نظرة عامة

تُستخدم صفحة الطلبات في المبيعات لعرض أوامر البيع ومتابعة دورة حياتها من عرض سعر إلى أمر البيع ثم تنفيذ الإجراءات المرتبطة بها، مثل تأكيد الطلب، إرسال الفاتورة الشكلية، إنشاء فاتورة، أو إلغاء العملية عند الحاجة. يعتمد عليها مندوب المبيعات ومسؤول حسابات العملاء والمدير المالي وأمين الصندوق عند متابعة الطلبات المرتبطة بالفوترة، السداد، والتسليم. كما تساعد على مراجعة شروط السداد، الشروط التجارية، سياسة الشحن، وتاريخ التسليم المطلوب قبل اعتماد الطلب أو تعديله.

التهيئة

تعرض هذه الصفحة بيانات تشغيلية تُستخدم مباشرة في إدارة الطلبات، ولا تتضمن إعدادات مستقلة خاصة بها ضمن الشاشة نفسها. ومع ذلك، يجب أن تكون القيم التالية مفهومة ومحددة داخل الطلب قبل إكماله:

المخزن: يحدد المخزن الذي سيُنفَّذ منه الطلب.
الشركة: يحدد الجهة القانونية التي تتبع لها العملية.
سياسة الشحن: تحدد إن كانت عملية التوصيل تُجدول في أقرب وقت ممكن أو عندما تكون كافة الأصناف جاهزة.
قائمة الأسعار: تؤثر في البنود المضافة حديثًا عند تغييرها.
شروط السداد: تحدد قواعد ومواعيد سداد فواتير العملاء.
مصدر التنفيذ: يوضح من أين سيتم تنفيذ الأمر، مثل عربية المندوب الخاصة أو مخزن الفرع أو مخزن الإنتاج التام بالمصنع أو حجز مسبق مؤجَّل.
تاريخ التسليم المتفق عليه: يُستخدم خصوصًا في تنفيذ الحجز المسبق بدون مخزون.
تاريخ التسليم المطلوب: يعكس التاريخ الذي يرغب العميل أو الموزع في استلام الطلب فيه.

ملاحظة: عند تغيير قائمة الأسعار بعد إضافة البنود، فإن البنود المضافة حديثًا فقط هي التي تتأثر بالتغيير.

سير العمل

انتقل إلى المبيعات > الطلبات > الطلبات لعرض قائمة الطلبات.
افتح الطلب المطلوب أو أنشئ طلبًا جديدًا من القائمة، ثم راجع بياناته الأساسية في نموذج الطلب.
الطلبات — المبيعات › الطلبات › الطلبات
إذا كان الطلب في حالة عرض سعر أو تم إرسال عرض السعر، فاختر الإجراء المناسب وفقًا للحاجة التجارية:
- استخدم تأكيد لنقل الطلب إلى أمر البيع.
- استخدم الإرسال عبر البريد الإلكتروني لإرسال العرض إلى العميل.
- استخدم إرسال بريد إلكتروني للاسترجاع لمتابعة البريد المرتبط بالطلب.
- استخدم إرسال فاتورة شكلية عندما تحتاج إلى مشاركة مستند شكلي قبل الفوترة.
- استخدم معاينة لمراجعة الطلب قبل اتخاذ القرار.
- استخدم إلغاء إذا لم يعد الطلب صالحًا.
عند الحاجة إلى اعتماد إداري، راجع حالة الموافقة:
- إذا كانت مسودة أو في انتظار الموافقة، فتابع الطلب حتى تتم الموافقة عليه.
- إذا كان القرار التجاري سلبيًا، تصبح الحالة مرفوض.
- بعد الاعتماد، يصبح الطلب جاهزًا لمتابعة التنفيذ أو الفوترة بحسب ما يحدده سير العمل.
بعد أن يصبح الطلب صالحًا للتنفيذ، اختر الإجراء المناسب حسب المرحلة:
- إنشاء فاتورة لإنشاء فاتورة عميل مرتبطة بالطلب.
- إنشاء مشروع إذا كان الطلب يتطلب تتبعًا عبر مشروع.
- تسجيل المعاملة عند الحاجة إلى تسجيل حركة مرتبطة بالطلب.
- إبطال المعاملة إذا احتجت إلى عكس أو إبطال المعاملة المسجلة.
- إنشاء إصدار عندما يلزم توثيق نسخة أو إصدار جديد للطلب.
إذا أصبح الطلب غير صالح أو تغير القرار التجاري، استخدم إلغاء القفل ثم إلغاء عند الاقتضاء، مع الانتباه إلى أن الحالة النهائية قد تصبح تم الإلغاء.
راجع قائمة الطلبات بعد تنفيذ الإجراء للتأكد من أن الحالة وحالة الموافقة وتاريخ الطلب وقائمة الأسعار وشروط السداد ومصدر التنفيذ تعكس ما تم اعتماده فعليًا.

نصيحة: استخدم معاينة قبل تأكيد الطلب عندما يكون هناك احتمال لتعديل عنوان الفاتورة أو عنوان التوصيل أو تاريخ التسليم المطلوب.

تحذير: لا تعتمد على تاريخ الطلب وحده لتحديد أولوية التنفيذ؛ راجع أيضًا تاريخ التسليم المتفق عليه وسياسة الشحن ومصدر التنفيذ.

أمثلة

لنفترض أن مندوب المبيعات تلقى طلبًا من عميل لشراء 20 وحدة من منتج معين، مع شروط سداد لمدة 30 يومًا، وسياسة الشحن على عندما تكون كافة الأصناف جاهزة. في قائمة الطلبات يفتح السجل، ثم يراجع مرجع الطلب والعميل وعنوان الفاتورة وعنوان التوصيل وتاريخ التسليم المطلوب. إذا كانت حالة الموافقة مسودة، فإنه ينتظر الاعتماد الداخلي أولًا، ثم يضغط تأكيد بعد الموافقة.

بعد أن تصبح الحالة أمر البيع، يستخدم إنشاء فاتورة لإصدار فاتورة عميل مرتبطة بالطلب. إذا احتاج قسم المالية إلى مستند تمهيدي قبل الفاتورة النهائية، يمكنه استخدام إرسال فاتورة شكلية. وإذا تغيّر قرار العميل وأصبح الطلب غير مطلوب، يمكنه استخدام إلغاء لتصبح الحالة تم الإلغاء، ثم مراجعة القائمة للتأكد من استبعاد الطلب من المتابعة اليومية.

نصائح

نصيحة: راجع الحالة وحالة الموافقة معًا؛ فقد يكون الطلب معروضًا في القائمة لكنه غير جاهز بعد للفوترة أو التنفيذ.

نصيحة: إذا كنت تعمل على طلبات متكررة، فاحرص على تدقيق قائمة الأسعار قبل تأكيد الطلب، لأن تغييرها لاحقًا لا يؤثر في البنود السابقة بنفس الطريقة.

ملاحظة: سياسة الشحن تؤثر في جدولة التوصيل؛ لذلك يجب مطابقتها مع توفر الأصناف قبل اعتماد وقت التسليم.

تحذير: استخدام إبطال المعاملة أو إلغاء يجب أن يكون مبنيًا على قرار تجاري واضح، لأن ذلك يغيّر مسار الطلب المحاسبي والتشغيلي.

استكشاف الأخطاء وإصلاحها

العَرَض: لا أجد الطلب في القائمة.
السبب المحتمل: قد يكون في حالة مختلفة عمّا تتوقعه أو ضمن شركة أخرى.
الحل: راجع أعمدة الحالة والشركة وتاريخ الطلب في القائمة.
العَرَض: لا يظهر خيار إنشاء فاتورة كما هو متوقع.
السبب المحتمل: الطلب لم يصل بعد إلى المرحلة المناسبة أو لم يُعتمد كما ينبغي.
الحل: راجع حالة الموافقة ثم استخدم تأكيد إذا كان الطلب جاهزًا.
العَرَض: بيانات الفاتورة أو التوصيل غير صحيحة بعد فتح الطلب.
السبب المحتمل: تم إدخال عنوان الفاتورة أو عنوان التوصيل أو تاريخ التسليم المطلوب بصورة غير دقيقة.
الحل: افتح السجل في نموذج الطلب، ثم صحّح الحقول قبل المتابعة.
العَرَض: تغيّر بعض البنود بعد تعديل قائمة الأسعار.
السبب المحتمل: هذا السلوك يطابق طريقة العمل المعتمدة؛ إذ تتأثر البنود المضافة حديثًا فقط.
الحل: راجع البنود الجديدة في الطلب قبل تأكيد التغييرات.

الطلبات