نظرة عامة

تجمع شاشة المبيعات سجلات أوامر البيع في قائمة واحدة تمكّنك من متابعة دورة حياة الطلب من عرض السعر إلى أمر البيع أو تم الإلغاء. يستخدمها مندوب المبيعات ومسؤول الحسابات المالية وفرق العمليات لمراجعة الطلبات، والتحقق من حالة الموافقة، ثم تنفيذ الإجراءات المتاحة مثل تأكيد الطلب، أو إنشاء فاتورة، أو إرسال بريد إلكتروني، أو إلغاء المعاملة. كما تساعدك الحقول الظاهرة في القائمة على التحقق من العميل وعنوان الفاتورة وعنوان التوصيل وشروط السداد وسياسة الشحن قبل متابعة المعالجة.

الإعدادات

تعتمد شاشة المبيعات على بيانات الطلب نفسها وعلى الحقول التي تظهر في القائمة، ولا تتطلب من هذه الصفحة إعدادات منفصلة. ومع ذلك، فإن فهم الحقول التالية يوضح لك كيف تُدار الطلبات يومياً:

الحقل	الغرض
مرجع الطلب	المرجع التعريفي للطلب.
العميل	العميل المرتبط بالطلب.
عنوان الفاتورة	العنوان الذي تُصدر عليه فواتير العملاء.
عنوان التوصيل	العنوان الذي تُسلَّم إليه البضائع أو الخدمات.
تاريخ الطلب	تاريخ إنشاء الأوامر في المسودة أو تم إرسال العرض، وتاريخ التأكيد في الأوامر مؤكدة.
المخزن	المخزن المرتبط بتنفيذ الطلب.
الشركة	الشركة المرتبطة بالسجل.
سياسة الشحن	تحدد ما إذا كانت عملية التوصيل تُخطط في أقرب وقت ممكن أو عندما تكون كافة الأصناف جاهزة. إذا قمت بتوصيل كافة الأصناف دفعةً واحدة، فستُجدول عملية التوصيل بناءً على مهلة التوصيل الأعلى للأصناف، وإلا فستكون مبنية على الأقصر.
الحالة	دورة حياة الطلب: عرض سعر، تم إرسال عرض السعر، أمر البيع، تم الإلغاء.
حالة الموافقة	حالة الاعتماد: مسودة، في انتظار الموافقة، تمت الموافقة، مرفوض.
مصدر التنفيذ	يبيّن من أين سيتم تنفيذ الأمر: عربية المندوب الخاصة، مخزن الفرع، مخزن الإنتاج التام بالمصنع، أو حجز مسبق مؤجَّل. القيمة الافتراضية تُؤخذ من بروفايل المندوب.
تاريخ التسليم المتفق عليه	بالنسبة لتنفيذ الحجز المسبق بدون مخزون: التاريخ المتوقع لتحويل الأمر إلى تسليم فعلي من مخزن الفرع.
تاريخ الانتهاء	تاريخ انتهاء صلاحية السجل.
قائمة الأسعار	تغيير قائمة الأسعار يؤثر فقط في البنود المضافة حديثاً.
شروط السداد	القواعد التي تحدد مواعيد وطريقة سداد الفاتورة.
تاريخ التسليم المطلوب	التاريخ الذي يرغب الموزع في استلام الطلب فيه.

ملاحظة: عندما تغيّر قائمة الأسعار أثناء العمل على الطلب، فإن التأثير يقتصر على البنود التي تُضاف بعد التغيير، وليس على البنود السابقة.

سير العمل

افتح المبيعات من قائمة المبيعات لمراجعة الطلبات الحالية.
حدّد السجل الذي تريد العمل عليه، ثم راقب الحالة وحالة الموافقة لمعرفة المرحلة الحالية:
- إذا كانت الحالة = عرض سعر أو تم إرسال عرض السعر، فالطلب لا يزال قبل الاعتماد النهائي.
- إذا كانت الحالة = أمر البيع، فالطلب أصبح صالحاً للمعالجة التشغيلية.
- إذا كانت الحالة = تم الإلغاء، فلا يمكن متابعة التنفيذ إلا إذا أنشأت إنشاء إصدار أو راجعت السجل بحسب الحاجة.
- إذا كانت حالة الموافقة = مسودة أو في انتظار الموافقة أو مرفوض، فالتقدم يعتمد على قرار الاعتماد الداخلي.
عند مراجعة طلب في مرحلة العرض، اختر القرار المناسب:
- استخدم تأكيد لنقل السجل إلى مرحلة الاعتماد/التنفيذ عندما تكون البيانات صحيحة.
- استخدم إلغاء إذا لم يعد الطلب صالحاً.
- استخدم معاينة لمراجعة محتوى الطلب قبل اتخاذ القرار النهائي.
- استخدم إرسال فاتورة شكلية إذا كنت تحتاج إلى مستند تمهيدي مرتبط بالطلب.
- استخدم الإرسال عبر البريد الإلكتروني لإخراج الطلب أو إشعاره إلى الأطراف المعنية.
إذا كان المطلوب هو معالجة الطلب مالياً بعد تثبيت البيانات، اختر الإجراء المناسب من السجل:
- إنشاء فاتورة لإنشاء فاتورة العملاء المرتبطة بالطلب.
- إنشاء مشروع عندما يكون التسليم أو الخدمة مرتبطاً بمشروع منفذ.
- تسجيل المعاملة لتوثيق حركة ذات صلة على السجل.
- إبطال المعاملة لإلغاء أثر معاملة مسجلة بالخطأ.
إذا أصبحت البيانات مقفلة وتحتاج إلى تعديل، استخدم إلغاء القفل، ثم راجع ما يلزم قبل المتابعة.
- بعد تحرير السجل، يمكنك تعديل الحقول الظاهرة مثل العميل، عنوان الفاتورة، عنوان التوصيل، المخزن، قائمة الأسعار، أو شروط السداد حسب الحاجة.
- إذا كان الطلب بحاجة إلى نسخة جديدة أو مسار بديل، استخدم إنشاء إصدار بدل تعديل المسار الحالي.
إذا أصبح الطلب غير صالح نهائياً، استخدم إلغاء لإيقافه، ثم تحقّق من أن الحالة أصبحت تم الإلغاء.
- إذا احتجت إلى تتبع مرجعي أو مراجعة لاحقة، احتفظ بالسجل في القائمة مع حالته النهائية.
- إذا كان الإلغاء غير مناسب لأن التنفيذ بدأ بالفعل، فاختر إبطال المعاملة فقط عندما تكون المعاملة المسجلة هي محل التصحيح.

نصيحة: راقب دائماً حالة الموافقة قبل إنشاء فاتورة العملاء؛ فهذا يجنّبك إصدار مستندات مالية قبل اكتمال الاعتماد الداخلي.

تحذير: لا تفترض أن تغيير قائمة الأسعار سيعيد تسعير البنود الموجودة؛ التأثير الموثق يقتصر على البنود التي تُضاف حديثاً فقط.

أمثلة

مثال عملي: طلب بيع جديد مع اعتماد ثم فوترة

لنفترض أن مندوب المبيعات أنشأ طلباً للعميل شركة الأفق للتجارة، مع عنوان الفاتورة نفسه للعنوان التجاري، وعنوان التوصيل إلى فرع الرياض، وشروط السداد = 30 يوماً، وسياسة الشحن = عندما تكون كافة الأصناف جاهزة.

افتح المبيعات وحدد الطلب من القائمة.
راقب حالة الموافقة؛ إذا كانت مسودة أو في انتظار الموافقة، فراجع الحقول الرئيسية قبل الاعتماد.
اضغط تأكيد عندما تكون البيانات صحيحة.
بعد التحول إلى أمر البيع، اضغط إنشاء فاتورة لإصدار فاتورة العملاء المرتبطة بالطلب.
إذا احتجت إلى إخطار العميل، استخدم الإرسال عبر البريد الإلكتروني.
إذا اكتشفت خطأً في المعاملة المسجلة قبل الإنهاء المالي، استخدم إبطال المعاملة وفق الحاجة.
إذا أصبح الطلب غير صالح، اضغط إلغاء لتغيير الحالة إلى تم الإلغاء.

بهذا التسلسل تكون قد انتقلت من مراجعة الطلب إلى اعتماده ثم إلى معالجته مالياً، مع الحفاظ على تتبع واضح داخل القائمة.

نصائح

نصيحة: استخدم معاينة قبل تأكيد الطلبات ذات القيم العالية أو الشروط الخاصة.
ملاحظة: يظهر تاريخ الطلب كوقت إنشاء في الأوامر المسودة وتم إرسال العرض، ويظهر كتاريخ تأكيد بعد اعتماد الطلب.
تحذير: إذا كان التنفيذ يعتمد على حجز مسبق مؤجَّل، فانتبه إلى تاريخ التسليم المتفق عليه لأنه يحدد وقت التحويل إلى تسليم فعلي من مخزن الفرع.
نصيحة: عند الحاجة إلى إعادة صياغة مسار الطلب دون فقد الأثر الأصلي، استخدم إنشاء إصدار بدل تعديل السجل الأساسي مباشرة.
ملاحظة: مصدر التنفيذ قد يأتي افتراضياً من بروفايل المندوب، لذلك راجعه قبل اعتماد الطلبات الموجهة من عدة قنوات.

استكشاف الأخطاء وإصلاحها

العرض	السبب المحتمل	الحل
لا يظهر الطلب في مرحلة المعالجة المالية	لا يزال في عرض سعر أو تم إرسال عرض السعر ولم يتحول إلى أمر البيع	افتح السجل ثم استخدم تأكيد بعد مراجعة البيانات
لا تتغير الأسعار في البنود القديمة بعد تعديل قائمة الأسعار	التغيير يؤثر فقط في البنود المضافة حديثاً	أضف البنود الجديدة بعد تعديل قائمة الأسعار أو راجع التسعير على البنود الجديدة فقط
لا يمكن متابعة الطلب	الحالة أصبحت تم الإلغاء	أنشئ إنشاء إصدار إذا كنت تحتاج إلى مسار بديل، أو استخدم السجل للإرجاع المرجعي فقط
لا تتم مطابقة تاريخ التنفيذ المتوقع مع الواقع	تم اختيار مصدر التنفيذ أو تاريخ التسليم المتفق عليه بصورة لا تناسب طريقة التوريد	راجع الحقول الخاصة بالتنفيذ قبل الاعتماد، خاصة في حالة حجز مسبق مؤجَّل

المبيعات