التطبيقات › الموقع الإلكتروني › المتجر الإلكتروني
دورة الحالة: عرض سعر ← تم إرسال عرض السعر ← أمر بيع ← ملغاة
نظرة عامة
تتيح لك قائمة الطلبات متابعة طلبات المتجر الإلكتروني من مرحلة عرض سعر (Quotation) حتى تصبح أمر بيع (Sales Order) أو ملغاة (Cancelled). يستخدمها مندوب المبيعات لمراجعة طلبات العملاء وإرسالها وتأكيدها، كما يستخدمها مسؤول المستودع لمراجعة المستودع ومصدر التجهيز وتاريخ التسليم المطلوب.
تتضمن القائمة أيضاً عرض الطلبات غير المدفوعة لمتابعة الطلبات التي تتطلب معالجة مالية، وعرض عربات التسوق المتروكة لمتابعة العملاء الذين لم يستكملوا طلباتهم.
سير العمل
1. راجع الطلب وحدد مرحلة معالجته
انتقل إلى الموقع الإلكتروني > المتجر الإلكتروني > الطلبات > الطلبات، ثم اختر الطلب باستخدام مرجع الطلب (Order Reference) وراجع بيانات العميل والتسليم قبل تنفيذ أي إجراء.
تحقق من الحقول التالية لتحديد الإجراء المناسب:
| الحقل | الاستخدام |
|---|---|
| مرجع الطلب (Order Reference) | المعرّف المطلوب للطلب. |
| العميل (Customer) | العميل المرتبط بالطلب. |
| عنوان الفاتورة (Invoice Address) | عنوان إصدار فاتورة العميل. |
| عنوان التسليم (Delivery Address) | عنوان تسليم الطلب. |
| تاريخ الطلب (Order Date) | تاريخ إنشاء الطلبات في حالة عرض السعر أو عرض السعر المرسل، وتاريخ التأكيد للطلبات المؤكدة. |
| المستودع (Warehouse) | المستودع المرتبط بتجهيز الطلب. |
| الشركة (Company) | الشركة التي يتبع لها الطلب. |
| سياسة الشحن (Shipping Policy) | حدد ما إذا كان التسليم يتم بأسرع وقت ممكن أو عند جاهزية جميع المنتجات. عند اختيار التسليم الكامل، يُجدول التسليم وفق أطول مهلة للمنتجات؛ وإلا فيُبنى على أقصر مهلة. |
| حالة الطلب (Status) | راقب دورة حياة الطلب: عرض سعر، تم إرسال عرض السعر، أمر بيع، أو ملغاة. |
| حالة الاعتماد (Approval Status) | راقب حالة الاعتماد: مسودة، بانتظار الموافقة، معتمدة، أو مرفوضة. |
| مصدر التجهيز (Fulfillment Source) | يوضح مصدر تجهيز الطلب، مثل مركبة المندوب أو مستودع الفرع أو منطقة المنتجات التامة في المصنع أو طلب مسبق مؤجل. |
| تاريخ التسليم الموعود (Promised Delivery Date) | لتجهيز pre_order_no_stock، يوضح التاريخ المتوقع لتحويل الطلب إلى عملية تجهيز نشطة من مستودع الفرع. |
| تاريخ الانتهاء (Expiration) | تاريخ انتهاء عرض السعر. |
| قائمة الأسعار (Pricelist) | عند تغييرها، تتأثر السطور المضافة حديثاً فقط. |
| شروط السداد (Payment Terms) | شروط سداد الطلب. |
| تاريخ التسليم المطلوب (Requested Delivery Date) | التاريخ الذي يرغب الموزع في استلام الطلب فيه. |
ملاحظة: لا تفترض أن تغيير قائمة الأسعار (Pricelist) سيعيد تسعير السطور الموجودة؛ وفقاً لسلوك الحقل، لا يتأثر إلا ما يُضاف لاحقاً.
2. قرر: هل ترسل عرض السعر أم تراجعه؟
عندما تكون حالة الطلب (Status) هي عرض سعر (Quotation)، راجع العميل وعناوين الفاتورة والتسليم والمستودع وسياسة الشحن وتاريخ التسليم المطلوب.
- إذا كان عرض السعر جاهزاً للإرسال إلى العميل، استخدم إرسال بالبريد الإلكتروني (Send by Email). تابع بعدها الحالة لتصبح تم إرسال عرض السعر (Quotation Sent).
- إذا احتاج العميل إلى نسخة أولية من الفاتورة، استخدم إرسال فاتورة أولية (Send PRO-FORMA Invoice).
- إذا احتجت إلى إعداد نسخة بديلة من الطلب، استخدم إنشاء إصدار (Create Version).
- إذا لم يعد الطلب صالحاً للمتابعة، استخدم إلغاء (Cancel) لتصبح حالته ملغاة (Cancelled).
تحذير: راجع تاريخ الانتهاء (Expiration) قبل إرسال عرض السعر، خصوصاً إذا كان العميل سيؤكد الطلب في تاريخ لاحق.
3. قرر: هل يُستكمل الطلب المؤكد أم يُلغى؟
عندما يكون العميل جاهزاً للالتزام بالطلب، استخدم تأكيد (Confirm). ينتقل الطلب من عرض السعر أو عرض السعر المرسل إلى أمر بيع (Sales Order).
بعد التأكيد:
- راجع المستودع (Warehouse) ومصدر التجهيز (Fulfillment Source) للتأكد من توافق التجهيز مع مصدر الطلب.
- راجع سياسة الشحن (Shipping Policy): اختر بأسرع وقت ممكن (As soon as possible) إذا كان التسليم يمكن أن يعتمد على أقصر مهلة للمنتجات، أو عند جاهزية جميع المنتجات (When all products are ready) إذا كان التسليم يجب أن يتم دفعة واحدة.
- راقب حالة الاعتماد (Approval Status). يمكن أن تظهر الحالة مسودة (Draft) أو بانتظار الموافقة (Pending Approval) أو معتمدة (Approved) أو مرفوضة (Rejected)؛ لا تتوفر في هذه القائمة إجراءات اعتماد أو رفض، لذلك استخدمها كمؤشر متابعة للطلب.
- إذا أصبح الطلب غير صالح بعد تأكيده، استخدم إلغاء (Cancel) لتسجيله كطلب ملغاة (Cancelled).
- إذا ظهر خيار إلغاء القفل (Unlock) للطلب، استخدم إلغاء القفل (Unlock) قبل متابعة التعديلات المسموح بها على السجل.
4. قرر: هل تبدأ المعالجة المالية؟
عند الحاجة إلى إصدار مستند مالي للطلب، استخدم إنشاء فاتورة (Create Invoice). راجع شروط السداد (Payment Terms) قبل متابعة الإجراء المالي، لأنها تحدد مواعيد أو أقساط السداد المرتبطة بالفاتورة.
لإدارة معاملة مرتبطة بالطلب:
- استخدم التقاط المعاملة (Capture Transaction) عند الحاجة إلى التقاط معاملة الدفع.
- استخدم إبطال المعاملة (Void Transaction) عند الحاجة إلى إبطال معاملة الدفع.
- استخدم معاينة (Preview) لمراجعة الطلب قبل اتخاذ إجراء لاحق.
انتقل إلى الموقع الإلكتروني > المتجر الإلكتروني > الطلبات > الطلبات غير المدفوعة لمراجعة الطلبات غير المدفوعة، ثم استخدم مرجع الطلب (Order Reference) والعميل (Customer) وشروط السداد (Payment Terms) لتحديد الطلب المطلوب معالجته.
نصيحة: استخدم عرض الطلبات غير المدفوعة كمراجعة مركزة قبل إنشاء الفاتورة أو معالجة المعاملة، مع التحقق من الشركة والمستودع المرتبطين بالطلب.
5. تابع عربات التسوق المتروكة
انتقل إلى الموقع الإلكتروني > المتجر الإلكتروني > الطلبات > عربات التسوق المتروكة لمراجعة الطلبات التي لم تُستكمل في المتجر الإلكتروني.
- راجع العميل (Customer) وتاريخ الطلب (Order Date) وتاريخ الانتهاء (Expiration).
- استخدم إرسال رسالة استرداد بالبريد الإلكتروني (Send a Recovery Email) لتذكير العميل بإتمام الطلب.
- استخدم معاينة (Preview) لمراجعة الطلب قبل إرسال الرسالة.
- إذا قررت متابعة الطلب كعرض سعر، استخدم إرسال بالبريد الإلكتروني (Send by Email) أو تأكيد (Confirm) بحسب قرار العميل وحالة الطلب المعروضة.
- استخدم إلغاء (Cancel) إذا لم تعد العربة صالحة للمتابعة.
أمثلة
يراجع مندوب المبيعات طلب المتجر الإلكتروني ذي مرجع الطلب (Order Reference) SO-2026-0148 للعميل «شركة الرواد للتجزئة».
- يفتح الطلب من الموقع الإلكتروني > المتجر الإلكتروني > الطلبات > الطلبات، ويتحقق من عنوان الفاتورة (Invoice Address) وعنوان التسليم (Delivery Address)، وأن المستودع (Warehouse) هو مستودع الفرع.
- يراجع تاريخ التسليم المطلوب (Requested Delivery Date) وهو 25 يوليو 2026، ويختار عند جاهزية جميع المنتجات (When all products are ready) ضمن سياسة الشحن (Shipping Policy) لأن العميل يريد استلام جميع المنتجات في شحنة واحدة.
- تكون حالة الطلب (Status) هي عرض سعر (Quotation)، لذلك يضغط إرسال بالبريد الإلكتروني (Send by Email). يتابع الطلب حتى تظهر الحالة تم إرسال عرض السعر (Quotation Sent).
- بعد موافقة العميل، يضغط تأكيد (Confirm)، فتتحول الحالة إلى أمر بيع (Sales Order).
- يراجع مصدر التجهيز (Fulfillment Source) وتاريخ التسليم الموعود، ثم يستخدم إنشاء فاتورة (Create Invoice) لمعالجة فاتورة الطلب وفق شروط السداد (Payment Terms).
- إذا ظهرت معاملة دفع مرتبطة بالطلب، يستخدم التقاط المعاملة (Capture Transaction). وإذا تقرر عدم إتمامها، يستخدم بدلاً من ذلك إبطال المعاملة (Void Transaction).
نصائح
نصيحة: اعتمد على تاريخ الطلب (Order Date) بحذر: فهو تاريخ إنشاء الطلب في مرحلتي عرض السعر وعرض السعر المرسل، لكنه يصبح تاريخ التأكيد عندما يكون الطلب أمراً للبيع.
ملاحظة: عند وجود مصدر تجهيز من نوع طلب مسبق مؤجل، راجع تاريخ التسليم الموعود (Promised Delivery Date) قبل تأكيد توقعات العميل.
تحذير: يؤدي استخدام إلغاء (Cancel) إلى انتقال حالة الطلب إلى ملغاة (Cancelled)؛ راجع القرار مع العميل قبل تنفيذ الإجراء.
استكشاف الأخطاء وإصلاحها
| العرض | السبب المحتمل | الإجراء |
|---|---|---|
| لا يمكن متابعة الطلب باعتباره أمراً للبيع. | ما زالت حالة الطلب (Status) هي عرض سعر أو تم إرسال عرض السعر. | راجع بيانات الطلب، ثم استخدم تأكيد (Confirm) عندما يكون العميل جاهزاً. |
| لا يتغير سعر السطور الموجودة بعد تعديل قائمة الأسعار. | يؤثر حقل قائمة الأسعار (Pricelist) في السطور المضافة حديثاً فقط. | راجع السطور الموجودة قبل التعديل، وأضف السطور الجديدة بعد اختيار قائمة الأسعار المطلوبة. |
| لا يمكن الوفاء بتاريخ التسليم المطلوب كما يتوقع العميل. | قد لا تتوافق سياسة الشحن أو مصدر التجهيز أو تاريخ التسليم الموعود مع الطلب. | راجع سياسة الشحن (Shipping Policy) ومصدر التجهيز (Fulfillment Source) وتاريخ التسليم الموعود (Promised Delivery Date) قبل التأكيد. |
| لا يزال الطلب بحاجة إلى مراجعة داخلية رغم تأكيده. | قد تكون حالة الاعتماد (Approval Status) بانتظار الموافقة أو مرفوضة. | راقب حالة الاعتماد، ولا تعامل الحالة على أنها معتمدة ما لم تظهر معتمدة (Approved). |
Was this page helpful?