التطبيقات › الإعدادات › المستخدمون والشركات
نظرة عامة
تُستخدم مجموعات الشركات لتنظيم الشركات ضمن مجموعات تشغيلية تساعد على ضبط قواعد المشاركة والربط الداخلي بين السجلات. يعتمد عليها المحاسب، والمدير المالي، ومسؤول الحسابات، ومسؤول المشتريات عندما يحتاجون إلى تصنيف الشركات ذات الصلة ومراجعة الشركات والأعضاء المرتبطين بكل مجموعة. من هذه الشاشة يمكنك إنشاء مجموعة جديدة، ثم مراجعة الشركات التابعة لها والمستخدمين المعيَّنين لها مباشرة من قائمة السجلات.
التهيئة
تعمل هذه الشاشة كقائمة مرجعية لمجموعات الشركات وتُظهر الحقول الأساسية التي تُعرّف كل مجموعة:
- الاسم: الحقل الأساسي المطلوب لتسمية مجموعة الشركات.
- الرمز: رمز قصير اختياري لاستخدامه في مراجع قواعد المشاركة داخل الكود أو تعبيرات النطاق.
- الشركات: يوضح الشركات المرتبطة بالمجموعة.
- المستخدمون: يوضح المستخدمين المعيَّنين إلى المجموعة.
- الوصف: يتيح إضافة شرح مختصر لغرض المجموعة أو نطاقها.
ملاحظة: إذا كنت تستخدم الرمز في قواعد المشاركة داخل الكود أو تعبيرات النطاق، فاحرص على أن يكون قصيرًا وواضحًا ومتماسكًا مع تسمية المجموعة.
سير العمل
-
افتح شاشة مجموعات الشركات من المسار: الإعدادات > المستخدمون والشركات > مجموعات الشركات.
-
راجع قائمة المجموعات الحالية وحدد ما إذا كنت تحتاج إلى:
- إنشاء مجموعة جديدة،
- مراجعة الشركات المرتبطة بمجموعة موجودة،
- مراجعة المستخدمين المعيَّنين إلى مجموعة موجودة.
-
إذا كانت المجموعة جديدة، فانتقل إلى إنشاء سجل جديد عبر زر جديد.
- استخدم هذا الخيار عندما لا توجد مجموعة مناسبة في القائمة.
- ينتقل السجل إلى حالة إنشاء جديدة غير معروضة هنا حتى تُحفظ بياناته الأساسية.
-
إذا كانت المجموعة موجودة وتحتاج إلى معرفة نطاقها التنظيمي، فافتح عرض عرض الشركات لمراجعة الشركات المرتبطة بها.
- استخدم هذا الإجراء عندما تريد التأكد من الشركات التي تشترك في المجموعة نفسها.
- يعرض لك هذا الاختيار الشركات المرتبطة بالسجل دون إنشاء سجل جديد.
-
إذا كانت المجموعة موجودة وتحتاج إلى معرفة من يرتبط بها من المستخدمين، فافتح عرض عرض المستخدمين المعيَّنين.
- استخدم هذا الإجراء عندما تريد التحقق من المسؤولين أو المستخدمين المخولين ضمن هذه المجموعة.
- يفيد ذلك مسؤول الحسابات أو المدير المالي عند مراجعة نطاق الصلاحيات أو التوزيع التنظيمي.
-
عند إنشاء مجموعة جديدة، أدخل على الأقل الاسم لأنه الحقل المطلوب، ثم أضف الرمز إذا كانت المجموعة ستُستخدم في قواعد مشاركة داخل الكود أو في تعبيرات النطاق.
- إذا كان الغرض تشغيليًا فقط، يكفي الاسم والوصف.
- إذا كان الغرض تقنيًا أو تنظيميًا، فاستفد من الرمز لتسهيل الإشارة إلى المجموعة.
-
راجع الوصف لتوثيق الغرض من المجموعة، ثم تأكد من صحة ارتباط الشركات والمستخدمين قبل الاعتماد عليها في العمل اليومي.
- الشركات تحدد نطاق الكيانات التابعة للمجموعة.
- المستخدمون يحددون الأشخاص أو الحسابات المخولة ضمنها.
نصيحة: اجعل الاسم معبرًا عن نطاق المجموعة الفعلي، لأن هذا الحقل هو أول ما يميّز المجموعة في القائمة.
تحذير: لا تعتمد على الرمز وحده لفهم المجموعة؛ فهو اختياري ومخصص للاستخدام في القواعد والتعبيرات، بينما يبقى الاسم هو المرجع الرئيسي للمستخدمين.
أمثلة
لنفترض أن الشركة تدير كيانين تشغيليين: شركة الرياض وشركة جدة، وتريدان أن تشتركا في نفس إطار المشاركة الداخلي. لإنشاء هذه المجموعة:
- من شاشة مجموعات الشركات اضغط جديد.
- أدخل الاسم:
مجموعة المنطقة الوسطى. - أدخل الرمز:
RGC. - اكتب في الوصف:
تجميع الشركات التابعة للمنطقة الوسطى لأغراض المشاركة الداخلية. - راجع أن الشركات تتضمن شركة الرياض وشركة جدة.
- افتح عرض الشركات للتأكد من أن الشركات المرتبطة صحيحة.
- افتح عرض المستخدمين المعيَّنين للتحقق من أن المستخدمين المعنيين قد أُسنِدوا إلى المجموعة المناسبة.
بهذه الطريقة تصبح المجموعة جاهزة للاستخدام كمرجع تنظيمي، ويمكن لمسؤول الحسابات أو المدير المالي الرجوع إليها عند مراجعة الصلاحيات أو نطاقات المشاركة.
نصائح
نصيحة: استخدم الوصف لتسجيل سبب إنشاء المجموعة، خاصة إذا كانت هناك مجموعات متقاربة في الاسم أو النطاق.
ملاحظة: تُفيد هذه الشاشة عند مراجعة البنية التنظيمية قبل توزيع المستخدمين على الشركات أو عند التحقق من التوافق بين الشركات المرتبطة.
تحذير: إذا كان الرمز سيُستخدم في قواعد المشاركة داخل الكود أو تعبيرات النطاق، فغيّر قيمته بحذر لتجنب كسر المراجع المعتمدة عليه.
استكشاف الأخطاء وإصلاحها
لا أرى مجموعة الشركات المطلوبة في القائمة → قد تكون المجموعة لم تُنشأ بعد أو لم تُحفظ. → استخدم جديد لإنشاء السجل أو راجع القائمة بعد الحفظ.
لا تظهر أي شركات أو مستخدمين عند استخدام الأزرار المرتبطة → قد تكون المجموعة غير مرتبطة بعد بالشركات أو المستخدمين. → راجع السجل وأكمل ربط الشركات والمستخدمون.
الرمز غير ظاهر أو فارغ → هذا طبيعي إذا لم يكن هناك حاجة إلى رمز اختياري. → أضف الرمز فقط عندما تحتاجه قواعد المشاركة داخل الكود أو تعبيرات النطاق.
Was this page helpful?