تُستخدم الدفاتر لتحديد نطاق تسجيل قيود اليومية بحسب الشركة والفرع ودفتر اليومية. يعتمد عليها المحاسب المالي ومدير المالية عند تنظيم الدفاتر المرتبطة بالفروع، كما تساعد فرق المبيعات والمشتريات والمستودعات والتخطيط على العمل ضمن الهيكل المحاسبي الصحيح للشركة. أنشئ دفتراً عندما تحتاج إلى تمييز تسلسل دفتر ضمن فرع ودفتر يومية محددين، أو إلى ربط قواعد صلاحيات بهذا النطاق.
الإعدادات
افتح المسار الإعدادات > المستخدمون والشركات > دفاتر الحسابات (دفاتر الحسابات) > الدفاتر (Books). تعرض القائمة الدفاتر المتاحة وتتيح إنشاء دفاتر جديدة أو فتح سجل قائم لمراجعته وتعديله.
تُعد الحقول التالية إعدادات الدفتر الأساسية:
الحقل
الغرض منه
الرمز (Code)
رمز أبجدي رقمي مختصر يُستخدم في التكاملات والتقارير. يجب أن يكون فريداً داخل الشركة.
الاسم (Name)
الاسم المقروء للدفتر الذي يظهر في قوائم الاختيار ومصفوفة الصلاحيات.
رقم الدفتر (Book No.)
رقم تسلسل الدفتر ضمن مجموعة الشركة والفرع ودفتر اليومية. ويُستخدم مع دفتر اليومية لتمييز دفاتر متعددة تشترك في دفتر اليومية نفسه داخل الفرع نفسه.
الشركة (Company)
الشركة الرئيسية التي يتبع لها الدفتر.
الفرع (Branch)
الفرع أو الشركة الفرعية التي يقتصر عليها الدفتر. بالنسبة إلى دفاتر المقر الرئيسي، اختر الشركة الرئيسية نفسها.
دفتر اليومية (Journal)
دفتر اليومية الذي تُسجَّل فيه قيود اليومية الخاصة بهذا الدفتر. تتحول قواعد الصلاحيات المرتبطة بالدفتر إلى سجلات ir.rule على account.move.
نشط (Active)
يحدد ما إذا كان الدفتر نشطاً.
قواعد الصلاحيات (Permission Rules)
قواعد الصلاحيات المرتبطة بالدفتر.
الوصف (Description)
وصف مختصر للدفتر.
ملاحظة: الحقول الرمز (Code) والاسم (Name) ورقم الدفتر (Book No.) والشركة (Company) والفرع (Branch) ودفتر اليومية (Journal) مطلوبة. لا تترك أيّاً منها فارغاً عند إعداد دفتر جديد.
تحذير: لا تكرر الرمز (Code) داخل الشركة نفسها. استخدم رمزاً ثابتاً ومختصراً، ولا سيما إذا كانت التقارير أو عمليات التكامل تعتمد عليه.
سير العمل
لا تعرض هذه الميزة حالات دورة حياة أو إجراءات اعتماد للدفتر. تتمثل نقطة القرار الرئيسية في تحديد ما إذا كنت ستنشئ دفتراً جديداً أو ستراجع دفتراً قائماً، ثم استكمال بيانات نطاقه المحاسبي وصلاحياته.
قرر: إنشاء دفتر جديد أم مراجعة دفتر قائم.
انتقل إلى قائمة الدفاتر (Books) لمراجعة الدفاتر الموجودة. إذا كان الدفتر المطلوب موجوداً، افتح سجله وعدّل بياناته عند الحاجة. أما إذا كنت تحتاج إلى دفتر لنطاق جديد من الشركة أو الفرع أو دفتر اليومية، فأنشئ سجلاً جديداً.
أنشئ دفترًا جديداً عند الحاجة إلى نطاق محاسبي مستقل.
من قائمة الدفاتر، اضغط جديد لفتح نموذج الدفتر. أدخل الرمز (Code) برمز فريد داخل الشركة، ثم أدخل الاسم (Name) الذي سيتعرف عليه المستخدمون في قوائم الاختيار ومصفوفة الصلاحيات.
حدد النطاق التنظيمي والمحاسبي للدفتر.
أكمل الحقول المطلوبة بالترتيب الذي يضمن عدم التباس الدفتر:
اختر الشركة (Company)، وهي الشركة الرئيسية المالكة للدفتر.
اختر الفرع (Branch) الذي يقتصر عليه الدفتر. إذا كان الدفتر خاصاً بالمقر الرئيسي، اجعل الفرع هو الشركة الرئيسية.
اختر دفتر اليومية (Journal) الذي ستُصب فيه قيود اليومية المرتبطة بهذا الدفتر.
أدخل رقم الدفتر (Book No.) لتحديد تسلسل الدفتر ضمن الشركة والفرع ودفتر اليومية.
نصيحة: عند وجود أكثر من دفتر يستخدم دفتر اليومية (Journal) نفسه في الفرع نفسه، راجع رقم الدفتر (Book No.) بعناية. اقتران رقم الدفتر بدفتر اليومية هو ما يميز هذه الدفاتر عن بعضها.
قرر: هل يحتاج الدفتر إلى قواعد صلاحيات أو توثيق إضافي؟
إذا كانت صلاحيات الوصول تحتاج إلى ربط بهذا الدفتر، راجع قواعد الصلاحيات (Permission Rules). ترتبط هذه القواعد بقيود account.move الخاصة بدفتر اليومية المحدد. أضف الوصف (Description) عندما تحتاج إلى توضيح الغرض التجاري من الدفتر، مثل كونه خاصاً بالمقر الرئيسي أو بفرع بعينه.
راجع قابلية استخدام الدفتر.
تحقق من أن نشط (Active) مضبوط بما يلائم استخدام الدفتر، ثم راجع تطابق الشركة والفرع ودفتر اليومية ورقم الدفتر قبل إكمال السجل. ارجع إلى قائمة الدفاتر (Books) للتحقق من ظهور الدفتر بالرمز والاسم الصحيحين.
أمثلة
لنفترض أن الشركة الرئيسية «شركة الأفق التجارية» لديها فرع «فرع الرياض»، وتحتاج إلى دفتر مستقل لقيود المبيعات المسجلة في دفتر يومية المبيعات الخاص بالفرع.
Was this page helpful?