التطبيقات › المخزون › العمليات
دورة الحالة: مسودة ← في انتظار عملية أخرى ← قيد الانتظار ← جاهز ← منتهي ← تم الإلغاء
نظرة عامة
تُستخدم أذون الاستلام لتتبع الحركات المخزنية التي تدخل فيها البضائع إلى المستودع، سواء كانت واردة من مورد، أو من عملية داخلية، أو من مرتجع. يعتمد عليها أمين المخزون، ومسؤول الحسابات عند ربط الحركة المالية بالمستندات، ومسؤول المبيعات والشراء لفهم ما تم استلامه فعلاً وما بقي بانتظار التوفر أو الإجراء التالي.
في هذه الشاشة، تراجع إذن الاستلام قبل التصديق، وتتحقق من التوافر، ثم تُصدّق الحركة أو تُلغيها أو تُطبع مستنداتها بحسب الحاجة.
الإعدادات
قبل استخدام أذون الاستلام يومياً، يلزم ضبط أنواع العمليات بحيث يكون نوع العملية مناسباً للاستلام، مع تعيين طريقة الحجز، وإنشاء الطلب المتأخر، وخيارات البطاقات والدفعات/الأرقام التسلسلية بما يلائم سياسة الشركة.
ما الذي يجب ضبطه
- نوع العملية: اختر نوع العملية المناسب، مثل إذن الاستلام أو تحويل داخلي أو الإصلاح، حتى يتعرّف النظام على طبيعة الحركة.
- بادئة التسلسل: تحدد ترقيم أذون الاستلام الصادرة لهذا النوع.
- طريقة الحجز: تحدد متى تُحجز الأصناف في شحنات هذا النوع:
- عند التأكيد: يحجز النظام الأصناف عند التصديق مباشرة.
- يدوياً: يتم الحجز فقط عند تنفيذ الإجراء يدوياً.
- قبل التاريخ المجدول: يتم الحجز قبل التاريخ المجدول وفق القاعدة المعتمدة.
- إنشاء طلب متأخر: يتحكم في ما يحدث عند عدم توفر كامل الكمية:
- اسأل: يعرض النظام خيار إنشاء طلب متأخر لبقية الأصناف.
- دائماً: ينشئ النظام طلباً متأخراً تلقائياً.
- مطلقاً: لا ينشئ النظام طلباً متأخراً.
- طباعة بطاقة العنوان: إذا كانت مفعلة، يطبع النظام بطاقة عنوان ضمن هذه العملية.
- موقع عمليات الإرجاع الافتراضي: يفيد في العمليات التي تنشأ منها حركة إرجاع مرتبطة.
- إنشاء أرقام دفعات/أرقام تسلسلية جديدة واستخدام أرقام الدفعات/الأرقام التسلسلية الموجودة بالفعل: تتحكم في كيفية التعامل مع التتبع عند الاستلام.
- إظهار تقرير الاستلام عند التصديق: إذا كان مفعلاً، يعرض النظام تقرير الاستلام تلقائياً عند التحقق من الحركة.
نصيحة: اضبط طريقة الحجز وإنشاء طلب متأخر قبل بدء التشغيل اليومي، لأنهما يحددان سلوك الاستلام عند نقص الكميات.
سير العمل
1) راجع إذن الاستلام قبل المعالجة
افتح الإذن من المسار: المخزون > العمليات > التحويلات > أذون الاستلام. في القائمة، راجع الحقول الأساسية مثل نوع العملية، والموقع المصدري، والموقع الوجهة، وسياسة الشحن، والحالة، والتاريخ المجدول، والمستند المصدر، وتعيين المالك.
توضح هذه الحقول ما إذا كان الإذن:
- في مسودة ولم يُعتمد بعد.
- في في انتظار عملية أخرى لأنه مرتبط بحركة سابقة.
- في قيد الانتظار لعدم توافر الأصناف.
- جاهز للتنفيذ.
- منتهي بعد اكتمال الحركة.
- تم الإلغاء إذا أُلغي الإذن.
2) قرر: هل تريد حجز الأصناف الآن أم تأجيلها؟
إذا كان الإذن جاهزاً أو تريد التأكد من التوفر قبل التصديق، استخدم التحقق من التوافر. هذا الإجراء يفحص ما إذا كانت الأصناف متاحة للحجز وفق سياسة الحجز المعتمدة.
- إذا كانت الأصناف متوفرة، ينتقل الإذن إلى الحالة المناسبة للحجز أو التنفيذ.
- إذا لم تكن متوفرة بالكامل، قد يبقى الإذن قيد الانتظار أو يتصرف وفق إنشاء طلب متأخر المعتمد في نوع العملية.
ملاحظة: لا تغيّر التاريخ المجدول إلا إذا أردت أن يصبح تاريخاً متوقعاً لكافة حركات المخزون المرتبطة بهذه الشحنة.
3) قرر: هل تُصدّق الإذن الآن أم تعيده للمراجعة؟
بعد التحقق من التوافر، استخدم تصديق عندما تكون مستعداً لاعتماد الحركة. هذا هو الإجراء الذي ينقل الإذن من حالة التحضير إلى التنفيذ الفعلي، ويُستخدم أيضاً لإسناد الصنف إلى تعيين المالك إذا كان ذلك محدداً.
- تصديق: يعتمد الإذن ويستكمل معالجته.
- إلغاء: يلغي الإذن إذا لم يعد مطلوباً.
- تعيين كمنتظر التنفيذ: إذا كانت العملية يجب أن تبقى في انتظار التنفيذ قبل التصديق الكامل.
تحذير: إذا كان الإذن مرتبطاً بحركة أخرى في في انتظار عملية أخرى، فلن يكون التصديق عملياً قبل اكتمال العملية السابقة.
4) قرر: هل تحتاج إلى طباعة مستند أو ملصق بعد الاعتماد؟
بعد التصديق، استخدم أحد أوامر الطباعة بحسب الحاجة التشغيلية:
- طباعة: لطباعة مستند الإذن.
- طباعة بطاقات العناوين: لطباعة بطاقات العناوين المرتبطة بالحركة.
- طباعة بطاقة عنوان الطلبية المرجعة: لطباعة بطاقة عنوان لمرتجع مرتبط.
- طباعة إذن الصرف: لطباعة إذن صرف عند الحاجة.
- مخلفات التصنيع: لطباعة/معالجة حركة مرتبطة بمخلفات التصنيع.
- أرسل الى الشاحن: عند الحاجة إلى تمرير الحركة إلى جهة الشحن.
5) قرر: هل الإذن مرتجع أم إصلاح أم حركة داخلية؟
تُستخدم الأزرار التالية عندما لا يكون الإذن مجرد استلام عادي:
- مرتجع: لإنشاء حركة إرجاع مرتبطة.
- الإصلاح: إذا كانت الحركة مرتبطة بإجراء إصلاحي.
- تحويل داخلي: عند نقل الأصناف بين مواقع داخلية.
- قابل للإرجاع (عُهدة): راجع هذا الحقل للتأكد من أن الحركة يجب أن تعود إلى موقع داخلي، أو أنها تُحتسب استهلاكاً ومصروفاً.
نصيحة: استخدم قابل للإرجاع (عُهدة) فقط عندما يكون المقصود تتبّع عُهدة تعود إلى موقع داخلي، وليس استهلاكاً نهائياً.
أمثلة
مثال: استلام أصناف ضمن إذن استلام من مورد
- افتح أذون الاستلام من المسار المخزون > العمليات > التحويلات > أذون الاستلام.
- راجع أن نوع العملية هو إذن استلام، وأن الموقع المصدري هو موقع المورد أو المصدر الخارجي المعتمد، وأن الموقع الوجهة هو المخزن الداخلي.
- تأكد من أن سياسة الشحن مضبوطة على في أقرب وقت ممكن إذا كنت تريد استلام المتاح فوراً، أو عندما تكون كافة الأصناف جاهزة إذا كان يجب انتظار اكتمال الكمية.
- اضغط التحقق من التوافر لمعرفة ما إذا كانت الكميات قابلة للحجز.
- إذا أصبحت الحالة جاهز، اضغط تصديق لاعتماد إذن الاستلام.
- بعد التصديق، استخدم طباعة للحصول على نسخة ورقية من المستند.
- إذا كان هناك نقص في الكمية، راجع ما إذا كانت السياسة تسمح بإنشاء طلب متأخر، أو أبقِ الإذن في حالة قيد الانتظار حتى تتوفر الكميات.
ملاحظة: عندما يكون المستند المصدر موجوداً، يساعدك ذلك على تتبع أصل الإذن بسهولة أثناء المراجعة المحاسبية أو التشغيلية.
نصائح
- نصيحة: راقب الحالة أولاً قبل تنفيذ أي إجراء؛ فهي تحدد إن كان الإذن يحتاج توافر، أو يعتمد على عملية أخرى، أو جاهز للتصديق.
- نصيحة: استخدم التحقق من التوافر قبل تصديق الإذن إذا كانت المستودعات تعمل بنقص مخزون متكرر.
- تحذير: لا تعتمد على التاريخ المجدول بوصفه مجرد تاريخ إداري؛ فهو يؤثر في توقيت التعامل مع الحركة ضمن المخزون.
- ملاحظة: إذا كانت الشركة تتعامل مع عُهدة أو أصول قابلة للإرجاع، فتأكد من ضبط قابل للإرجاع (عُهدة) بدقة قبل التصديق.
- نصيحة: استخدم تعيين المالك عندما تكون الأصناف مرتبطة بمالك محدد، لأن ذلك ينعكس عند تصديق الشحنة.
استكشاف الأخطاء وإصلاحها
-
الأعراض: يبقى الإذن في قيد الانتظار ولا ينتقل إلى جاهز.
السبب المحتمل: الأصناف غير متوفرة أو لم تُحجز بعد.
الحل: استخدم التحقق من التوافر، وراجع طريقة الحجز وإنشاء طلب متأخر في أنواع العمليات. -
الأعراض: لا يمكن إتمام الإذن رغم أن البيانات الأساسية موجودة.
السبب المحتمل: الإذن في في انتظار عملية أخرى.
الحل: انتظر اكتمال العملية المرتبطة، ثم أعد المحاولة باستخدام تصديق. -
الأعراض: لا يظهر المستند المطلوب بعد الاعتماد.
السبب المحتمل: لم يتم استخدام أمر الطباعة المناسب.
الحل: استخدم طباعة، أو طباعة بطاقات العناوين, أو طباعة إذن الصرف بحسب نوع المخرجات المطلوبة. -
الأعراض: تم التعامل مع الحركة على أنها عُهدة بينما المطلوب استهلاك.
السبب المحتمل: إعداد قابل للإرجاع (عُهدة) غير مطابق لطبيعة الحركة.
الحل: راجع هذا الحقل قبل التصديق، لأن تفعيله يعني أن الحركة تعود إلى موقع داخلي.
Was this page helpful?