تتيح لك الطلبات الشاملة متابعة سجلات الاتفاقات الشرائية من قائمة واحدة، مع عرض حالتها ونوع الاتفاقية والعملة والشركة والمورد والتواريخ المرتبطة بها. يستخدمها مسؤول المشتريات لمتابعة طلبات الشراء والاتفاقات مع الموردين، بينما يستطيع مدير المالية الرجوع إلى الشركة والعملة والمواعيد عند مراجعة الالتزامات الشرائية.
تبدأ الاتفاقية عادةً في حالة مسودة (Draft)، ثم تنتقل عبر مراحل التنفيذ واختيار العطاءات والتأكيد، وصولاً إلى الإغلاق أو الإلغاء. استخدم حقول التواريخ لتوضيح الموعد النهائي للاتفاقية وتاريخ الطلب وتاريخ التسليم المتوقع.
سير العمل
أنشئ طلباً شاملاً جديداً وحدد بياناته الأساسية.
من المسار الشراء > الطلبات > الطلبات الشاملة، اختر جديد لإضافة سجل جديد. أدخل القيم المطلوبة قبل بدء دورة الاتفاقية:
الحالة (Status): اختر مسودة (Draft) عند إنشاء سجل جديد.
نوع الاتفاقية (Agreement Type): حدد نوع الاتفاقية الذي ستدير من خلاله الطلب.
العملة (Currency): حدد عملة الاتفاقية.
نوع العملية (Operation Type): حدد نوع العملية المرتبط بالطلب.
الشركة (Company): اختر الشركة التي يتبع لها الطلب الشامل.
مسؤول المشتريات (Purchase Representative): عيّن الشخص المسؤول عن المتابعة.
المورد (Vendor): حدد المورد عند توفره.
الموعد النهائي للاتفاقية (Agreement Deadline): أدخل آخر موعد مرتبط بالاتفاقية.
تاريخ الطلب (Ordering Date): أدخل تاريخ بدء الطلب أو إصداره.
تاريخ التسليم (Delivery Date): أدخل تاريخ التسليم المتوقع والمجدول الذي تُستلم فيه جميع المنتجات.
المستند المصدر (Source Document): أدخل مرجع المستند المصدر عند وجوده.
المنتجات المطلوب شراؤها (Products to Purchase): حدد المنتجات المطلوب شراؤها.
الوصف (Description): أضف وصفاً موجزاً يوضح الغرض من الطلب.
ملاحظة: حقلا الموعد النهائي للاتفاقية (Agreement Deadline) وتاريخ التسليم (Delivery Date) ليسا متطابقين بالضرورة. استخدم تاريخ التسليم لتوقع استلام جميع المنتجات، واستخدم الموعد النهائي لتتبع الحد الزمني للاتفاقية.
اتخذ قرار بدء تنفيذ الاتفاقية.
بعد مراجعة البيانات في حالة مسودة (Draft)، اختر تأكيد (Confirm) لبدء متابعة الطلب ونقله إلى حالة جارٍ (Ongoing). استخدم هذه الخطوة فقط بعد التأكد من الشركة والعملة ونوع العملية والمنتجات والتواريخ.
إذا كانت البيانات غير مكتملة أو تحتاج إلى تعديل، أبقِ السجل في حالة المسودة وعدّل الحقول قبل التأكيد.
أنشئ عرض سعر جديداً عند الحاجة إلى تلقي عروض من الموردين.
عندما يكون الطلب في حالة جارٍ (Ongoing) وتحتاج إلى إنشاء عرض مرتبط بالاتفاقية، اختر عرض سعر جديد (New Quotation). راجع المورد والمنتجات المطلوب شراؤها قبل متابعة عروض الأسعار.
أثناء تقييم العروض، تابع ظهور حالة اختيار العطاءات (Bid Selection) في الحالة (Status). تمثل هذه الحالة مرحلة المقارنة والاختيار ضمن دورة الطلب الشامل.
نصيحة: املأ المورد (Vendor) ومسؤول المشتريات (Purchase Representative) بوضوح قبل إنشاء عرض سعر جديد، لتسهيل معرفة الجهة المسؤولة عن المتابعة من قائمة الطلبات الشاملة.
اعتمد نتيجة الاتفاقية بعد مرحلة اختيار العطاءات.
عند الانتهاء من مراجعة العروض ووصول الطلب إلى مرحلة اختيار العطاءات (Bid Selection)، اختر تحقّق (Validate) لتأكيد نتيجة الاتفاقية ونقلها إلى حالة مؤكدة (Confirmed).
راجع المنتجات المطلوب شراؤها (Products to Purchase) وتاريخ التسليم (Delivery Date) قبل التحقق، لأن هذا التاريخ يمثل الموعد المتوقع والمجدول لاستلام جميع المنتجات.
أغلق الاتفاقية المكتملة أو ألغها أو أعدها للمراجعة.
اتخذ الإجراء الذي يطابق نتيجة الاتفاقية:
إذا اكتملت متابعة الاتفاقية ولم تعد تتطلب إجراءً، اختر إغلاق (Close) لنقلها إلى حالة مغلقة (Closed).
إذا تقرر عدم متابعة الاتفاقية، اختر إلغاء (Cancel) لنقلها إلى حالة ملغاة (Cancelled).
إذا احتجت إلى مراجعة البيانات أو إعادة تنفيذ الدورة، اختر إعادة إلى المسودة (Reset to Draft) لإرجاع السجل إلى حالة مسودة (Draft)، ثم عدّل البيانات وأعد تأكيده عند الجاهزية.
تحذير: لا تستخدم إلغاء (Cancel) كبديل عن التصحيح. إذا كان الهدف هو تعديل المورد أو التواريخ أو المنتجات، استخدم إعادة إلى المسودة (Reset to Draft) ثم صحح السجل قبل إعادة تأكيده.
أمثلة
تحتاج شركة النور التجارية إلى شراء 20 طابعة مكتبية لتسليمها إلى قسم العمليات.
ينشئ مسؤول المشتريات سجلاً من الشراء > الطلبات > الطلبات الشاملة باستخدام جديد.
يحدد الحالة (Status) بقيمة مسودة (Draft)، ويدخل شركة النور التجارية في الشركة (Company)، والريال السعودي في العملة (Currency).
يحدد المورد في المورد (Vendor)، ويسجل «20 طابعة مكتبية» في المنتجات المطلوب شراؤها (Products to Purchase)، ويضيف مرجع طلب داخلي في المستند المصدر (Source Document).
يحدد الموعد النهائي للاتفاقية (Agreement Deadline) بتاريخ 5 أغسطس 2026، وتاريخ الطلب (Ordering Date) بتاريخ 20 يوليو 2026، وتاريخ التسليم (Delivery Date) بتاريخ 10 أغسطس 2026.
بعد مراجعة البيانات، يختار تأكيد (Confirm) لتصبح الاتفاقية جارٍ (Ongoing).
ينشئ عروض الموردين باستخدام عرض سعر جديد (New Quotation)، ويتابع السجل عند وصوله إلى مرحلة اختيار العطاءات (Bid Selection).
بعد اعتماد العرض المناسب، يختار تحقّق (Validate) لتصبح الاتفاقية مؤكدة (Confirmed).
بعد انتهاء المتابعة، يختار إغلاق (Close) لتصبح الاتفاقية مغلقة (Closed).
نصائح
نصيحة: استخدم المستند المصدر (Source Document) لربط الطلب الشامل بمرجع داخلي واضح، مثل رقم طلب شراء أو رقم احتياج داخلي.
ملاحظة: راقب الحالة (Status) من القائمة لتحديد الطلبات التي ما زالت جارٍ (Ongoing) أو في مرحلة اختيار العطاءات (Bid Selection) قبل أن تتأخر عن الموعد النهائي للاتفاقية (Agreement Deadline).
نصيحة: اجعل الوصف (Description) مختصراً ومحدداً، خصوصاً عندما تتضمن المنتجات المطلوب شراؤها (Products to Purchase) عدة أصناف أو يكون للطلب غرض تشغيلي خاص.
استكشاف الأخطاء وإصلاحها
المشكلة
السبب المحتمل
الإجراء
لا يمكن استكمال بيانات طلب جديد
أحد الحقول المطلوبة غير محدد، مثل الحالة (Status) أو نوع الاتفاقية (Agreement Type) أو العملة (Currency) أو نوع العملية (Operation Type) أو الشركة (Company).
راجع الحقول المطلوبة وأدخل قيمة لكل منها قبل تأكيد الطلب.
تاريخ التسليم لا يعكس موعد الاستلام الفعلي
تم إدخال تاريخ تقريبي لا يمثل استلام جميع المنتجات.
حدّث تاريخ التسليم (Delivery Date) ليعكس التاريخ المتوقع والمجدول لاستلام جميع المنتجات.
تم إلغاء الطلب بينما كان المطلوب تعديله
تم استخدام إلغاء (Cancel) بدلاً من إعادة السجل للتحرير.
استخدم إعادة إلى المسودة (Reset to Draft) عندما تحتاج إلى تعديل بيانات الطلب وإعادة تنفيذ دورة المراجعة.
لا يزال الطلب مفتوحاً بعد انتهاء التقييم
لم يتم التحقق من نتيجة الاتفاقية أو إغلاقها.
اختر تحقّق (Validate) عند اكتمال مرحلة اختيار العطاءات، ثم اختر إغلاق (Close) عند انتهاء متابعة الاتفاقية.
Was this page helpful?