التطبيقات › المخزون › الأصناف
نظرة عامة
تُستخدم شاشة الأصناف لإدارة تعريفات المنتجات التي تتعامل معها الشركة في المخزون والمبيعات والشراء، بما في ذلك الصنف القابل للتخزين، والصنف الاستهلاكي، والخدمة، والمجموعة. يستخدمها أمين المخزون، ومندوب المبيعات، ومسؤول المشتريات، والمحاسب/المدير المالي عند إعداد الصنف للاستخدام اليومي في فواتير العملاء، وأوامر الشراء، وتتبع المخزون، وضبط شروط السداد والشروط التجارية المرتبطة بالتشغيل. كما تساعد على ضبط التتبع، وسياسة الفوترة، وخصائص الشراء والبيع بحيث يصبح الصنف جاهزاً للاستخدام التشغيلي دون الرجوع إلى إعدادات متفرقة.
الإعدادات
قبل البدء باستخدام الأصناف، تحقّق من إعدادات التعريف المرتبطة بالتعبئة والمسارات وربط الصنف بالمستودع، لأن هذه الإعدادات تتحكم في طريقة التحريك والتغليف والتوريد.
- تعبئة الصنف: يحدد تعبئةً قياسيةً يمكن استخدامها للصنف نفسه. يفيد ذلك عند بيع أو شراء الصنف في طرد أو حزمة ثابتة.
- الصنف: يربط التعبئة بصنف محدد.
- الشراء: عند تفعيله، يمكن استخدام التعبئة في أوامر الشراء.
- المبيعات: عند تفعيله، يمكن استخدام التعبئة في أوامر البيع.
- نوع الطرد: يوضح طبيعة الطرد.
- الكمية المحتواة: يحدد عدد الوحدات الموجودة داخل التعبئة.
- باركود: باركود الطرد الذي يمكن مسحه للتعرّف على كامل الوحدات المحتواة في شحنة عبر تطبيق الباركود.
- المسارات: يحدد مسار الصنف للتغليف، مثل الشراء أو التصنيع أو تجديد المخزون حسب الطلب، بحسب التطبيقات المثبتة.
ملاحظة: إذا كانت شركتك تعتمد على تعبئات موحّدة، فإعداد تعبئات الصنف مسبقاً يجعل إدخال أوامر البيع والشراء أسرع وأكثر دقة.
سير العمل
1) عرّف الصنف ثم قرر: صنف للتخزين أم للاستهلاك أم خدمة؟
- انتقل إلى المخزون > الأصناف > الأصناف.
- اضغط جديد لإنشاء صنف.
- أدخل الاسم وحدد نوع المنتج:
- صنف قابل للتخزين: عندما تحتاج إلى إدارة مخزون الصنف.
- استهلاكي: عندما لا تحتاج إلى إدارة مخزونه.
- الخدمة: عندما يكون الصنف خدمةً لا مخزوناً مادياً.
- مجموعة: عندما يكون الصنف تجميعاً لعدة عناصر.
- إذا كان الصنف قابلاً للتخزين، حدّد التتبع:
- حسب الرقم التسلسلي الفريد لتتبع كل وحدة بشكل مستقل.
- حسب أرقام الدفعات لتجميع التتبع على مستوى الدفعة.
- لا يوجد تتبع إذا لم تكن بحاجة إلى تتبع.
- حدّد وحدة القياس، ووحدة قياس الشراء، وفئة الصنف.
تنبيه: يوضّح الوصف أن الصنف القابل للتخزين هو الصنف الذي يمكن إدارة مخزونه، وأن وحدة قياس الشراء يجب أن تكون من نفس فئة وحدة القياس الافتراضية.
2) قرر: هل الصنف قابل للبيع أو الشراء، وهل يحتاج رسائل تحذير؟
- فعّل يمكن بيعه إذا كان الصنف سيظهر في المبيعات وفواتير العملاء.
- فعّل يمكن شراؤه إذا كان الصنف سيُستخدم في الشراء وأوامر الشراء.
- إذا كان الصنف يجب أن يخضع لسياسة امتثال أو موافقة قبل الاستخدام، استخدم حقول التحذير المرتبطة بالمبيعات أو الشراء:
- بند أمر المبيعات يحدد ما إذا كانت هناك لا توجد رسالة أو تحذير أو رسالة الحظر.
- تحذير بند أمر الشراء يحدد ما إذا كانت هناك لا توجد رسالة أو تحذير أو رسالة الحظر.
- إذا اخترت تحذير أو رسالة الحظر، فأدخل الرسالة في الحقل التالي المتعلق بها.
نصيحة: استخدم تحذير عندما تريد تنبيه المستخدم دون إيقاف العمل، واستخدم رسالة الحظر عندما يجب منع المتابعة حتى تتم المراجعة.
3) قرر: هل يلزم ربط الصنف بالنفقات أو بتصنيف مفضل؟
- فعّل يمكن تقييده كنفقة إذا كان من الممكن اختيار الصنف في النفقات.
- راجع المفضلة وحدد ما إذا كان الصنف عادي أو المفضلة بحسب أهميته التشغيلية.
- فعّل صنف غذائي فقط إذا كان الصنف منتجاً غذائياً وتحتاج إلى إتاحة خصائص التصنيع الغذائية.
ملاحظة: خيار صنف غذائي مذكور لتفعيل خصائص تصنيع غذائية، لذلك لا تستخدمه إلا عندما يكون الصنف فعلاً من فئة المنتجات الغذائية.
4) قرر: كيف ستُفوّتَر الكميات؟
- افتح سياسة الفوترة.
- اختر السياسة المناسبة:
- الكميات المطلوبة: لفوترة الكميات التي طلبها العميل.
- الكميات التي تم توصيلها: لفوترة الكميات التي تم إيصالها فعلاً إلى العميل.
- احفظ الصنف بعد الانتهاء.
تنبيه: اختيار السياسة الصحيحة يؤثر مباشرةً في فواتير العملاء وإشعارات دائنة لاحقاً، لأنه يحدد أساس الفوترة المعتمد على الطلب أو التسليم.
5) بعد حفظ الصنف: قرر ما إذا كنت بحاجة إلى تحديثات تشغيلية أو طباعة أو تحليل
استخدم الأزرار أعلى شاشة الصنف بحسب الحاجة التشغيلية:
- اضغط تحديث الكمية لمراجعة الكميات المتاحة للصنف.
- اضغط تجديد المخزون إذا كنت بحاجة إلى تشغيل عملية تجديد مرتبطة بالصنف.
- اضغط طباعة بطاقات العناوين لطباعة بطاقات تعريف الصنف.
- اضغط احتساب السعر من قائمة المواد إذا كان الصنف مرتبطاً بقائمة مواد.
- اضغط تهيئة علامات التصنيف لإعداد الوسوم التصنيفية.
- اضغط تهيئة لضبط إعدادات مرتبطة بالصنف نفسه من داخل السجل.
- اضغط عرض الرسم البياني لعرض البيانات بشكل بصري.
- اضغط إزالة إذا قررت حذف الصنف من القائمة.
ملاحظة: الزر إزالة هو خيار نهائي على مستوى السجل، لذا استخدمه فقط عندما لا يكون الصنف مطلوباً في التشغيل.
أمثلة
مثال: إعداد صنف قابل للتخزين للشراء والبيع
لنفترض أن الشركة تبيع علبة مياه 1.5 لتر وتشتريها أيضاً من المورد.
- من المخزون > الأصناف > الأصناف اضغط جديد.
- أدخل الاسم:
علبة مياه 1.5 لتر. - حدّد نوع المنتج: صنف قابل للتخزين.
- اختر التتبع: لا يوجد تتبع، لأن الشركة لا تحتاج إلى تتبع كل عبوة على حدة.
- حدّد وحدة القياس ووحدة قياس الشراء بما يتناسب مع سياسة الشركة.
- اختر فئة الصنف المناسبة.
- فعّل يمكن بيعه ويمكن شراؤه.
- اترك بند أمر المبيعات على لا توجد رسالة إذا لم تكن هناك قيود بيع.
- اترك تحذير بند أمر الشراء على لا توجد رسالة إذا لم تكن هناك قيود شراء.
- اجعل المفضلة على عادي.
- اختر سياسة الفوترة:
- الكميات التي تم توصيلها إذا كانت الفوترة تتم بعد التسليم.
- اضغط حفظ.
بعد الحفظ، يمكن لفريق المبيعات استخدام الصنف في فواتير العملاء، ويمكن لفريق المشتريات إدخاله في أوامر الشراء، ويمكن للمخزون متابعة الكميات عبر تحديث الكمية.
نصائح
نصيحة: اجعل وحدة قياس الشراء متوافقة مع وحدة القياس من نفس الفئة لتجنب أخطاء الإدخال عند الشراء.
ملاحظة: إذا كان الصنف يحتاج إلى تتبع فعلي في المستودع، فاختيار حسب الرقم التسلسلي الفريد أو حسب أرقام الدفعات يجب أن يتم من البداية، لأن التتبع ينعكس على العمليات اللاحقة.
تحذير: لا تستخدم رسالة الحظر إلا عندما تريد منع المستخدم من المتابعة فعلياً؛ أما تحذير فينبه فقط دون إيقاف التدفق.
نصيحة: استخدم المفضلة للأصناف الأكثر تداولاً لتسهيل تمييزها ضمن القائمة الكانبان.
استكشاف الأخطاء وإصلاحها
العرض: لا يظهر الصنف في المبيعات أو الشراء.
السبب المحتمل: لم يتم تفعيل يمكن بيعه أو يمكن شراؤه.
الحل: افتح الصنف وفعّل الخيار المناسب ثم احفظ.
العرض: تظهر رسالة تمنع متابعة طلب البيع أو الشراء.
السبب المحتمل: تم ضبط بند أمر المبيعات أو تحذير بند أمر الشراء على رسالة الحظر.
الحل: راجع الرسالة المرتبطة بالصنف، ثم عدّل الإعداد إلى تحذير أو لا توجد رسالة إذا كان ذلك مناسباً.
العرض: لا يمكن ضبط الفوترة كما هو متوقع.
السبب المحتمل: تم اختيار سياسة الفوترة غير المناسبة لطريقة تشغيل الشركة.
الحل: استخدم الكميات المطلوبة للفوترة على أساس الطلب، أو الكميات التي تم توصيلها للفوترة على أساس التسليم.
العرض: لا يظهر التتبع بالمستودع بالشكل المطلوب.
السبب المحتمل: تم ترك التتبع على لا يوجد تتبع أو اختيار نوع تتبع غير مناسب.
الحل: افتح الصنف وحدد نوع التتبع المناسب قبل اعتماد العمليات التشغيلية.
Was this page helpful?