تُستخدم صفحة الأصناف لإدارة الأصناف القابلة للبيع من داخل المحاسبة، بحيث يمكنك إنشاء الصنف ومراجعة خصائصه التجارية والمحاسبية قبل استخدامه في فواتير العملاء، دفعات العملاء، وعمليات الربط مع شجرة الحسابات والعناصر التحليلية. هذه الصفحة مناسبة للمحاسب، والمدير المالي، ومسؤول حسابات العملاء والموردين، ومندوب المبيعات، ومسؤول المشتريات عند الحاجة إلى تعريف صنف جديد أو مراجعة صنف قائم.
من هذه الشاشة يمكنك فتح سجل الصنف، تعديل بياناته، طباعة بطاقات العناوين، تحديث الكمية، أو تجديد المخزون، ثم حفظ الصنف أو حذفه بحسب الحاجة.
الإعدادات
قبل استخدام الأصناف يومياً، يلزم ضبط بعض التهيئة المرتبطة بالمحاسبة والتكاليف والأصول؛ لأن هذه الإعدادات تحدد طريقة التقييم، والتوزيع المحاسبي، وطريقة احتساب الانعكاس المالي عند البيع أو الشراء.
حساب الإنتاج: يستخدم كنظير للتقييم في أوامر التصنيع.
قواعد التخزين والمواقع: لضبط قواعد الإزالة ومواقع التخزين المرتبطة بالفئة.
ملاحظة: إذا كانت الفئة ستُستخدم لأصناف قابلة للتخزين، فاحرص على مواءمة تقييم المخزون وحسابات المخزون مع سياسة الشركة قبل إنشاء الأصناف.
فئة الأصول
إذا كان الصنف يمثل أصلاً أو مرتبطاً بإهلاك، فاضبط فئة الأصول المناسبة. هذه الفئة تتحكم في حسابات الأصل وطريقة احتسابه وإهلاكه.
فئة الأصولفئة الأصول — محاسبة › التهيئة › الإدارة › فئة الأصول
الحقول الأساسية في فئة الأصول:
نوع الأصول: يحدد نوع الأصل.
مجلة: مجلة القيود المرتبطة بالأصل.
حساب الأصول: الحساب المستخدم لتسجيل شراء الأصل بسعره الأصلي.
إدخالات الإهلاك: حساب الأصول: الحساب المستخدم في قيود الإهلاك لتخفيض قيمة الأصل.
إدخالات الإهلاك: حساب المصروفات: الحساب المستخدم لتسجيل جزء من الأصل كمصروف.
طريقة الوقت: تحدد أسلوب حساب التواريخ وعدد الإدخالات، إما عدد الإدخالات أو تاريخ الانتهاء.
طول الفترة: المدة بين كل انخفاضين، بالأشهر.
تواريخ الإهلاك: طريقة حساب تاريخ الإهلاك الأول، إما بناءً على اليوم الأخير من فترة الشراء أو يدوي (متخلف في تاريخ الشراء).
طريقة الحساب: تحدد أسلوب احتساب الإهلاك، إما خطي أو تراجعي.
شركة: الشركة التي ينتمي إليها الأصل.
يكتب: يحدد ما إذا كانت الفئة تخص البيع: الاعتراف بالإيرادات أو الشراء: الأصول.
الحساب التحليلي والتوزيع التحليلي: لتتبع تكلفة الأصل تحليلياً.
عدد الإهلاكات وتاريخ الانتهاء: لتحديد الجدول الزمني للإهلاك.
تأكيد الأصول تلقائيًا: لتأكيد الأصول المنشأة من الفواتير تلقائياً.
تحذير: اختر فئة الأصول بعناية قبل استخدام الصنف في الفواتير؛ لأن إعدادات الإهلاك والحسابات تنعكس مباشرة على القيود المحاسبية.
سير العمل
افتح قائمة الأصناف من المسار محاسبة > العملاء > الأصناف.
تظهر لك الأصناف في عرض كانبان، حيث يمكنك مراجعة الصنف القابل للبيع من حيث الاسم، النوع، وحدة القياس، الفئة، وسياسات الفوترة والرسائل التحذيرية.
إذا كنت بحاجة إلى إنشاء صنف جديد، اضغط جديد.
ينتقل السجل إلى حالة إدخال جديدة، ثم افتح نموذج الصنف واملأ الحقول الأساسية قبل حفظه. الأصناف — محاسبة › العملاء › الأصناف
عند إدخال البيانات الأساسية، قرر أولاً نوع المنتج المناسب:
صنف قابل للتخزين إذا كان المخزون سيُدار لهذا الصنف.
الخدمة إذا كان الصنف خدمة غير مخزنية.
استهلاكي إذا كان الصنف لا يتطلب إدارة مخزون.
مجموعة إذا كان الصنف سيُستخدم للتجميع فقط.
هذا القرار يحدد كيفية تعامل النظام مع المخزون والعمليات اللاحقة.
حدّد الاسم ثم اضبط وحدة القياس ووحدة قياس الشراء. وحدة القياس هي الوحدة الافتراضية لعمليات المخزون، بينما وحدة قياس الشراء هي الوحدة الافتراضية في أوامر الشراء ويجب أن تكون من نفس فئة وحدة القياس الافتراضية.
اختر فئة الصنف والتتبع.
استخدم حسب الرقم التسلسلي الفريد إذا كنت تحتاج تتبع كل قطعة على حدة.
استخدم حسب أرقام الدفعات إذا كان التتبع على مستوى الدفعة.
استخدم لا يوجد تتبع إذا لم يكن هناك تتبع مخزني.
بالنسبة إلى الصنف القابل للتخزين، تأكد من أن التتبع ينسجم مع أسلوب الجرد في المستودع.
قرر كيف تريد التعامل مع الصنف في المبيعات والمشتريات:
يمكن بيعه إذا كان الصنف سيظهر في فواتير العملاء أو عروض البيع.
يمكن شراؤه إذا كان الصنف سيظهر في أوامر الشراء.
يمكن تقييده كنفقة إذا كان الصنف سيُستخدم ضمن النفقات.
ثم اضبط بند أمر المبيعات وتحذير بند أمر الشراء:
لا توجد رسالة: لا يظهر تنبيه.
تحذير: يظهر تنبيه للمستخدم بالرسالة.
رسالة الحظر: يظهر استثناء بالرسالة ويوقف التدفق.
اكتب الرسالة المطلوبة في الحقل التالي عندما تختار التحذير أو الحظر.
إذا كان الصنف غذائياً، فعّل صنف غذائي.
استخدم هذا الخيار فقط عندما يرتبط الصنف بقدرات التصنيع الغذائية.
اضبط سياسة الفوترة وفقاً لطريقة عملك:
الكميات المطلوبة: تتم فوترة الكمية التي طلبها العميل.
الكميات التي تم توصيلها: تتم فوترة الكمية التي وصلت فعلياً إلى العميل.
اختر السياسة التي تتوافق مع تسلسل التسليم والفوترة في شركتك.
عندما تنتهي من التحرير، استخدم الإجراءات المتاحة بحسب حاجتك:
تحديث الكمية لمراجعة الكمية المسجلة.
تجديد المخزون لتنفيذ إعادة التزويد.
طباعة بطاقات العناوين لإخراج ملصقات التعريف.
احتساب السعر من قائمة المواد إذا كان الصنف مبنياً على تركيبة مواد.
تهيئة علامات التصنيف لضبط وسوم الصنف.
تهيئة لفتح إعدادات الصنف المرتبطة.
عرض الرسم البياني لعرض تمثيل مرئي إن كان متاحاً.
إزالة لحذف الصنف عند عدم الحاجة إليه.
بعد المراجعة، احتفظ بالتغييرات بحيث يصبح الصنف جاهزاً للاستخدام التشغيلي.
أمثلة
مثال عملي: تعريف صنف قابل للتخزين مع تتبع وفوترة على الكميات الموصلة
افتح الأصناف ثم اضغط جديد.
أدخل الاسم: هاتف محمول X12.
اختر نوع المنتج: صنف قابل للتخزين.
عيّن وحدة القياس ووحدة قياس الشراء إلى قطعة.
اختر فئة الصنف: الأجهزة الإلكترونية.
اضبط التتبع على حسب الرقم التسلسلي الفريد.
فعّل يمكن بيعه ويمكن شراؤه.
اجعل بند أمر المبيعات على تحذير، واكتب رسالة مثل: تحقق من توفر الضمان قبل البيع.
اجعل تحذير بند أمر الشراء على لا توجد رسالة إذا لم تكن هناك سياسة خاصة بالمشتريات.
اختر سياسة الفوترة: الكميات التي تم توصيلها.
إذا كان الصنف يحتاج إلى إعدادات مالية خاصة، اربطه بـ فئة الأصول المناسبة أو اضبط فئة الأصناف التي تحتوي حسابات المخزون والدخل والنفقات المطلوبة.
استخدم تحديث الكمية بعد الاستلام الفعلي، ثم استخدم الصنف في فواتير العملاء عندما تصبح الكمية مستلمة ومؤهلة للفوترة وفق السياسة المختارة.
بهذه الطريقة يصبح الصنف جاهزاً للبيع والشراء، مع تتبع واضح وفوترة منضبطة بحسب ما تم توصيله.
نصائح
نصيحة: قبل تفعيل صنف قابل للتخزين، تأكد من أن فئة الصنف مرتبطة بإعدادات مخزون ومحاسبة متسقة، خاصة إذا كان التقييم مؤتمتاً.
ملاحظة: إذا كانت وحدة قياس الشراء لا تنتمي إلى نفس فئة وحدة القياس، فقد لا تكون متوافقة مع العمليات المقصودة.
تحذير: اختيار رسالة الحظر في بند أمر المبيعات أو تحذير بند أمر الشراء يوقف التدفق عند ظهور الرسالة؛ استخدمه فقط عند الحاجة إلى منع التنفيذ.
نصيحة: استخدم حسب الرقم التسلسلي الفريد عندما تحتاج إلى تتبع الضمان أو الأعطال أو عمليات الاسترجاع على مستوى كل قطعة.
ملاحظة: إن كان الصنف مرتبطاً بأصل ثابت أو إهلاك، فاضبط فئة الأصول قبل إدراج الصنف في العمليات الفعلية لتجنب ترحيل غير متسق.
استكشاف الأخطاء وإصلاحها
العرض لا يُظهر قيوداً أو حسابات مخزون متوقعة → السبب المرجح: فئة الصنف مضبوطة على تقييم المخزون: يدوي أو لا تحتوي الحسابات المطلوبة → الحل: راجع فئة الأصناف واضبط تقييم المخزون والحسابات المرتبطة بها.
لا يمكن استخدام وحدة قياس الشراء → السبب المرجح: وحدة قياس الشراء ليست من نفس فئة وحدة القياس → الحل: اختر وحدة قياس متوافقة من نفس الفئة.
يظهر تحذير أو توقف عند إدخال الصنف في أمر بيع أو شراء → السبب المرجح: تم ضبط بند أمر المبيعات أو تحذير بند أمر الشراء على تحذير أو رسالة الحظر → الحل: راجع النص المسجل في الحقل وعدّل مستوى الرسالة إذا كانت السياسة غير مقصودة.
لا تظهر تكلفة أو إهلاك الأصل كما هو متوقع → السبب المرجح: الصنف غير مرتبط بـ فئة أصول مناسبة أو أن إعدادات طريقة الوقت وطريقة الحساب غير مضبوطة → الحل: راجع فئة الأصول المرتبطة بالصنف وتأكد من توافقها مع سياسة الإهلاك.
Was this page helpful?