التطبيقات › جهات الاتصال
نظرة عامة
تُستخدم جهات الاتصال لإدارة الشركاء، والعملاء، والموردين، والسجلات المرتبطة بهم ضمن عرض كانبان واحد يسهّل الوصول السريع إلى بيانات الشريك الأساسية. يستفيد من هذه الصفحة المحاسب، والمدير المالي، ومسؤول حسابات العملاء والموردين، ومندوب المبيعات، ومسؤول المشتريات عند مراجعة بيانات الشركاء أو استكمال معلوماتهم قبل الاستخدام في الفواتير، والدفعات، وقيود اليومية، وأذون الاستلام. كما تتيح لك الصفحة ضبط بيانات العنوان، ونوع العنوان، والحسابات المدينة والدائنة، ومعرف الضريبة، وما يرتبط بذلك من معلومات تشغيلية ومالية.
الإعدادات
قبل استخدام جهات الاتصال عمليًا، تأكّد من إعداد العناصر المرجعية التي تُستخدم لتنظيم السجلات وتصنيفها. لا تغيّر هذه البيانات يوميًا، بل حدّثها عند الحاجة فقط لأنها تؤثر في كيفية تصنيف الشركاء وقراءتهم داخل النظام.
علامات تصنيف جهة الاتصال
تُستخدم علامات تصنيف جهة الاتصال لتجميع الشركاء وفق تصنيفات داخلية تساعد على الفرز السريع والتحليل. يحدد حقل اسم علامة التصنيف اسم التصنيف، ويُستخدم الفئة الرئيسية لربط العلامة بتصنيف أعلى عند الحاجة، بينما يتيح نشط إخفاء العلامة من دون حذفها.
نصيحة: استخدم علامات التصنيف لتفريق الشركاء بحسب النشاط أو نوع العلاقة، حتى يسهل عليك التصفية عند المراجعة أو التقارير.
ألقاب جهات الاتصال
تُستخدم ألقاب جهات الاتصال لتوحيد طريقة مخاطبة الأشخاص المرتبطين بالشركات أو السجلات الفردية. يحدد حقل اللقب القيمة الأساسية، بينما يوفّر الاختصار صيغة مختصرة إن كانت معتمدة في الاستخدام الداخلي.
مجالات العمل
تُستخدم مجالات العمل لوصف القطاع الذي ينتمي إليه الشريك. يحدد الاسم والاسم الكامل تعريف المجال، بينما يتيح نشط إخفاء المجال من دون حذفه.
الدول
تُستخدم الدول لضبط بيانات العنوان والأكواد التنظيمية والعملة المرتبطة بالدولة. يحدد اسم الدولة ورمز الدولة المرجع الأساسي، ويمكن ربط العملة ورمز اتصال الدولة وبطاقة عنوان ضريبة القيمة المضافة عند الحاجة إلى دقة أعلى في العناوين والضرائب. كما تُستخدم خيارات Zip مطلوب والولاية مطلوبة والحالات لضبط قواعد العنوان بحسب الدولة.
ملاحظة: حقل رمز الدولة هو كود أيزو من حرفين، ويمكن استخدامه أيضًا للبحث السريع.
الولايات الفيدرالية
تُستخدم الولايات الفيدرالية لتعريف التقسيمات الإدارية داخل الدولة. يحدّد اسم الولاية ورمز الولاية المرجع، بينما يربط الدولة الولاية بالدولة الأم.
الحسابات البنكية
تُستخدم الحسابات البنكية لتسجيل الحسابات المرتبطة بالشركاء ضمن بيانات الاتصال. يحدد رقم الحساب ومالك الحساب هوية الحساب، ويمكن إضافة البنك واسم مالك الحساب والعملة عند الحاجة. ويُستخدم حقل إرسال المال كمعلومة تحذيرية عند التعامل مع الحسابات البنكية الجديدة.
تحذير: تحقّق من صحة الحسابات البنكية الجديدة قبل الاعتماد عليها، لأن أرقام الحسابات الاحتيالية تُستخدم أحيانًا في محاولات التصيّد.
القطاعات
تُستخدم القطاعات لتصنيف الشركاء بحسب القطاع والدولة والمناطق المرتبطة بهم. يحدد الاسم والكود القطاع، بينما يربطه الدولة بدولة محددة، ويمكن إضافة الوصف والمناطق المرتبطة به. يتيح نشط إخفاء القطاع من دون حذفه.
المناطق
تُستخدم المناطق لتفصيل التقسيم الجغرافي داخل القطاع. يحدد الاسم وقطاع والكود هوية المنطقة، ويمكن استخدام الوصف لتدوين أي توضيحات داخلية.
سير العمل
-
افتح جهات الاتصال من قائمة جهات الاتصال.
-
راجع بطاقة الشريك في عرض الكانبان ثم اختر القرار المناسب بناءً على الحالة الفعلية للبيانات:
- إذا كان الشريك جاهزًا للعمل، اتركه كما هو وابدأ باستخدامه في الفواتير، والدفعات، وأذون الاستلام، وقيود اليومية.
- إذا كانت البيانات ناقصة، افتح السجل لاستكمال الحقول الأساسية قبل الاعتماد عليه داخليًا.
- إذا كنت تحتاج إلى إنشاء سجل جديد، استخدم جديد.
-
عند إنشاء شريك جديد أو مراجعة شريك موجود، حدّد أولًا نوعه التجاري:
- اختر نوع الشركة بين فرد أو الشركة بحسب طبيعة الشريك.
- إن كان الشريك موزعًا، فعّل حقل موزع عند انطباق ذلك.
-
أدخل بيانات التعريف الأساسية للشريك:
- الاسم لتسجيل اسم الشريك أو الشخص.
- الشركة ذات الصلة إذا كان السجل مرتبطًا بشركة محددة.
- اسم الشركة عند الحاجة إلى الاسم التجاري أو القانوني المعتمد.
-
حدّد نوع العنوان بحسب الغرض من البيانات:
- جهة الاتصال لتنظيم بيانات التواصل للموظفين أو الأشخاص المرتبطين بشركة.
- عنوان الفاتورة عندما يكون هذا هو العنوان المفضل للفوترة.
- عنوان التوصيل عندما يكون العنوان المستخدم للتسليم.
- عنوان آخر إذا لم يكن العنوان من الأنواع السابقة.
-
أكمل بيانات العنوان فقط إذا كانت مطلوبة لعملياتك:
- الشارع
- الشارع 2
- المدينة
- الولاية
- الرمز البريدي
- الدولة
-
حدّد البيانات المالية والضريبية التي ستُستخدم في المعالجة:
- معرّف الضريبة لتسجيل رقم التعريف الضريبي؛ يَتحقق النظام منه وفق صيغة الدولة، ويمكن إدخال
/إذا كان الشريك لا يخضع للضريبة. - Intra-Community Valid عندما تحتاج إلى التحقّق من أرقام ضريبة القيمة المضافة الأوروبية.
- معرّف الضريبة لتسجيل رقم التعريف الضريبي؛ يَتحقق النظام منه وفق صيغة الدولة، ويمكن إدخال
-
راجع الحسابات الافتراضية للشريك قبل استخدامه في المعاملات المحاسبية:
- حساب مدين لتحديد الحساب الذي سيُستخدم بدلًا من الحساب الافتراضي كحساب مدين للشريك الحالي.
- حساب الدائن لتحديد الحساب الذي سيُستخدم بدلًا من الحساب الافتراضي كحساب دائن للشريك الحالي.
-
بعد استكمال البيانات، اعتمد الشريك عمليًا بالعودة إلى عرض الكانبان واستخدامه في العمليات اليومية. يمكنك الآن إسناده إلى فواتير العملاء، وإشعارات دائنة، والدفعات، وقيود اليومية، ونماذج التسوية بحسب الحاجة.
-
إذا كنت بحاجة إلى تنظيم إضافي، استخدم إعدادات التصنيف المناسبة قبل أو أثناء تحديث الشريك:
- اربط علامات تصنيف جهة الاتصال المناسبة.
- حدّد مجال العمل أو القطاع أو المنطقة أو الدولة لتحسين التصفية والتحليل.
- أضف الحسابات البنكية عندما تكون بيانات السداد مطلوبة.
ملاحظة: لا تنشئ حسابات مدينة أو دائنة أو بيانات ضريبية افتراضية قبل أن تتأكد من أن الشريك سيُستخدم فعليًا في قيود اليومية أو الفواتير.
أمثلة
لنفترض أنك تستقبل موردًا جديدًا باسم شركة الأفق للتجارة وتحتاج إلى استخدامه في الشراء والدفعات.
- من جهات الاتصال، أنشئ سجلًا جديدًا عبر جديد.
- اختر نوع الشركة = الشركة.
- أدخل الاسم = شركة الأفق للتجارة.
- حدّد نوع العنوان = عنوان الفاتورة.
- أدخل الشارع = شارع الملك فهد، والمدينة = الرياض، والدولة = السعودية.
- اكتب معرّف الضريبة إذا كان متوفرًا، أو استخدم
/إذا كان الشريك غير خاضع للضريبة. - عيّن حساب مدين وحساب الدائن إذا كانت شركتك تعتمد حسابات بديلة لهذا الشريك في قيود اليومية.
- ارجع إلى الكانبان ثم استخدم السجل في الفواتير الصادرة للمشتريات أو في الدفعات أو في أذون الاستلام حسب العملية.
بهذا تكون قد أنشأت جهة اتصال جاهزة للاستخدام المالي والتشغيلي، مع بيانات تسمح بالمطابقة، والفوترة، والتسوية لاحقًا.
نصائح
نصيحة: استخدم عنوان الفاتورة عندما تكون هناك حاجة إلى عنوان مختلف عن عنوان التسليم أو عن بيانات التواصل.
نصيحة: املأ معرّف الضريبة بدقة منذ البداية لتجنّب مشاكل التحقق عند الفوترة أو المطابقة الضريبية.
تحذير: لا تعتمد على إرسال المال كبديل عن التحقق اليدوي من الحساب البنكي؛ إنه تنبيه مساعد وليس تحققًا ماليًا نهائيًا.
ملاحظة: إذا كان الشريك يعمل في أكثر من منطقة، ففكّر في ربطه بـ القطاع والمنطقة المناسبين لتسهيل التحليل والفرز.
استكشاف الأخطاء وإصلاحها
-
العَرَض: لا يظهر الشريك في نتائج الفرز كما تتوقع.
السبب المحتمل: قد يكون السجل مرتبطًا بعلامة تصنيف أو قطاع أو دولة مختلفة عمّا تبحث عنه.
الحل: راجع تصنيفات الشريك وحقول الدولة والقطاع والمنطقة. -
العَرَض: يتم رفض معرّف الضريبة عند الحفظ أو الاستخدام.
السبب المحتمل: الصيغة لا تطابق صيغة الدولة المختارة.
الحل: صحّح الرقم وفق صيغة الدولة، أو استخدم/إذا كان الشريك غير خاضع للضريبة. -
العَرَض: لا تتطابق بيانات الشريك مع العنوان المستخدم في الفاتورة.
السبب المحتمل: تم اختيار جهة الاتصال بدل عنوان الفاتورة أو العكس.
الحل: راجع نوع العنوان واختر النوع المناسب قبل استخدام السجل في فواتير العملاء أو الفواتير الأخرى. -
العَرَض: تظهر مشكلة أو لبس في الحساب البنكي المرتبط بالشريك.
السبب المحتمل: لم يتم التحقق من رقم الحساب أو اسم مالك الحساب.
الحل: راجع رقم الحساب ومالك الحساب واسم مالك الحساب يدويًا قبل استخدامه في الدفع.
Was this page helpful?