التطبيقات › الموظفين › الموظفين
نظرة عامة
يُستخدم المخطط التنظيمي من المسار الموظفين > الموظفين > المخطط التنظيمي لعرض بيانات الموظفين وتوثيق المعلومات التنظيمية المرتبطة بهم، مثل القسم والمنصب الوظيفي والمدير والمدرب. يفيد هذا العرض مسؤول الموارد البشرية ومدير القسم في المحافظة على بيانات الموظفين التي تعكس الهيكل التنظيمي للشركة. استخدمه عند إضافة موظف جديد، أو مراجعة بيانات موظف قائم، أو استكمال بياناته المهنية ووسائل الاتصال الخاصة بالعمل.
الإعدادات
قبل إنشاء بيانات الموظفين أو تحديثها، تأكد من توفر المعلومات الأساسية المطلوبة لكل موظف. تُعد هذه البيانات أساساً لتسجيل الموظف ضمن الشركة ونوعه وموارده.
| الحقل | ما الذي تتحكم به |
|---|---|
| نوع الموظف (Employee Type) | يحدد نوع الموظف. يؤثر هذا الحقل أيضاً في سجل العقود. الخيارات المتاحة هي: موظف، طالب، متدرب، متعاقد، ومستقل. |
| الشركة الأساسية (Primary Company) | تحدد الشركة الأساسية التي يُسجَّل الموظف ضمنها. |
| المورد (Resource) | يحدد المورد المرتبط بسجل الموظف، وهو حقل مطلوب. |
| اسم الموظف (Employee Name) | يسجل اسم الموظف. |
| المسمى الوظيفي (Job Title) | يوضح المسمى الوظيفي للموظف. |
| القسم (Department) | يحدد القسم المرتبط بالموظف. |
| المنصب الوظيفي (Job Position) | يحدد المنصب الوظيفي للموظف. |
| المدير (Manager) | يحدد المدير المرتبط بالموظف. |
| المدرب (Coach) | يحدد الموظف الذي يعمل مدرباً لهذا الموظف. لا تكون للمدرب صلاحيات أو مسؤوليات محددة افتراضياً. |
| الوسوم (Tags) | تضيف وسوماً إلى سجل الموظف. |
| هاتف العمل المحمول (Work Mobile) | يسجل رقم الهاتف المحمول الخاص بالعمل. |
| هاتف العمل (Work Phone) | يسجل رقم هاتف العمل. |
| البريد الإلكتروني للعمل (Work Email) | يسجل عنوان البريد الإلكتروني الخاص بالعمل. |
| الخصائص (Properties) | تسجل الخصائص المرتبطة بالموظف. |
| بنود السيرة الذاتية (Resume lines) | تسجل بنود السيرة الذاتية للموظف. |
| المهارات (Skills) | تسجل مهارات الموظف. |
ملاحظة: اختر نوع الموظف (Employee Type) بعناية، لأنه لا يقتصر على تصنيف السجل فقط، بل يؤثر أيضاً في سجل العقود.
سير العمل
1. تحديد ما إذا كنت ستنشئ سجلاً جديداً أو تراجع سجلاً قائماً
- انتقل إلى الموظفين > الموظفين > المخطط التنظيمي.
- إذا كان الموظف مسجلاً مسبقاً، افتح سجله لمراجعة بياناته أو تعديلها.
- إذا لم يكن الموظف مسجلاً، اختر جديد لإنشاء سجل موظف جديد.
2. استكمال البيانات الإلزامية للموظف
- في السجل الجديد، حدد نوع الموظف (Employee Type). اختر النوع الذي يطابق علاقة الشخص بالشركة، مثل موظف أو متدرب أو متعاقد.
- حدد الشركة الأساسية (Primary Company) التي يُسجَّل الموظف ضمنها.
- أكمل حقل المورد (Resource)، لأنه حقل مطلوب.
- أدخل اسم الموظف (Employee Name) لتسهيل التعرف على السجل في المخطط التنظيمي.
تحذير: لا تعتمد على الاسم وحده لتمييز الموظفين ذوي الأسماء المتشابهة؛ أكمل الشركة الأساسية والقسم والمنصب الوظيفي لضمان وضوح السجل.
3. توثيق موقع الموظف في الهيكل التنظيمي
- أدخل المسمى الوظيفي (Job Title) الذي يصف وظيفة الموظف.
- حدد القسم (Department) والمنصب الوظيفي (Job Position) بحسب المعلومات المعتمدة في مؤسستك.
- عند وجود مسؤول مباشر، حدد المدير (Manager) من سجلات الموظفين.
- إذا كان للموظف مدرب، حدد المدرب (Coach). استخدم هذا الحقل لتوثيق المدرب فقط؛ إذ لا يمنح الحقل بحد ذاته صلاحيات أو مسؤوليات افتراضية.
4. استكمال بيانات العمل والمعلومات المهنية عند الحاجة
- أضف هاتف العمل المحمول (Work Mobile) وهاتف العمل (Work Phone) عند توفرهما.
- أدخل البريد الإلكتروني للعمل (Work Email) لاستخدام عنوان العمل المخصص للموظف.
- أضف الوسوم (Tags) إذا كانت مؤسستك تستخدمها لتجميع الموظفين أو تمييزهم.
- استكمل الخصائص (Properties) وبنود السيرة الذاتية (Resume lines) والمهارات (Skills) عندما تكون هذه المعلومات مطلوبة في سجل الموظف.
5. اختيار الإجراء اللاحق المناسب
بعد مراجعة بيانات الموظف، اختر الإجراء الذي يناسب هدفك الحالي:
- اختر إطلاق الخطة (Launch Plan) عندما تحتاج إلى إطلاق خطة مرتبطة بالموظف.
- اختر خصم الساعات الإضافية (Deduct Extra Hours) عندما يكون المطلوب تنفيذ خصم للساعات الإضافية.
- اختر إنشاء (Generate) عندما تحتاج إلى إنشاء ناتج من السجل وفق الإجراء المتاح.
- اختر طباعة الشارة (Print Badge) عندما تحتاج إلى طباعة شارة الموظف.
نصيحة: راجع اسم الموظف ونوع الموظف والشركة الأساسية قبل استخدام أي إجراء من إجراءات السجل، وبالأخص عند التعامل مع شركات متعددة.
أمثلة
إضافة موظف جديد إلى المخطط التنظيمي
تحتاج شركة تعمل ضمن أكثر من كيان إلى تسجيل الموظفة «سارة أحمد» ضمن قسم المبيعات.
- من الموظفين > الموظفين > المخطط التنظيمي، اختر جديد.
- في اسم الموظف (Employee Name)، أدخل:
سارة أحمد. - في نوع الموظف (Employee Type)، اختر:
Employee. - في الشركة الأساسية (Primary Company)، اختر الشركة التي ستُسجَّل سارة ضمنها.
- أكمل المورد (Resource) المطلوب.
- في المسمى الوظيفي (Job Title)، أدخل:
مندوبة مبيعات. - حدد قسم المبيعات في القسم (Department)، والمنصب المناسب في المنصب الوظيفي (Job Position).
- في المدير (Manager)، اختر مدير المبيعات المسؤول عنها.
- أضف رقمها في هاتف العمل المحمول (Work Mobile) وعنوانها في البريد الإلكتروني للعمل (Work Email).
- أضف الوسم
مبيعاتفي الوسوم (Tags)، وسجل مهارة مثلالتفاوضفي المهارات (Skills) عند الحاجة. - بعد استكمال السجل، استخدم طباعة الشارة (Print Badge) إذا كانت سارة تحتاج إلى شارة عمل.
بهذا يصبح سجل سارة متضمناً بياناتها الأساسية وموقعها التنظيمي ووسائل اتصالها المهنية.
نصائح
نصيحة: استخدم المدير (Manager) بصورة متسقة لجميع الموظفين ضمن القسم نفسه، حتى تبقى المعلومات التنظيمية قابلة للمراجعة بسهولة.
ملاحظة: يمكن استخدام المدرب (Coach) لتوثيق العلاقة التدريبية، لكنه لا يمنح المدرب صلاحيات أو مسؤوليات تلقائية.
تحذير: عند اختيار نوع متدرب أو متعاقد أو مستقل في نوع الموظف (Employee Type)، تحقق من أن هذا التصنيف هو المطلوب، نظراً إلى تأثيره في سجل العقود.
استكشاف الأخطاء وإصلاحها
| المشكلة | السبب المحتمل | المعالجة |
|---|---|---|
| لا يمكن استكمال سجل الموظف الجديد. | لم تُستكمل الحقول المطلوبة، مثل نوع الموظف (Employee Type) أو الشركة الأساسية (Primary Company) أو المورد (Resource). | أكمل الحقول المطلوبة ثم راجع السجل مرة أخرى. |
| يظهر الموظف ضمن شركة غير صحيحة. | تم اختيار قيمة غير صحيحة في الشركة الأساسية (Primary Company). | راجع الشركة الأساسية وحدد الشركة التي يُسجَّل الموظف ضمنها. |
| لا يظهر المدير أو المدرب المطلوب عند التحديد. | لم يتم اختيار موظف من سجلات الموظفين المتاحة. | تأكد من وجود سجل الموظف المطلوب، ثم حدده في المدير (Manager) أو المدرب (Coach). |
| لا يتم تمييز الموظف بالشكل المطلوب في التقارير الداخلية أو المراجعة. | لم تُستكمل الوسوم أو القسم أو المنصب الوظيفي. | أضف الوسوم (Tags) وحدد القسم (Department) والمنصب الوظيفي (Job Position) المناسبين. |
Was this page helpful?