العقود

التطبيقات › الأسطول › الأسطول

دورة الحالة: واردة ← قيد التنفيذ ← منتهي الصلاحية ← مغلق

نظرة عامة

تُستخدم صفحة العقود لمتابعة عقود المركبات المرتبطة بالتكاليف الدورية، مثل عقود الصيانة أو الخدمات المتكررة أو أي تكلفة مسددة على أساس منتظم. يستفيد منها مسؤول الأسطول، والمحاسب، ومدير المالية عند تسجيل العقد ومراقبة حالته وتاريخيه وتكلفته.
من هذه القائمة يمكنك إنشاء عقد جديد، أو بدء العقد، أو إلغاؤه، أو إغلاقه، أو إعادة العقد إلى مسودة بحسب وضعه التشغيلي.

التهيئة

تعتمد هذه الصفحة على بيانات العقد نفسها، ولا تتطلب إعدادات تشغيلية إضافية داخل الشاشة. ومع ذلك، قبل الاستخدام اليومي، تأكد من أن كل عقد يحتوي على القيم الأساسية التالية حتى يكون قابلاً للمتابعة المحاسبية والتشغيلية:

ملاحظة: إن كانت الدورية لا، فهذا يعني أن العقد لا يعتمد على تكرار دوري للتكلفة من هذه الشاشة، بينما الخيارات الأخرى تحدد نمط التكرار المستخدم في المتابعة.

سير العمل

1) إنشاء عقد جديد

1. انتقل إلى العقود من المسار الأسطول > الأسطول > العقود.
2. انقر جديد لإنشاء عقد جديد.
3. أدخل الحقول الأساسية على الأقل:
   • المركبة
   • مدى تواتر التكلفة الدورية
   • الحالة
4. أكمل بقية البيانات بحسب الحاجة، مثل المورد والخدمات المشمولة وتاريخ بدء العقد وتاريخ انتهاء العقد والتكلفة المتكررة والشروط والأحكام.
5. احفظ السجل وفق إجراء الحفظ المعتاد في النظام، ثم اترك العقد في الحالة المناسبة لمرحلة العمل.

نصيحة: استخدم الرقم المرجعي والاسم بصيغة ثابتة لتسهيل التتبع بين الأسطول والمحاسبة وقيود اليومية.

2) اختيار حالة العقد: واردة أم قيد التنفيذ

عند مراجعة العقد، تكون الحالة هي نقطة القرار الرئيسية:

• واردة: عندما يكون العقد مسجلًا لكنه لم يبدأ تنفيذه بعد.
• قيد التنفيذ: عندما يبدأ العقد ويصبح صالحًا للمتابعة التشغيلية.
• منتهي الصلاحية: عندما تنتهي مدة العقد.
• مغلق: عندما يُنهى العقد نهائيًا ولا يعود قيد المتابعة.

للانتقال من الحالة الأولية إلى حالة العمل الفعلية:

1. افتح العقد من قائمة العقود.
2. راجع المركبة وتاريخ بدء العقد وتاريخ انتهاء العقد والتكلفة المتكررة.
3. عندما يصبح العقد نافذًا، انقر بدء العقد لنقل العقد إلى قيد التنفيذ.

ملاحظة: لا تستخدم بدء العقد إلا بعد التأكد من أن بيانات الفترة والتكلفة صحيحة، لأن هذه الحالة تعكس أن العقد أصبح نشطًا.

3) إلغاء عقد غير صالح قبل أو أثناء المتابعة

إذا كان العقد غير مناسب للاستمرار، لديك خيار الإلغاء:

1. افتح العقد المطلوب من القائمة.
2. تحقّق من أن هذا هو العقد الصحيح على المركبة الصحيحة.
3. انقر إلغاء عندما تحتاج إلى إنهاء العقد من دون إبقائه نشطًا.

بعد الإلغاء، يصبح العقد خارج دورة المتابعة الاعتيادية، ويمكنك الرجوع إلى الحالة لمراجعة وضعه.

تحذير: لا تخلط بين إلغاء وإغلاق العقد؛ فالإلغاء يُستخدم لإنهاء التعامل مع العقد، بينما الإغلاق يُستخدم عند اكتمال دورة العقد أو الحاجة إلى إنهائه بصيغة مغلقة.

4) إغلاق العقد عند اكتمال مدته أو تسويته

عندما يصل العقد إلى نهايته الطبيعية أو ترغب في تثبيته كعقد مكتمل:

1. افتح العقد من القائمة.
2. تأكد من أن تاريخ انتهاء العقد والحالة يعكسان الواقع الحالي.
3. انقر إغلاق العقد لوضعه في حالة مغلق.

بعد الإغلاق، يبقى العقد محفوظًا في القائمة للمراجعة والتدقيق، لكن دون متابعة تشغيلية لاحقة.

5) إعادة العقد إلى مسودة عند الحاجة إلى التصحيح

إذا احتاج العقد إلى تعديل جوهري قبل استكماله، أعده إلى مسودة:

1. افتح العقد.
2. راجع الحقول ذات الأثر المباشر مثل المركبة ومدى تواتر التكلفة الدورية وتاريخ بدء العقد وتاريخ انتهاء العقد.
3. انقر إعادة التعيين كمسودة للعودة إلى حالة أولية قابلة للتعديل.

تُستخدم هذه الخطوة عندما تحتاج إلى تصحيح بيانات العقد قبل بدء تنفيذه أو قبل إغلاقه.

نصيحة: أعد العقد إلى مسودة فقط إذا كنت ستجري تصحيحًا فعليًا؛ أما التعديلات البسيطة في البيانات غير الحرجة فاحرص على إنجازها دون تغيير مسار العقد إن كان ذلك لا يؤثر على المتابعة.

6) إزالة سجل العقد من القائمة

إذا كان المطلوب حذف السجل من القائمة، استخدم الإزالة وفق صلاحياتك:

1. حدّد العقد من القائمة.
2. انقر إزالة.

تُستخدم هذه العملية عندما لا يعود السجل مطلوبًا في القائمة الحالية.

ملاحظة: لا تستخدم إزالة إذا كان العقد يجب أن يبقى محفوظًا لأغراض المراجعة أو التدقيق المالي؛ في هذه الحالة، الإغلاق أو الإلغاء يكونان أنسب.

أمثلة

مثال عملي: عقد صيانة سنوي لمركبة خدمة

لنفترض أنك تريد تسجيل عقد صيانة سنوي لمركبة خدمة واحدة:

1. من العقود، انقر جديد.
2. أدخل المركبة: سيارة الخدمة رقم 12.
3. عيّن مدى تواتر التكلفة الدورية إلى سنويًا.
4. اجعل الحالة مبدئيًا واردة.
5. أدخل النوع: صيانة دورية.
6. حدّد المورد: شركة خدمات المركبات.
7. أضف الخدمات المشمولة: فحص دوري، تغيير زيوت، استبدال فلاتر.
8. اجعل تاريخ بدء العقد: 1 يناير 2026.
9. اجعل تاريخ انتهاء العقد: 31 ديسمبر 2026.
10. أدخل التكلفة: 12,000.
11. أدخل التكلفة المتكررة: 12,000.
12. اكتب الشروط والأحكام المناسبة.
13. بعد التحقق من البيانات، انقر بدء العقد ليصبح العقد قيد التنفيذ.
14. عند انتهاء السنة، انقر إغلاق العقد ليصبح مغلق.

في هذا المثال، مرّ العقد عبر ثلاث قرارات واضحة:

• واردة عند التسجيل،
• قيد التنفيذ عند بدء العمل،
• مغلق عند انتهاء مدة العقد.

نصائح

نصيحة: استخدم تاريخ بدء العقد وتاريخ انتهاء العقد معًا لمراقبة مدة السريان بدقة، خصوصًا في العقود السنوية.

ملاحظة: قيمة الحالة تعكس الوضع التشغيلي للعقد، لذلك راجعها قبل اختيار بدء العقد أو إغلاق العقد.

تحذير: إذا كانت مدى تواتر التكلفة الدورية غير مضبوطة بشكل صحيح، فقد تظهر متابعة التكلفة بصورة غير متسقة مع الواقع التشغيلي.

نصيحة: احتفظ بـ الشروط والأحكام داخل السجل نفسه لتسهيل الرجوع إليها أثناء المراجعة أو التسوية.

استكشاف الأخطاء وإصلاحها

تظهر العقدة في القائمة ولكنها غير جاهزة للبدء

السبب المحتمل: العقد ما زال في حالة واردة أو أن بياناته الأساسية غير مكتملة.
الحل: افتح السجل وتحقق من المركبة ومدى تواتر التكلفة الدورية وتاريخ بدء العقد قبل الضغط على بدء العقد.

العقد لم يعد مناسبًا لكن ما زال ظاهرًا كقابل للمتابعة

السبب المحتمل: لم يتم استخدام إلغاء أو إغلاق العقد بعد.
الحل: اختر الإجراء المناسب حسب الحالة العملية: إلغاء لإنهاء العقد غير المناسب، أو إغلاق العقد عند اكتمال المدة.

تحتاج إلى تعديل بيانات العقد بعد حفظه

السبب المحتمل: السجل ليس في مسودة، أو لم يُعد إليها بعد.
الحل: انقر إعادة التعيين كمسودة ثم عدّل الحقول المطلوبة مثل تاريخ بدء العقد وتاريخ انتهاء العقد والتكلفة.

لا يظهر العقد بعد حذفه

السبب المحتمل: تم تنفيذ إزالة للسجل.
الحل: إذا كان السجل مطلوبًا للمراجعة، تجنب الإزالة واستخدم الإغلاق أو الإلغاء بدلًا منها.

روابط ذات صلة

• العقود — مرجع الحقول
• عدادات السرعة
• الخدمات
• الأسطول — مسار التعلم
• العملاء
• المستخدمون
• الأسطول
• الأسطول — نظرة عامة
• المصنّعين
• التكاليف
• الأسطول — مرجع الحقول
• النماذج — مرجع الحقول
• الخدمات — مرجع الحقول