نظرة عامة

تُستخدم المتابعة اليدوية لمعالجة بنود المتابعات الخاصة بالشركاء مباشرةً من قائمة المتابعة، مثل طباعة مدفوعات متأخرة أو إرسال رسالة تذكير بالبريد الإلكتروني ثم إنهاء المتابعة. وهي مناسبة لموظف الحسابات المدينة أو مدير المالية عند الحاجة إلى متابعة شريك محدد، وكذلك لممثل المبيعات أو مسؤول CRM عند مراجعة بيانات جهة الاتصال قبل التواصل.

تُظهر القائمة بيانات الشريك وحساباته المدينة والدائنة وعناوينه، بما يتيح التحقق من اختيار السجل الصحيح قبل تنفيذ أي إجراء. استخدم صفحة قم بالمتابعة اليدوية للمتابعة العامة، أو صفحة متابعاتي للعمل على قائمة متابعاتك.

الإعدادات

قبل بدء المتابعة، راجع شروط السداد التي تستخدمها المؤسسة للفواتير. تحدد شروط السداد القواعد المتفق عليها لموعد استحقاق Customer Invoice، ويمكن أن تتضمن خصماً للسداد المبكر وتفاصيل تظهر على الفاتورة.

انتقل إلى محاسبة > التهيئة > الفوترة > شروط السداد، ثم اختر شرط سداد موجوداً أو أنشئ شرطاً جديداً باستخدام جديد.

شروط السداد — محاسبة › التهيئة › الفوترة › شروط السداد

الحقل	الاستخدام
شروط السداد (Payment Terms)	اسم شرط السداد. وهو حقل مطلوب.
الخصم المبكر (Early Discount)	يحدد ما إذا كان شرط السداد يتضمن خصماً عند السداد المبكر.
نسبة الخصم (Discount %)	نسبة خصم السداد المبكر الممنوحة لهذا الشرط.
أيام الخصم (Discount Days)	عدد الأيام قبل انتهاء صلاحية عرض السداد المبكر.
تخفيض ضريبة الخصم النقدي (Cash Discount Tax Reduction)	يحدد توقيت تطبيق تخفيض ضريبة الخصم النقدي: عند السداد المبكر (On early payment) أو مطلقاً (Never) أو دائماً عند الفوترة (Always (upon invoice)).
الشروط (Terms)	نص الشروط.
مثال التاريخ (Date example)	مثال لتاريخ الاستحقاق وفقاً للشرط.
الوصف على الفاتورة (Description on the Invoice)	الوصف الذي يظهر على Customer Invoice.
إظهار تواريخ الأقساط (Show installment dates)	يحدد إظهار تواريخ الأقساط.

ملاحظة: راجع شروط السداد قبل إرسال تذكير متأخرات، حتى تكون بيانات الاستحقاق المستخدمة في الفواتير متسقة مع الاتفاق المبرم مع العميل.

سير العمل

1. اختر قائمة المتابعة المناسبة

انتقل إلى محاسبة > المتابعات > قم بالمتابعة اليدوية لمراجعة عناصر المتابعة يدوياً.
إذا كنت تريد العمل من قائمتك الخاصة، انتقل إلى محاسبة > المتابعات > متابعاتي.
حدّد الشريك المطلوب من خلال الاسم (Name)، وميّز بين السجلات المتشابهة باستخدام اسم الشركة (Company Name) أو الشركة ذات الصلة (Related Company) أو بيانات العنوان.

قم بالمتابعة اليدوية — محاسبة › المتابعات › قم بالمتابعة اليدوية

استخدم بيانات الاتصال لتأكيد أنك تعمل على السجل الصحيح:

الحقل	كيفية استخدامه عند التحقق
الاسم (Name)	اسم الشريك أو جهة الاتصال.
نوع الشركة (Company Type)	يوضح ما إذا كان السجل فرداً (Individual) أو شركة (Company).
الشركة ذات الصلة (Related Company)	يساعد على ربط جهة الاتصال بالشركة المعنية.
اسم الشركة (Company Name)	اسم الشركة المرتبط بالسجل.
نوع العنوان (Address Type)	يوضح استخدام العنوان: جهة اتصال (Contact) أو عنوان الفاتورة (Invoice Address) أو عنوان التسليم (Delivery Address) أو عنوان آخر (Other Address).
الشارع (Street) والشارع 2 (Street2) والمدينة (City)	بيانات تساعدك على التحقق من هوية الشريك وعنوانه.
الولاية (State) والرمز البريدي (Zip) والبلد (Country)	استكمل التحقق من عنوان الشريك، ولا سيما عند وجود أسماء متشابهة.
معرّف الضريبة (Tax ID)	الرقم التعريفي الضريبي للشريك؛ يتحقق النظام من صيغه بحسب البلد.
صالح داخل الاتحاد الأوروبي (Intra-Community Valid)	يوضح حالة التحقق من أرقام ضريبة القيمة المضافة الأوروبية عبر قاعدة بيانات VIES.

2. تحقّق من الحسابات قبل التواصل

راجع حساب المدينين (Account Receivable) وحساب الدائنين (Account Payable) للسجل المحدد؛ وكلاهما مطلوب.
استخدم حساب المدينين بوصفه الحساب المستخدم بدلاً من الحساب الافتراضي كحساب مدين للشريك الحالي.
استخدم حساب الدائنين بوصفه الحساب المستخدم بدلاً من الحساب الافتراضي كحساب دائن للشريك الحالي.
عند الحاجة إلى مراجعة بيانات الشريك، استخدم الشركاء (Partners). وإذا كان السجل مرتبطاً بشركة أم، استخدم الشركة الأم (the parent company) للوصول إلى سياق الشركة المرتبطة.
إذا كان الشريك شركة جديدة، استخدم إنشاء شركة (Create company).

تحذير: لا تنفذ إجراء متابعة قبل التأكد من اسم الشركة ونوع العنوان وحساب المدينين. قد يؤدي اختيار جهة اتصال أو عنوان فاتورة غير صحيح إلى مراسلة الطرف غير المقصود.

3. قرر كيفية متابعة المدفوعات المتأخرة

إذا احتجت إلى مستند للمراجعة أو للمشاركة خارج النظام، استخدم طباعة المدفوعات المتأخرة (Print Overdue Payments).
إذا كان المطلوب التواصل بالبريد الإلكتروني مع الشريك، استخدم إرسال بريد المتأخرات (Send Overdue Email).
راجع بيانات العنوان ومعرّف الضريبة (Tax ID) قبل الإرسال، خصوصاً عندما يكون لدى الشركة عدة جهات اتصال أو عناوين فواتير.

لا تجمع بين الإجراءين إلا إذا كانت سياستك العملية تتطلب نسخة مطبوعة إلى جانب الرسالة الإلكترونية. يتيح لك كل إجراء تنفيذ نوع المتابعة المطلوب من القائمة نفسها.

4. أنهِ المتابعة أو أزل العنصر

بعد إتمام الإجراء المطلوب للشريك، اختر وضع علامة كمنجز (⇾ Mark as Done) لإنهاء المتابعة اليدوية لهذا العنصر.
إذا كان قرارك هو استبعاد العنصر من القائمة بدلاً من إنهاء المتابعة، اختر إزالة.
راجع القائمة بعد الإجراء للتأكد من أن العنصر لم يعد يحتاج إلى المعالجة التي كنت تنفذها.

متابعاتي — محاسبة › المتابعات › متابعاتي

أمثلة

تحتاج موظفة حسابات مدينة إلى متابعة شركة «الرواد للتجهيزات» بشأن مدفوعات متأخرة.

تفتح محاسبة > المتابعات > قم بالمتابعة اليدوية وتحدد السجل الذي يحمل الاسم (Name) «الرواد للتجهيزات».
تتحقق من أن نوع الشركة (Company Type) هو شركة (Company)، وأن اسم الشركة (Company Name) هو «الرواد للتجهيزات».
تراجع نوع العنوان (Address Type) وتختار السجل ذي عنوان الفاتورة (Invoice Address)، ثم تتحقق من المدينة والبلد.
تتأكد من وجود قيم في حساب المدينين (Account Receivable) وحساب الدائنين (Account Payable).
تختار طباعة المدفوعات المتأخرة (Print Overdue Payments) للحصول على مستند المدفوعات المتأخرة لمراجعته.
بعد مراجعة بيانات الشريك، تختار إرسال بريد المتأخرات (Send Overdue Email) لإجراء المتابعة بالبريد الإلكتروني.
بعد إتمام التواصل، تختار وضع علامة كمنجز (⇾ Mark as Done) لإنهاء المتابعة الخاصة بهذا السجل.

نصائح

نصيحة: استخدم عنوان الفاتورة (Invoice Address) عند وجود عدة عناوين للشريك، لأن هذا العنوان موصوف بأنه العنوان المفضل لجميع الفواتير.

افحص معرّف الضريبة (Tax ID) مع البلد المسجل للشريك. يتحقق النظام من صيغة الرقم الضريبي وفقاً لصيغة البلد، ويمكن استخدام الرمز / للدلالة على أن الشريك غير خاضع للضريبة.
ميّز بين الشخص والشركة عبر نوع الشركة (Company Type) قبل طباعة المتأخرات أو إرسال البريد الإلكتروني.
استخدم متابعاتي عندما تحتاج إلى العمل من قائمة المتابعات الخاصة بك بدلاً من قائمة المتابعة اليدوية العامة.

استكشاف الأخطاء وإصلاحها

العرض	السبب المحتمل	المعالجة
لا يمكنك استكمال مراجعة سجل الشريك بثقة.	توجد بيانات متشابهة لأكثر من شريك أو جهة اتصال.	طابق الاسم (Name) مع اسم الشركة (Company Name) والشركة ذات الصلة (Related Company) ونوع العنوان (Address Type) وبيانات العنوان قبل تنفيذ الإجراء.
يظهر أن بيانات الحساب غير مكتملة.	حساب المدينين (Account Receivable) أو حساب الدائنين (Account Payable) حقل مطلوب بلا قيمة.	راجع السجل وتأكد من وجود قيمة في كلا الحقلين قبل متابعة المعالجة.
لا يُقبل معرّف الضريبة.	لا تتوافق صيغة معرّف الضريبة (Tax ID) مع البلد المحدد.	تحقق من البلد (Country) وصيغة الرقم الضريبي؛ استخدم `/` إذا كان الشريك غير خاضع للضريبة.
لا تجد جهة الاتصال المناسبة لإرسال المتابعة.	تم اختيار عنوان أو جهة اتصال غير مناسبة ضمن الشركة.	راجع نوع العنوان (Address Type) واختر السجل المطابق، ولا سيما عنوان الفاتورة (Invoice Address) عند التعامل مع الفواتير.

قم بالمتابعة اليدوية