التطبيقات › المصروفات
دورة الحالة: لإعداد التقارير ← للإرسال ← تم الإرسال ← تمت الموافقة ← منتهي ← تم الرفض
نظرة عامة
تُستخدم صفحة المصروفات لمتابعة مصروفات الموظفين من لحظة إدخالها حتى اعتمادها أو رفضها، مع الاحتفاظ ببيانات الإيصالات والضرائب والعملات وحالة كل نفقة. يعتمد عليها محاسب، مدير مالي، ومسؤول حسابات العملاء والموردين عند مراجعة المصروفات وتوحيدها مع الفواتير والقيود المحاسبية ودفاتر الحسابات. كما تساعد مندوب المبيعات أو أي موظف يقدّم المصروفات في إنشاء تقرير مصروفات أو معالجة الإيصال مباشرة من خلال المسح الضوئي والتعرّف البصري على الحروف.
الإعدادات
قبل البدء باستخدام المصروفات، تأكد من إعداد فئات النفقة بحيث تكون الأصناف التي تمثل المصروفات قابلة للاختيار عند إدخال النفقة. تتحكم هذه الفئات في نوع الصنف، ووحدة القياس، وتتبع الصنف، وما إذا كان يمكن تقييده كنفقة، وهي عناصر مهمة لضبط تصنيف المصروفات وتوحيدها عبر التقارير.
في شاشة فئات النفقة، تُستخدم الحقول التالية عند تهيئة كل فئة:
| الحقل | ما الذي يتحكم فيه |
|---|---|
| الاسم | اسم فئة النفقة التي ستظهر عند اختيار الفئة. |
| نوع المنتج | يحدد طبيعة الصنف: استهلاكي أو الخدمة أو صنف قابل للتخزين أو مجموعة. |
| وحدة القياس | وحدة القياس الافتراضية لكافة عمليات المخزون. |
| وحدة قياس الشراء | وحدة القياس الافتراضية في أوامر الشراء، ويجب أن تكون من نفس فئة وحدة القياس الافتراضية. |
| فئة الصنف | تصنيف الصنف ضمن بنية الأصناف. |
| قالب الصنف | القالب الذي يُبنى عليه الصنف. |
| التتبع | يحدد أسلوب التتبع: حسب الرقم التسلسلي الفريد أو حسب أرقام الدفعات أو لا يوجد تتبع. |
| الأصناف | الأصناف المرتبطة بهذه الفئة. |
| بند أمر المبيعات | يحدد ما إذا كان النظام يعرض لا توجد رسالة أو تحذير أو رسالة الحظر عند استخدامه. |
| تحذير بند أمر الشراء | يحدد ما إذا كان النظام يعرض لا توجد رسالة أو تحذير أو رسالة الحظر عند استخدامه. |
| تم نشره | يبيّن ما إذا كانت الفئة منشورة. |
| المفضلة | يحدد أولوية الفئة: عادي أو المفضلة. |
| قيم المتغير | قيم إضافية مرتبطة بالفئة. |
| يمكن بيعه | يحدد ما إذا كان يمكن استخدام الصنف في البيع. |
| يمكن شراؤه | يحدد ما إذا كان يمكن شراؤه. |
| يمكن تقييده كنفقة | يحدد ما إذا كان بالإمكان اختيار الصنف في النفقات. |
ملاحظة: إذا كانت النفقة ستُستخدم ضمن تدفق مشتريات أو مخزون أو خدمات، فربطها بفئة صحيحة من فئات النفقة يسهل المطابقة والتصنيف عند المراجعة.
Workflow
1) إنشاء نفقة جديدة أو إدخالها بعد مسح الإيصال
- من صفحة المصروفات، اضغط جديد لإنشاء نفقة جديدة يدويًا، أو استخدم Scan Receipt لبدء التقاط بيانات الإيصال.
- عند المسح، اختر ما يناسب الإيصال:
- رفع لإضافة صورة الإيصال.
- مسح لبدء المسح الضوئي.
- إذا تم التعرف على الحقول آليًا، راجع النتيجة:
- Approve OCR لاعتماد بيانات التعرف الضوئي.
- Reject OCR لرفض النتيجة والانتقال إلى إدخال بديل.
- Approve and Continue لاعتماد النتيجة والمتابعة.
- Reject and Enter Manually لرفض النتيجة والانتقال إلى الإدخال اليدوي.
- إذا لم تكن البيانات كافية، أدخل القيم الأساسية في النفقة نفسها:
- الوصف لوصف المصروف.
- الكمية لتحديد عدد الوحدات.
- العملة لتحديد عملة النفقة.
- الموظف لربط النفقة بصاحبها.
- الفئة لتصنيف المصروف.
- الإجمالي بالعملة والإجمالي لمراجعة المبلغ النهائي.
- الضرائب المشمولة إذا كانت الأسعار الشاملة وغير الشاملة للضريبة ستُعامل كأنها شاملة للضريبة بالنسبة للنفقات.
- مدفوعة بواسطة لتحديد هل السداد من الموظف (لرد الأموال) أم من الشركة.
نصيحة: استخدم استعراض الإيصال قبل الاعتماد إذا كان الإيصال يحتوي على اسم التاجر أو رقم ضريبي أو رقم فاتورة، لأن هذه البيانات تساعد على التحقق لاحقًا من Merchant Name وMerchant Tax ID وReceipt Number.
2) مراجعة حالة النفقة واتخاذ القرار المناسب
في صفحة القائمة، راقب الحالة لأنها تمثل دورة حياة النفقة الفعلية. الخيارات المتاحة هي: لإعداد التقارير، للإرسال، تم الإرسال، تمت الموافقة، منتهي، تم الرفض.
- إذا كانت النفقة لإعداد التقارير، فهذا يعني أنها ما زالت قيد التجهيز ويمكنك استكمال البيانات أو تقسيمها.
- إذا كانت للإرسال، فهذا يعني أنها جاهزة للإرسال ضمن تقرير المصروفات.
- إذا كانت تم الإرسال، فهذا يعني أن التقرير أو النفقة قيد المعالجة من جهة الاعتماد.
- إذا كانت تمت الموافقة، فهذا يعني أنها أصبحت معتمدة ويمكن استخدامها كمرجع محاسبي أو تشغيلي.
- إذا كانت منتهي، فقد اكتمل مسارها التشغيلي ولا تتوقع مزيدًا من التعديل.
- إذا كانت تم الرفض، فراجع سبب الرفض قبل إعادة الإدخال أو التعديل.
- حدّد النفقة المطلوبة من القائمة، ثم اختر الإجراء المناسب بحسب حالتها:
- استخدم عرض التقرير لمراجعة تقرير المصروفات المرتبط بها.
- استخدم إنشاء تقرير لتجميعها في تقرير جديد عندما تكون جاهزة للإرسال.
- استخدم تقسيم النفقات إذا كانت النفقة تحتاج إلى توزيعها على أكثر من بند أو أكثر من جزء محاسبي وفق ما تسمح به الشاشة.
ملاحظة: الحقول من نوع Merchant Name وMerchant Name (Arabic) وMerchant Tax ID وReceipt Number وReceipt Type وReceipt Language تُقرأ من الإيصال عند توفره، وهي مفيدة عند المراجعة لا سيما إذا اختلفت لغة الإيصال بين العربية والإنجليزية.
3) إرسال النفقة أو تحويلها إلى تقرير
- عندما تصبح النفقة جاهزة، استخدم إنشاء تقرير لإدراجها ضمن تقرير مصروفات.
- بعد الإرسال، راقب انتقال الحالة إلى تم الإرسال.
- إذا احتاجت الإدارة إلى مراجعة، فانتظر نتيجة الاعتماد حتى تنتقل إلى تمت الموافقة أو تم الرفض.
- بعد الموافقة، تصبح النفقة صالحة للاستخدام في المتابعة المالية وربطها بعمليات السداد أو رد الأموال وفق إعداد مدفوعة بواسطة.
تحذير: لا تعتمد على البيانات الآلية وحدها إذا كان الإيصال غير واضح. في هذه الحالة، استخدم Reject OCR أو Reject and Enter Manually لتفادي تسجيل نفقة غير دقيقة.
4) مراجعة الإيصال ومطابقة بياناته
- افحص بيانات الإيصال الظاهرة في القائمة أو في السطر بعد المسح:
- Merchant Name: اسم التاجر أو البائع كما ورد في الإيصال.
- Merchant Name (Arabic): الاسم العربي للتاجر إذا كان موجودًا.
- Merchant Tax ID: الرقم الضريبي المصري إن وُجد.
- Receipt Number: رقم الإيصال أو الفاتورة الصادر من التاجر.
- Receipt Type: نوع الإيصال المكتشف بواسطة OCR، مثل POS Receipt أو Tax Invoice أو Bill أو Handwritten أو Digital Receipt أو Other.
- Receipt Language: اللغة أو اللغات الأساسية في الإيصال، مثل Merchant Name (Arabic) أو English أو Arabic + English أو Other.
- إذا كانت بيانات OCR صحيحة، اعتمدها باستخدام Approve OCR أو Approve and Continue.
- إذا كانت غير صحيحة أو ناقصة، ألغِها باستخدام Reject OCR أو Reject and Enter Manually ثم أكمل إدخال الحقول يدويًا.
أمثلة
مثال تطبيقي: نفقة موظف عن وقود مع إيصال ممسوح ضوئيًا
لنفترض أن موظفًا قدّم إيصال وقود بقيمة 350 جنيهًا مصريًا، وأن النظام تعرّف على البيانات التالية: Merchant Name = محطة النور، وReceipt Type = Tax Invoice، وReceipt Language = Merchant Name (Arabic).
- افتح المصروفات ثم اضغط جديد.
- أدخل الوصف: وقود سيارة المندوب.
- أدخل الكمية: 1.
- اختر العملة: الجنيه المصري.
- حدّد الموظف: أحمد علي.
- اختر الفئة المناسبة من فئات النفقة.
- أدخل الإجمالي والإجمالي بالعملة بقيمة 350.
- حدّد مدفوعة بواسطة: الشركة إذا كانت الشركة ستسدد المبلغ، أو الموظف (لرد الأموال) إذا كان الموظف قد دفعه وسيُردّ له.
- إذا كان الإيصال واضحًا، اضغط Approve OCR لاعتماد بيانات الإيصال.
- بعد المراجعة، اضغط إنشاء تقرير لتجميع النفقة ضمن تقرير المصروفات.
- راقب الحالة حتى تنتقل من لإعداد التقارير إلى للإرسال ثم إلى تم الإرسال، وبعدها إلى تمت الموافقة عند اعتمادها.
بهذه الطريقة تكون النفقة مُدخلة، ومراجعة، ومصنفة، وجاهزة للمتابعة المالية.
نصائح
نصيحة: استخدم الفئة مبكرًا؛ فتصنيف النفقة من البداية يسهّل مراجعتها وتقسيمها وتجميعها في التقرير المناسب.
ملاحظة: إذا كان الإيصال يتضمن نصًا عربيًا وإنجليزيًا معًا، فاختر Receipt Language = Arabic + English لتقليل أخطاء التعرّف الضوئي.
تحذير: لا تتجاهل الحقل مدفوعة بواسطة؛ فهو يحدد إن كانت النفقة ستُعالج كسداد من الموظف أو كمصروف تتحمله الشركة مباشرة.
نصيحة: عندما تكون النفقة مرتبطة بإيصال غير واضح، استخدم Reject OCR ثم أدخل البيانات يدويًا بدلًا من اعتماد نتيجة غير مكتملة.
استكشاف الأخطاء وإصلاحها
| العرض | السبب المرجّح | الإجراء المقترح |
|---|---|---|
| لا يظهر خيار مناسب لفئة النفقة عند الإدخال | لم تُعد فئات النفقة بما يكفي، أو لم يُضبط الصنف بحيث يمكن تقييده كنفقة | راجع الإعدادات وأكمل تعريف الفئة المناسبة. |
| تظهر نتيجة OCR غير صحيحة أو ناقصة | صورة الإيصال غير واضحة أو نوع الإيصال لم يُتعرف عليه جيدًا | استخدم Reject OCR ثم Reject and Enter Manually وأدخل القيم يدويًا. |
| لا يمكن تجميع النفقة في تقرير | النفقة لا تزال في حالة غير مناسبة للتقرير | تأكد من انتقالها من لإعداد التقارير إلى للإرسال عبر إنشاء تقرير. |
| لا تتطابق بيانات التاجر مع الإيصال | لم تُلتقط حقول Merchant Name أو Merchant Tax ID أو Receipt Number بشكل صحيح | راجع بيانات الإيصال ثم أعد Scan Receipt أو أكمل الإدخال يدويًا. |
Was this page helpful?