دورة الحالة: طلب عرض سعر ← تم إرسال طلب عرض السعر ← بانتظار الموافقة ← أمر شراء ← مقفل ← تم الإلغاء
نظرة عامة
تُستخدم شاشة الشراء لإدارة طلبات الشراء من مرحلة طلب عرض سعر حتى تتحول إلى أمر شراء أو تُلغى أو تُقفل. يعتمد عليها مسؤول المشتريات لمتابعة الموردين، وإصدار المستندات، وإرسالها عبر البريد الإلكتروني، ثم متابعة الاستلام والفوترة عند الحاجة. كما تفيد المحاسب ومسؤول الحسابات في تتبع حالة الطلب، ومرجع المورد، وربط المستندات بالمعلومات المالية واللوجستية ذات الصلة.
التهيئة
ملاحظة: هذه الصفحة لا تعرض إعدادات مستقلة للتفعيل أو الضبط، وإنما تعرض شاشة تشغيل وإدارة طلبات الشراء نفسها. لذلك يقتصر الاستخدام هنا على الحقول المتاحة في السجل وخياراته التشغيلية.
قبل العمل على أي طلب شراء، تأكد من تعبئة الحقول الإلزامية التالية في السجل:
مرجع الطلب: المرجع الداخلي لطلب الشراء.
المورد: يمكن العثور على المورد بالاسم أو الرقم التعريفي لدافع الضرائب TIN أو البريد الإلكتروني أو المرجع الداخلي.
العملة: العملة التي سيُسجَّل بها الطلب.
الموعد النهائي للطلب: التاريخ الذي يجب أن يتم تأكيد عرض السعر فيه وتحويله إلى أمر شراء.
التوصيل إلى: يحدد نوع العملية للشحنة الواردة.
الشركة: الشركة التي يُسجل لها الطلب.
كما تتضمن الشاشة حقولًا تشغيلية تساعدك على إدارة الطلب بعد إنشائه:
الحالة: تُظهر موقع السجل في دورة حياته، وهي: طلب عرض سعر، تم إرسال طلب عرض السعر، بانتظار الموافقة، أمر شراء، مقفل، تم الإلغاء.
الأولوية: لتحديد ما إذا كان الطلب عاديًا أو عاجلًا.
مرجع المورّد: مرجع أمر البيع أو العطاء الصادر من المورد، ويُستخدم للمطابقة عند الاستلام.
طلب شامل: خيار تنظيمي للطلب.
الوصول المتوقع: تاريخ التوصيل الذي التزم به المورد، ويُستخدم لتحديد الوقت المتوقع لوصول الأصناف.
عنوان إحالة الشحن: يُستخدم عند التوصيل المباشر من المورد إلى العميل.
بنود الطلب: تفاصيل الأصناف أو الخدمات المطلوبة.
الشروط والأحكام: النصوص أو البنود التنظيمية المرتبطة بالطلب.
المشتري: المستخدم المسؤول عن هذا الطلب.
المستند المصدر: مرجع المستند الذي نُشئ منه طلب أمر الشراء، مثل أمر البيع.
نصيحة: إذا كان المورد سيشحن مباشرة إلى العميل، فأدخل عنوان إحالة الشحن؛ أما إذا كانت الشحنة ستصل إلى شركتك، فاترك الحقل فارغًا.
سير العمل
أنشئ طلب الشراء أو افتحه لمراجعته.
عند فتح الشاشة، راجع ما إذا كان السجل ما يزال في طلب عرض سعر أو أصبح جاهزًا للترحيل إلى مرحلة لاحقة. الشراء — الشراء
املأ بيانات الطلب الأساسية قبل اتخاذ أي قرار.
أدخل مرجع الطلب، واختر المورد، وحدد العملة، ثم عيّن الموعد النهائي للطلب، واملأ التوصيل إلى والشركة.
إذا كان الطلب يحتاج إلى تتبع إضافي، حدّد الأولوية، واملأ مرجع المورّد والوصول المتوقع وعنوان إحالة الشحن عند الاقتضاء.
أضف بنود الطلب، ثم راجع الشروط والأحكام والمشتري والمستند المصدر عند توفره.
قرّر ما إذا كنت سترسل عرض السعر أم تعتمد الطلب مباشرة.
اختر الإرسال عبر البريد الإلكتروني إذا كنت تريد تحويل الطلب إلى مخاطبة رسمية للمورّد. ينتقل السجل إلى تم إرسال طلب العرض بعد الإرسال.
اختر طباعة طلب عرض السعر إذا كنت تحتاج نسخة ورقية أو ملفًا مطبوعًا قبل المتابعة.
اختر تعيين كمسودة إذا أردت إرجاع السجل إلى طلب عرض سعر لمراجعته قبل أي إرسال.
عندما يصبح الطلب جاهزًا، انقل السجل إلى الاعتماد أو التأكيد.
اختر الموافقة على الطلب عندما تكون المراجعة الداخلية مطلوبة قبل التحويل. ينتقل السجل إلى بانتظار الموافقة.
بعد الاعتماد، أو إذا لم تكن هناك حاجة إلى موافقة إضافية، اختر تأكيد الطلب لتحويله إلى أمر شراء.
إذا احتجت إلى توثيق المراحل عبر البريد، يمكنك استخدام إرسال أمر الشراء عبر البريد الإلكتروني بعد أن يصبح الطلب مؤكدًا.
بعد التأكيد، قرّر كيف ستتعامل مع الاستلام والفوترة.
اختر استلام الأصناف عندما تصل البضاعة وتحتاج إلى توثيق الاستلام ضمن العملية.
اختر إنشاء فاتورة عندما يحين وقت إنشاء الفوترة المرتبطة بطلب الشراء.
إذا وصلتك نسخة جديدة من المستند أو احتجت إلى تذكير المورّد، استخدم إعادة الإرسال عن طريق البريد الإلكتروني.
استخدم الإقفال أو الإلغاء عندما تنتهي دورة الطلب أو يتغير القرار التجاري.
اختر قفل عندما تريد تثبيت الطلب ومنع التعديل غير المقصود. تصبح الحالة مقفل.
اختر إلغاء عندما لا يعود الطلب صالحًا للتنفيذ. تصبح الحالة تم الإلغاء.
إذا كان السجل مقفلاً وتحتاج إلى تعديل، استخدم إلغاء القفل ثم عدّل البيانات المطلوبة.
تنبيه: لا تعتمد الطلب قبل مراجعة الموعد النهائي للطلب والتوصيل إلى؛ فهاتان القيمتان تؤثران في توقيت التأكيد ونوع العملية المرتبطة بالشحنة الواردة.
أمثلة
لنفترض أن مسؤول المشتريات أنشأ طلب شراء لمورد الحديد شركة الشرق للتوريدات بعملة الريال السعودي، وأن الموعد النهائي للطلب هو 15/07/2026، والتوصيل إلى هو مستودع الشركة، والشركة هي المؤسسة المتقدمة للتجارة.
يفتح السجل ويُدخل مرجع الطلب: PO-2026-0048.
يختار المورد: شركة الشرق للتوريدات.
يضبط الأولوية على عاجل بسبب الحاجة التشغيلية.
يراجع بنود الطلب ويتأكد من إدخال الأصناف المطلوبة.
يختار الإرسال عبر البريد الإلكتروني لإرسال عرض السعر إلى المورد.
بعد رد المورد، يضغط الموافقة على الطلب إذا كانت هناك موافقة داخلية مطلوبة، فتنتقل الحالة إلى بانتظار الموافقة.
بعد الاعتماد، يضغط تأكيد الطلب، فتتحول الحالة إلى أمر شراء.
عند وصول الأصناف، يستخدم استلام الأصناف لتسجيل الاستلام.
عندما تصبح الفاتورة جاهزة، يستخدم إنشاء فاتورة لبدء مرحلة الفوترة.
بعد اكتمال العمل، يستخدم قفل لتثبيت السجل.
بهذه الطريقة، تكون دورة الطلب قد انتقلت من طلب عرض سعر إلى أمر شراء ثم إلى الاستلام والفوترة، مع بقاء السجل مقفلًا بعد انتهاء المراجعات.
نصائح
نصيحة: استخدم مرجع المورّد لتسهيل المطابقة عند الاستلام، خصوصًا عندما يرسل المورد رقم أمره أو مرجع عطاءه على مستند التوريد.
ملاحظة:الوصول المتوقع ليس مجرد تاريخ إضافي؛ بل يُستخدم لتحديد الوقت المتوقع لوصول الأصناف، لذلك أدخله بدقة عندما يلتزم المورد بتاريخ تسليم محدد.
تحذير: عند اختيار إلغاء، تصبح الحالة تم الإلغاء، لذلك لا تستخدم هذا الإجراء إلا إذا كان الطلب غير قابل للتنفيذ فعليًا.
نصيحة: إذا كان الطلب يحتاج إلى مراجعة داخلية قبل التأكيد، فمرره أولًا عبر الموافقة على الطلب بدلًا من التأكيد المباشر.
استكشاف الأخطاء وإصلاحها
العَرَض: لا يمكنك تأكيد الطلب. السبب المحتمل: بعض الحقول الإلزامية ما زالت فارغة، مثل مرجع الطلب أو المورد أو العملة أو الموعد النهائي للطلب أو التوصيل إلى أو الشركة. الحل: أكمل الحقول الإلزامية ثم أعد استخدام تأكيد الطلب.
العَرَض: الطلب يظهر في تم إرسال طلب العرض لكنك تحتاج إلى تعديله قبل المتابعة. السبب المحتمل: تم إرسال الطلب إلى المورد قبل اكتمال المراجعة النهائية. الحل: استخدم تعيين كمسودة إذا كانت السياسة التشغيلية تسمح بذلك، ثم عدّل البيانات وأعد الإرسال.
العَرَض: لا تستطيع تعديل الطلب. السبب المحتمل: السجل في حالة مقفل. الحل: استخدم إلغاء القفل أولًا، ثم أجرِ التعديلات المطلوبة.
العَرَض: لا يظهر الاستلام أو الفوترة كما هو متوقع بعد التأكيد. السبب المحتمل: لم يتم تنفيذ الإجراء المناسب من الشاشة، مثل استلام الأصناف أو إنشاء فاتورة. الحل: ارجع إلى السجل المؤكد ونفّذ الإجراء المطلوب بحسب مرحلة الدورة.
Was this page helpful?