لم تكن هناك حاجة لتتبع الدفعات أو الأرقام التسلسلية.
- يفعّل يمكن شراؤه ويمكن بيعه إذا كان الصنف سيستخدم أيضًا في البيع.
- يحدد سياسة الفوترة = الكميات التي تم توصيلها حتى تتم الفوترة عند التسليم.
- يترك بند أمر المبيعات وتحذير بند أمر الشراء على لا توجد رسالة إذا لم تكن هناك قيود.
- يضغط تم نشره بعد اكتمال البيانات.
- إذا كان لدى الشركة مورد يبيع هذا الصنف بسعر خاص، يضيف سطرًا في قوائم أسعار المورد مع المورد والسعر والعملة ومهلة التوصيل المناسبة.
بهذا يصبح الصنف جاهزًا للاستخدام في الشراء، ويمكن أن يظهر بالسعر الصحيح عند اختيار المورد المرتبط به.
نصائح
نصيحة: اجعل وحدة القياس ووحدة قياس الشراء من نفس الفئة لتفادي مشكلات التحويل في أوامر الشراء.
ملاحظة: اختر التتبع بدقة منذ البداية، لأن طريقة التتبع تؤثر في الاستلام والتسليم ومراجعة المخزون.
تحذير: لا تستخدم رسالة الحظر إلا إذا كان المقصود إيقاف التدفق فعليًا عند اختيار الصنف في السطر.
نصيحة: استخدم المفضلة للأصناف المتكررة أو ذات الأولوية لتسهيل تمييزها بصريًا في العمل اليومي.
استكشاف الأخطاء وإصلاحها
-
العَرَض: لا يظهر الصنف في أمر الشراء.
السبب المحتمل: لم يتم تفعيل يمكن شراؤه أو لم يتم نشر الصنف.
الحل: فعّل يمكن شراؤه وتأكد من أن السجل تم نشره. -
العَرَض: لا يمكن اختيار الصنف بالكمية المطلوبة في أمر الشراء.
السبب المحتمل: لم تُضبط قوائم أسعار المورد أو أن الكمية المحددة في السعر أعلى من الكمية المطلوبة.
الحل: أضف سعرًا مناسبًا في قوائم أسعار المورد أو راجع قيمة الكمية. -
العَرَض: تظهر رسالة وتُوقف العملية عند إضافة الصنف إلى سطر شراء أو بيع.
السبب المحتمل: تم ضبط رسالة الحظر في بند أمر المبيعات أو تحذير بند أمر الشراء.
الحل: راجع إعداد التحذير، أو عدّل الرسالة، أو غيّر الخيار إلى تحذير أو لا توجد رسالة حسب الحاجة. -
العَرَض: لا يطابق سعر المورد المتوقع عند طباعة طلب عرض السعر.
السبب المحتمل: تم تحديد اسم صنف المورد أو كود صنف المورد أو المتغير بشكل غير صحيح، أو أن تاريخ السعر خارج فترة الصلاحية.
الحل: راجع بيانات سعر المورد، وخاصة تاريخ البدء وتاريخ الانتهاء وحقول الاسم والكود الخاصة بالمورد.
Was this page helpful?