التطبيقات › المخزون › العمليات
نظرة عامة
يُستخدم الجرد المادي لمراجعة تعديلات المخزون وتطبيقها من شاشة واحدة، وهو يفيد أمين المخزون، ومسؤول العمليات، ومندوب المبيعات، ومسؤول المشتريات عندما يحتاجون إلى عكس الواقع الفعلي للمخزون في النظام. من هذه الشاشة يمكنك البحث في التعديلات، ثم إنشاء تعديل جديد عبر جديد، أو تنفيذ التعديلات المتاحة دفعة واحدة عبر تطبيق الكل.
تكون هذه الشاشة مفيدة عادةً بعد الجرد الفعلي، أو عند ظهور فروقات بين الرصيد المسجّل والحالة الميدانية للبضائع.
التهيئة
لا تعرض الشاشة المرفقة حقول إعداد وظيفية خاصة بالجرد المادي، بل تعرض فقط أدوات العرض والبحث والتنفيذ. لذلك لا توجد هنا تهيئة تشغيلية يمكن ضبطها داخل هذه الصفحة نفسها، وإنما يعتمد الاستخدام اليومي على فهم ما تعرضه القائمة وكيفية الوصول إلى التعديلات المطلوبة.
تتضمن أدوات الشاشة المعروضة ما يلي:
- نمط القائمة: يحدد طريقة عرض السجلات في القائمة.
- نوع الخط: يحدد مظهر عرض النص داخل القائمة.
- موضع المحادثات: يحدد موضع لوحة المحادثات المرتبطة بالسجل عند فتحه.
- بحث...: يسمح بالعثور على تعديل محدد بسرعة داخل قائمة الجرد المادي.
ملاحظة: بما أن الحقول المعروضة هنا هي حقول عرض وبحث، فإن استخدامها يسهّل الوصول إلى التعديل الصحيح قبل تطبيقه، لكنه لا يغيّر معنى الجرد نفسه.
سير العمل
1) ابدأ من قائمة الجرد المادي وحدد ما إذا كنت ستنشئ تعديلًا جديدًا أم ستطبق التعديلات الموجودة
عند الوصول إلى المخزون > العمليات > التعديلات > الجرد المادي، تكون أمامك قائمة التعديلات المتاحة.
- إذا كنت بحاجة إلى تسجيل تعديل جديد للجرد، فاضغط جديد.
- إذا كانت التعديلات المطلوبة موجودة بالفعل في القائمة وتريد تنفيذها دفعة واحدة، فاضغط تطبيق الكل.
نصيحة: استخدم بحث... أولًا إذا كانت قائمة التعديلات طويلة، حتى تصل إلى السجل المطلوب قبل اتخاذ قرار الإنشاء أو التطبيق.
2) عند وجود تعديل مطلوب، قرر هل ستنشئ سجلًا جديدًا أم ستستخدم السجلات الظاهرة
هذا هو قرار العمل الرئيسي في هذه الشاشة:
- اختر جديد عندما تريد بدء تعديل مادي لم يُسجل بعد.
- اختر تطبيق الكل عندما تريد اعتماد وتنفيذ كل التعديلات الظاهرة والمستوفية في القائمة.
بعد الاختيار، ينتقل السجل من حالة غير منفذة إلى نتيجة تطبيق التعديل على المخزون بحسب البيانات المتاحة في القائمة.
تنبيه: لا تستخدم تطبيق الكل إلا بعد التأكد من أن التعديلات المعروضة هي التعديلات التي تريد تنفيذها فعلًا، لأن الزر يطبقها دفعة واحدة.
3) أنشئ التعديل الجديد فقط إذا كان الجرد الفعلي يتطلب سجلًا جديدًا
إذا كان هدفك توثيق فرق مادي جديد لم يظهر في القائمة، فابدأ بـ جديد.
يُستخدم هذا المسار عندما تكون الفروقات ناتجة عن جرد فعلي أو مراجعة ميدانية وتحتاج إلى تسجيلها ضمن عمليات المخزون.
- اضغط جديد.
- أنشئ التعديل المطلوب وفق حاجة العمل.
- بعد اكتمال السجل، أعد إلى القائمة لتحديد ما إذا كان يحتاج إلى تطبيق منفصل أو إلى مراجعة إضافية.
ملاحظة: الشاشة المرفقة لا تعرض حقول إدخال تفصيلية للجرد نفسه؛ لذلك يظل هذا المسار مقتصرًا على بدء سجل جديد من القائمة الظاهرة.
4) طبّق التعديلات عندما تصبح جاهزة للتنفيذ
إذا كانت التعديلات المادية معتمدة داخليًا وجاهزة للتطبيق، فاختيارك هنا هو التنفيذ.
- راجع السجلات الظاهرة في القائمة.
- تأكد من أنك اخترت التعديلات الصحيحة.
- اضغط تطبيق الكل لتنفيذ جميع التعديلات المعروضة دفعة واحدة.
بعد التطبيق، تصبح التعديلات منفذة على مستوى الجرد المادي، ويُستفاد منها في مواءمة الرصيد المسجل مع الواقع.
نصيحة: إذا كنت مسؤولًا عن الحسابات أو المالية، فراجع التعديل قبل التطبيق النهائي، لأن أثره قد ينعكس على تقارير المخزون والتحليل اللاحق.
أمثلة
مثال عملي: تطبيق تعديل مادي بعد الجرد
لنفترض أن قسم المخزون أجرى جردًا فعليًا وأظهر وجود تعديلات جاهزة للتنفيذ تخص صنفًا واحدًا أو أكثر في المستودع. بعد مراجعة القائمة في المخزون > العمليات > التعديلات > الجرد المادي، يقرر مسؤول العمليات تنفيذها.
- افتح الجرد المادي.
- استخدم بحث... للعثور على التعديل المطلوب، مثل تعديل يتعلق بأصناف تم عدّها ميدانيًا.
- بعد التحقق من أن التعديل صحيح، اضغط تطبيق الكل.
- تصبح التعديلات الظاهرة مطبقة، ويُعتمد عليها لاحقًا في متابعة المخزون.
إذا كان التعديل غير مسجل أصلًا، كان ينبغي بدل ذلك الضغط على جديد لإنشائه أولًا، ثم الرجوع إلى القائمة بعد اكتمال البيانات اللازمة.
نصائح
- نصيحة: استخدم بحث... قبل أي إجراء جماعي إذا كانت القائمة كبيرة، لتجنّب تطبيق تعديل غير مقصود.
- ملاحظة: نمط القائمة ونوع الخط وموضع المحادثات تساعدك على القراءة والمراجعة، لكنها لا تغني عن التحقق من السجلات نفسها.
- تحذير: زر تطبيق الكل مناسب فقط عندما تكون واثقًا من أن جميع التعديلات الظاهرة جاهزة للتنفيذ.
- نصيحة: إذا كان هدفك إنشاء تعديل جديد، فلا تبدأ بالتطبيق الجماعي؛ استخدم جديد أولًا.
- ملاحظة: من الأفضل أن تتم مراجعة الجرد المادي من مسؤول المخزون أو من يملك صلاحية اعتماد التغييرات قبل التنفيذ النهائي.
استكشاف الأخطاء وإصلاحها
-
العَرَض: لا تجد التعديل المطلوب في القائمة.
السبب المرجّح: لم تستخدم بحث... أو أن التعديل غير موجود ضمن السجلات المعروضة.
الإصلاح: استخدم بحث... ثم راجع نطاق السجلات الظاهرة. -
العَرَض: تم تنفيذ تعديلات أكثر مما كنت تتوقع.
السبب المرجّح: الضغط على تطبيق الكل قبل مراجعة القائمة بالكامل.
الإصلاح: راجع التعديلات الظاهرة بعناية قبل التنفيذ الجماعي، وقيّد الوصول إلى الزر عند الحاجة. -
العَرَض: تحتاج إلى تسجيل تعديل جديد لكنك لا ترى حقول إدخال له من هذه الشاشة.
السبب المرجّح: الشاشة الحالية هي شاشة قائمة، وتوفر نقطة بدء عبر جديد فقط.
الإصلاح: اضغط جديد لبدء سجل التعديل ثم تابع ضمن مسار إنشاء السجل.
Was this page helpful?