التطبيقات › المبيعات › الأصناف
نظرة عامة
تُستخدم صفحة الأصناف لإدارة أصناف البيع التي تعتمد عليها عمليات المبيعات والشراء والمخزون، مثل الأصناف القابلة للتخزين، والاستهلاكية، والخدمية، ومجموعات الأصناف. يستفيد منها مندوب المبيعات، ومسؤول المشتريات، والمحاسب، والمدير المالي عند تجهيز الأصناف، وضبط شروط استخدامها، ومراجعة أثرها على الفوترة والعمليات التشغيلية.
تسمح لك هذه الصفحة بإنشاء الصنف، وضبط نوعه، ووحدة القياس، وفئة الصنف، وخيارات التتبع، والتنبيهات الخاصة بأوامر المبيعات والشراء، إضافة إلى خصائص مثل إمكانية البيع والشراء، والتقييد كنفقات، وكونه صنفًا غذائيًا. كما تتيح لك تنفيذ إجراءات تشغيلية مثل تحديث الكمية، وتجديد المخزون، وطباعة بطاقات العناوين، واحتساب السعر من قائمة المواد، وتهيئة علامات التصنيف.
الإعدادات
ملاحظة: التهيئة هنا هي ما يضبط سلوك الصنف قبل استخدامه اليومي في المبيعات أو المخزون أو الشراء.
الحقول الأساسية في الصنف
-
الاسم: اسم الصنف كما سيظهر في شاشة الأصناف وفي المستندات المرتبطة به.
-
نوع المنتج: يحدد طبيعة الصنف. الخيارات المتاحة هي:
- صنف قابل للتخزين: صنف يمكن إدارة مخزونه، ويستلزم أن يكون تطبيق المخزون مثبتًا.
- استهلاكي: صنف لا تُدار كميته كمخزون.
- الخدمة: صنف غير مادي يُستخدم في الفوترة أو تقديم الخدمات.
- مجموعة: صنف مجمّع.
-
وحدة القياس: وحدة القياس الافتراضية المستخدمة لكافة عمليات المخزون.
-
وحدة قياس الشراء: وحدة القياس الافتراضية المستخدمة في أوامر الشراء، ويجب أن تكون من نفس فئة وحدة القياس الافتراضية.
-
فئة الصنف: الفئة التي يُصنَّف ضمنها الصنف.
-
التتبع: يحدد طريقة تتبع الصنف القابل للتخزين في المستودع. الخيارات المتاحة هي:
- حسب الرقم التسلسلي الفريد
- حسب أرقام الدفعات
- لا يوجد تتبع
-
الأصناف: حقل تصنيفي ضمن الشاشة.
-
بند أمر المبيعات: يحدد السلوك عند استخدام الصنف في أمر بيع. الخيارات المتاحة هي:
- لا توجد رسالة
- تحذير
- رسالة الحظر
عند اختيار تحذير تظهر رسالة تنبيه للمستخدم، وعند اختيار رسالة الحظر تظهر الرسالة ويُوقَف التدفق. وتُكتب الرسالة في الحقل التالي.
-
تحذير بند أمر الشراء: يحدد السلوك عند استخدام الصنف في أمر شراء. الخيارات المتاحة هي:
- لا توجد رسالة
- تحذير
- رسالة الحظر
عند اختيار تحذير تظهر رسالة تنبيه للمستخدم، وعند اختيار رسالة الحظر تظهر الرسالة ويُوقَف التدفق. وتُكتب الرسالة في الحقل التالي.
-
تم نشره: يوضح ما إذا كان الصنف منشورًا.
-
المفضلة: يحدد ما إذا كان الصنف عادي أو المفضلة.
-
يمكن بيعه: يسمح باستخدام الصنف في المبيعات.
-
يمكن شراؤه: يسمح باستخدام الصنف في أوامر الشراء.
-
يمكن تقييده كنفقة: يحدد ما إذا كان بالإمكان اختيار الصنف في النفقات.
-
صنف غذائي: يعرّف الصنف على أنه صنف غذائي، بما يتيح ميزات التصنيع الغذائي.
-
سياسة الفوترة: تحدد ما الذي يُفوتر من الطلب. الخيارات المتاحة هي:
- الكميات المطلوبة: فوترة الكميات التي قد طلبها العميل.
- الكميات التي تم توصيلها: فوترة الكميات التي قد تم إيصالها إلى العميل.
نصيحة: إذا كان الصنف قابلاً للتخزين، فراجِع نوع المنتج والتتبع قبل الاعتماد عليه في العمليات؛ لأن هذين الحقلين يؤثران مباشرة في إدارة المخزون.
تحذير: اختيار رسالة الحظر في بند أمر المبيعات أو تحذير بند أمر الشراء لا يكتفي بإظهار تنبيه؛ بل يوقف التدفق حتى تتم معالجة الرسالة.
Workflow
1) إنشاء صنف جديد
- من صفحة الأصناف، اضغط جديد.
- أدخِل الاسم وحدد نوع المنتج وفق طبيعة الصنف:
- اختر صنف قابل للتخزين إذا كنت ستتابع الكمية في المخزون.
- اختر استهلاكي إذا كان الصنف لا يحتاج إلى إدارة مخزون.
- اختر الخدمة إذا كان الصنف غير مادي.
- اختر مجموعة إذا كنت تتعامل مع صنف مجمّع.
- حدّد وحدة القياس ووحدة قياس الشراء، ثم اختر فئة الصنف.
- عيّن التتبع حسب الحاجة:
- حسب الرقم التسلسلي الفريد عندما تريد تتبع كل وحدة على حدة.
- حسب أرقام الدفعات عندما تريد تتبع دفعات الصنف.
- لا يوجد تتبع عندما لا تحتاج إلى تتبع مخزني.
- اضبط بند أمر المبيعات وتحذير بند أمر الشراء:
- اختر لا توجد رسالة إذا لم تكن بحاجة إلى تنبيه أو حظر.
- اختر تحذير إذا أردت تنبيه المستخدم دون إيقاف العملية.
- اختر رسالة الحظر إذا أردت إيقاف العملية حتى تتم مراجعة الرسالة.
- حدّد ما إذا كان الصنف يمكن بيعه أو يمكن شراؤه أو يمكن تقييده كنفقة، ثم فعّل صنف غذائي فقط إذا كان ذلك مناسبًا لطبيعة الصنف.
- اضبط سياسة الفوترة وفق طريقة العمل:
- الكميات المطلوبة للفوترة على أساس المطلوب.
- الكميات التي تم توصيلها للفوترة على أساس ما تم تسليمه فعليًا.
- احفظ الصنف وفق إجراء الحفظ المتاح في الشاشة.
ملاحظة: إن كنت تُنشئ صنفًا قابلًا للتخزين، فتأكد من أن إدارة المخزون مطبقة لديك قبل الاعتماد عليه تشغيليًا.
2) القرار التشغيلي: بيع الصنف أو شراؤه أو استخدامه في النفقات
- افتح الصنف المطلوب من صفحة الأصناف.
- راجع خصائصه الأساسية:
- إذا كان الصنف مخصصًا للمبيعات، فاترك يمكن بيعه مفعّلًا.
- إذا كان الصنف مخصصًا للشراء، فاترك يمكن شراؤه مفعّلًا.
- إذا كان الصنف يظهر ضمن النفقات، ففعّل يمكن تقييده كنفقة.
- إذا احتجت إلى تنبيه عند الاستخدام في أمر بيع أو أمر شراء، اضبط بند أمر المبيعات أو تحذير بند أمر الشراء على تحذير أو رسالة الحظر.
- إذا كان الصنف يخص نشاطًا غذائيًا، فعّل صنف غذائي لتفعيل إمكانات التصنيع الغذائي المرتبطة به.
- عند الانتهاء، اعتمد التعديلات عبر الحفظ.
3) القرار التشغيلي: إدارة كمية الصنف أو مراجعة مخزونه
- من بطاقة الصنف، استخدم تحديث الكمية عندما تحتاج إلى مراجعة الكمية الحالية أو تحديثها.
- استخدم تجديد المخزون عندما تحتاج إلى إعادة تزويد الصنف.
- إذا كان الصنف قابلًا للتخزين ومُعرّفًا للتتبع، راجع التتبع قبل أي حركة مخزنية.
- عند الحاجة إلى مراجعة العرض المرئي، استخدم عرض الرسم البياني لعرض تمثيل الصنف بحسب البيانات المتاحة في الشاشة.
نصيحة: تُعد وحدة القياس ووحدة قياس الشراء من أهم الحقول قبل البدء في التعامل مع الكميات؛ لأنهما تؤثران في المخزون والشراء معًا.
4) القرار التشغيلي: إعداد المظهر أو المراجع الطابعة
- إذا كنت تريد تجهيز بطاقات للصنف، استخدم طباعة بطاقات العناوين.
- إذا كنت تعمل مع تصنيف داخلي منظم، استخدم تهيئة علامات التصنيف لربط العلامات المناسبة بالصنف.
- إذا كنت تحتاج إلى مراجعة إعدادات الصنف المتاحة في الصفحة، استخدم تهيئة ثم عدّل القيم اللازمة ضمن الحقول المعروضة.
5) القرار التشغيلي: معالجة الصنف كمكوّن سعري
- افتح الصنف المطلوب من الأصناف.
- إذا كان الصنف مرتبطًا بتكلفة أو تركيب سعري يعتمد على قائمة مواد، استخدم احتساب السعر من قائمة المواد.
- راجع النتيجة ثم احفظ التعديلات عند الحاجة.
أمثلة
لنفترض أن لديك صنفًا باسم قلم حيّز تسويقي وتريد استخدامه في المبيعات والشراء معًا:
- أنشئ صنفًا جديدًا من صفحة الأصناف.
- أدخِل الاسم: قلم حيّز تسويقي.
- عيّن نوع المنتج إلى صنف قابل للتخزين لأنك تريد متابعة الكمية.
- اختر وحدة القياس ووحدة قياس الشراء بما يتوافق مع فئة الوحدات المعتمدة.
- حدّد فئة الصنف المناسبة.
- اجعل التتبع على حسب أرقام الدفعات إذا كنت تتعقب دفعات الاستلام.
- عيّن بند أمر المبيعات إلى تحذير مع رسالة تنبيه تخص حدًّا أدنى للكمية.
- عيّن تحذير بند أمر الشراء إلى لا توجد رسالة إذا لم تكن بحاجة إلى تنبيه في الشراء.
- فعّل يمكن بيعه ويمكن شراؤه.
- اترك يمكن تقييده كنفقة غير مفعّل لأن الصنف ليس نفقة.
- إذا كان الصنف غذائيًا، فعّل صنف غذائي؛ وإلا فاتركه غير مفعّل.
- اضبط سياسة الفوترة على الكميات التي تم توصيلها إذا كنت تفوتر فقط ما تم تسليمه فعليًا.
- استخدم تحديث الكمية عند وصول مخزون أولي، ثم تجديد المخزون عند الحاجة إلى إعادة الطلب.
- عند تجهيز العرض المرئي أو الملصقات، استخدم طباعة بطاقات العناوين وتهيئة علامات التصنيف عند الحاجة.
بهذه الطريقة يصبح الصنف جاهزًا للاستخدام في أمر بيع أو أمر شراء، مع ضبط واضح لسلوكه في الفوترة والمخزون.
نصائح
نصيحة: اختر الكميات المطلوبة في سياسة الفوترة إذا كانت سياستكم التجارية تفوتر عند الطلب، لا عند التسليم.
ملاحظة: بند أمر المبيعات وتحذير بند أمر الشراء مفيدان لمنع الاستخدام غير المقصود للصنف في المستندات.
تحذير: لا تفعّل صنف قابل للتخزين ما لم تكن إدارة المخزون مناسبة ومعدة تشغيليًا لهذا الصنف.
نصيحة: استخدم المفضلة لتمييز الأصناف التي تحتاج وصولًا سريعًا أو مراجعة متكررة.
ملاحظة: إذا كان الصنف مخصصًا للخدمات لا للبضائع، فراجع ضرورة التتبع ووحدة قياس الشراء قبل اعتماد الإعدادات.
استكشاف الأخطاء وإصلاحها
| العَرَض | السبب المحتمل | الحل |
|---|---|---|
| لا يظهر الصنف كمخزون قابل للإدارة | تم اختيار نوع غير صنف قابل للتخزين | عدّل نوع المنتج إلى صنف قابل للتخزين عند الحاجة، مع التأكد من توفر تطبيق المخزون. |
| لا يمكن متابعة حركة الصنف بدقة | تم اختيار لا يوجد تتبع | غيّر التتبع إلى حسب الرقم التسلسلي الفريد أو حسب أرقام الدفعات بحسب الحاجة التشغيلية. |
| تتوقف عملية البيع أو الشراء برسالة | تم ضبط بند أمر المبيعات أو تحذير بند أمر الشراء على رسالة الحظر | راجع الرسالة المعرّفة في الحقل التالي، ثم بدّل الخيار إلى تحذير أو لا توجد رسالة إذا كان ذلك مناسبًا. |
| لا يتوافق الشراء مع الكميات أو الوحدات | وحدة القياس ووحدة قياس الشراء ليستا من الفئة نفسها | اضبط الوحدتين بحيث تكونان ضمن الفئة نفسها قبل اعتماد الصنف. |
Was this page helpful?