نظرة عامة

تُستخدم أذون الاستلام لمتابعة المستندات المالية الخاصة بالعملاء ضمن مسار محاسبة > العملاء > أذون الاستلام. تتيح لك القائمة مراجعة حالة كل مستند وتاريخه ودفتر اليومية والعميل والإجمالي المستحق، ثم ترحيله أو إلغاؤه أو تنفيذ الإجراءات المالية المتاحة عليه. يستخدمها المحاسب المالي ومدير المالية لمراقبة المستندات قبل الترحيل وبعده، ولمتابعة الدفعات والمراجع المرتبطة بها.

الإعدادات

قبل العمل على أذون الاستلام، تأكد من وجود دفاتر اليومية المناسبة للعملاء، ومن إعداد الأوضاع المالية عند الحاجة إلى تطبيق تعيينات ضريبية أو محاسبية بحسب العميل أو عنوان التسليم.

انتقل إلى محاسبة > التهيئة > المحاسبة > دفاتر اليومية، ثم أنشئ دفتراً جديداً باستخدام جديد عند الحاجة.
أدخل اسم دفتر اليومية (Journal Name)، وحدد النوع (Type). استخدم خيار المبيعات (Sales) لدفاتر فواتير العملاء.
أدخل الرمز المختصر (Short Code)، إذ يُستخدم كبادئة افتراضية لتسمية قيود اليومية الخاصة بالدفتر.
راجع نوع الاتصال (Communication Type) ومعيار الاتصال (Communication Standard) لتحديد المرجع الافتراضي الذي يظهر على مستندات العملاء بعد اعتمادها.
عند استخدام عملة مخصصة للدفتر، حدد العملة (Currency). ويمكن أيضاً تحديد الحساب الافتراضي (Default Account) عند توفره.

دفاتر اليومية — محاسبة › التهيئة › المحاسبة › دفاتر اليومية

ملاحظة: تؤثر قيمة دفتر اليومية (Journal) المختارة في إذن الاستلام على الدفتر الذي تُسجل فيه الحركة المالية.

إذا كانت المعالجة تتطلب قواعد خاصة حسب بلد العميل أو عنوان التسليم، انتقل إلى محاسبة > التهيئة > المحاسبة > الأوضاع المالية. استخدم الكشف تلقائياً (Detect Automatically) لتطبيق تعيينات الضرائب والحسابات تلقائياً عندما تتحقق معايير العميل أو البلد أو مجموعة البلدان.
عند الحاجة إلى تقريب مبالغ المستندات، انتقل إلى محاسبة > التهيئة > الإدارة > عمليات تقريب النقد. حدد دقة التقريب (Rounding Precision)، ثم اختر استراتيجية التقريب (Rounding Strategy) وطريقة التقريب (Rounding Method).

تحذير: لا تعتمد على التقريب النقدي قبل مراجعة حسابي حساب الربح (Profit Account) وحساب الخسارة (Loss Account) عند استخدامهما، لضمان تسجيل فروقات التقريب في الحسابات المناسبة.

سير العمل

مراجعة أذون الاستلام

انتقل إلى محاسبة > العملاء > أذون الاستلام. راجع القائمة لتحديد المستند المطلوب من خلال الرقم (Number) أو الشريك (Partner) أو المرجع (Reference) أو التاريخ.
راجع الحالة (Status) لتحديد نقطة المعالجة:
- مسودة (Draft): لم يُرحّل المستند بعد ويمكن مراجعته قبل تثبيت الحركة المحاسبية.
- مرحّلة (Posted): تم تسجيل المستند محاسبياً.
- ملغاة (Cancelled): أُلغي المستند ولا ينبغي متابعته كحركة نشطة.
راجع البيانات المالية الأساسية قبل اتخاذ الإجراء:
- التاريخ (Date): تاريخ المستند.
- دفتر اليومية (Journal): دفتر اليومية الذي ستُسجل فيه الحركة.
- العملة (Currency): عملة المستند.
- الشريك (Partner): العميل أو الطرف المرتبط بالمستند.
- الإجمالي شامل الضريبة (Total (Tax inc.)): إجمالي المستند متضمناً الضريبة.
- تاريخ الاستحقاق (Due Date): تاريخ استحقاق المبلغ.
- مرجع الدفعة (Payment Reference): المرجع الذي يُضبط على بنود دفتر اليومية.
- البنك المستلم (Recipient Bank): رقم الحساب البنكي الذي تُدفع إليه الفاتورة.

نصيحة: استخدم عنوان التسليم (Delivery Address) بعناية؛ إذ يُستخدم في احتساب الوضع المالي للمستند.

قرار الترحيل أو المراجعة

عندما تكون الحالة مسودة (Draft)، راجع التاريخ (Date) ودفتر اليومية (Journal) والعملة (Currency) والشريك (Partner) والإجمالي شامل الضريبة (Total (Tax inc.)) وتاريخ الاستحقاق قبل تثبيت المستند.
اختر أحد القرارين التاليين:
- إذا كانت البيانات مكتملة وجاهزة للتسجيل المحاسبي، اضغط ترحيل (Post) لنقل المستند إلى حالة مرحّلة (Posted).
- إذا كنت تحتاج إلى مراجعة المستند قبل الترحيل، اتركه في حالة مسودة (Draft) ولا تضغط ترحيل (Post).
عند وجود معالجة دورية، راجع الترحيل التلقائي (Auto-post):
- اختر لا (No) إذا لم يكن المستند دورياً.
- اختر في التاريخ (At Date) أو شهرياً (Monthly) أو ربع سنوياً (Quarterly) أو سنوياً (Yearly) وفق دورة الترحيل المطلوبة.
- استخدم الترحيل التلقائي حتى (Auto-post until) لتحديد آخر تاريخ يمكن ترحيل الحركات الدورية إليه.

اتخاذ إجراء على مستند مرحّل

عندما تصبح الحالة مرحّلة (Posted)، اختر الإجراء المناسب للهدف المالي:
- لإرسال المستند وطباعته، اضغط إرسال وطباعة (Send & Print).
- لتسجيل مبلغ لتسوية المستند، اضغط تسجيل دفعة (Register Payment).
- لتنزيل مستند إثبات الدفعة، اضغط تنزيل إيصال الدفع (Download Payment Receipt).
- لمراجعة شكل المستند قبل مشاركته، اضغط معاينة (Preview).
- لتسجيل حركة مرتبطة بالمعاملة، اضغط التقاط معاملة (Capture Transaction).
- لإلغاء حركة معاملة، اضغط إبطال المعاملة (Void Transaction).
- لإنشاء قيد يعكس المستند، اضغط عكس القيد (Reverse Entry).
- لإنشاء مستند تخفيض للعميل، اضغط إشعار دائن (Credit Note).
استخدم تأكيد (Confirm) فقط عندما يكون هذا الإجراء متاحاً للمستند ويطابق قرارك التشغيلي. بعد التأكيد، راجع الحالة (Status) للتحقق من حالة المستند الحالية قبل تنفيذ إجراء مالي آخر.

ملاحظة: استخدم إشعار دائن (Credit Note) عندما تحتاج إلى تخفيض رصيد مستند العميل، واستخدم عكس القيد (Reverse Entry) عندما يكون المطلوب إنشاء قيد محاسبي معاكس.

إلغاء المستند

إذا تقرر إيقاف المستند، اضغط إلغاء (Cancel) لنقل المستند إلى حالة ملغاة (Cancelled).
إذا كان الإجراء المطلوب متعلقاً بإلغاء القيد نفسه، استخدم إلغاء القيد (Cancel Entry) حسب الإجراء المتاح في المستند. بعد الإلغاء، راجع الحالة (Status) وتأكد من ظهورها كـ ملغاة (Cancelled).

مرجع الحقول

الحقل	الاستخدام
الحالة (Status)	توضح ما إذا كان الإذن مسودة أو مرحّلاً أو ملغى.
التاريخ (Date)	يحدد تاريخ المستند.
الترحيل التلقائي (Auto-post)	يحدد ما إذا كان القيد يُرحّل تلقائياً في تاريخه المحاسبي أو بصورة دورية.
دفتر اليومية (Journal)	يحدد دفتر اليومية المستخدم لتسجيل الحركة.
العملة (Currency)	تحدد عملة المستند.
الترحيل التلقائي حتى (Auto-post until)	يحدد التاريخ الأخير لترحيل الحركة الدورية.
الرقم (Number)	رقم المستند.
الشريك (Partner)	الطرف المرتبط بإذن الاستلام.
عنوان التسليم (Delivery Address)	عنوان يُستخدم في احتساب الوضع المالي.
الإجمالي شامل الضريبة (Total (Tax inc.))	إجمالي قيمة المستند متضمناً الضريبة.
المرجع (Reference)	مرجع داخلي أو مرجع مرتبط بالمستند.
الإكمال التلقائي (Auto-complete)	يتيح الإكمال من فاتورة سابقة أو أمر شراء سابق.
تاريخ الفاتورة/المطالبة (Invoice/Bill Date)	تاريخ الفاتورة أو المطالبة المرتبطة.
مرجع الدفعة (Payment Reference)	المرجع الذي يُضبط على بنود دفتر اليومية.
البنك المستلم (Recipient Bank)	الحساب البنكي الذي تُدفع إليه الفاتورة.
تاريخ الاستحقاق (Due Date)	تاريخ استحقاق المبلغ.

أمثلة

مثال: ترحيل إذن استلام وتسجيل دفعة

لديك إذن استلام للعميل «شركة الريادة التجارية» بإجمالي 11,500 ريال شامل الضريبة، وتاريخ استحقاقه 31 يوليو 2026.

انتقل إلى محاسبة > العملاء > أذون الاستلام، ثم ابحث عن المستند باستخدام الشريك (Partner) بقيمة «شركة الريادة التجارية».
تحقق من أن الحالة (Status) هي مسودة (Draft)، وأن الإجمالي شامل الضريبة (Total (Tax inc.)) هو 11,500 ريال، وأن تاريخ الاستحقاق (Due Date) هو 31 يوليو 2026.
راجع دفتر اليومية (Journal) والعملة (Currency) ومرجع الدفعة (Payment Reference)، ثم اضغط ترحيل (Post).
بعد أن تصبح الحالة مرحّلة (Posted)، اضغط إرسال وطباعة (Send & Print) إذا كان المستند جاهزاً لمشاركته مع العميل.
عند استلام المبلغ، اضغط تسجيل دفعة (Register Payment) لتسجيل التسوية، ثم استخدم تنزيل إيصال الدفع (Download Payment Receipt) عند الحاجة إلى حفظ إثبات الدفعة أو مشاركته.

نصائح

نصيحة: راجع مرجع الدفعة (Payment Reference) قبل الترحيل لتسهيل مطابقة الدفعة مع بنود دفتر اليومية لاحقاً.

تحذير: لا تضغط ترحيل (Post) قبل التحقق من دفتر اليومية (Journal) والعملة (Currency) والإجمالي شامل الضريبة (Total (Tax inc.))، لأن الترحيل يثبت المستند محاسبياً.

ملاحظة: عندما يكون الإذن دورياً، استخدم الترحيل التلقائي (Auto-post) مع الترحيل التلقائي حتى (Auto-post until) لتحديد آلية وفترة الترحيل.

استكشاف الأخطاء وإصلاحها

العرض	السبب المحتمل	المعالجة
لا يمكن اعتماد بيانات المستند قبل تسجيله محاسبياً.	المستند ما زال في حالة مسودة (Draft) أو توجد بيانات تحتاج إلى مراجعة.	راجع الحقول المطلوبة، ولا سيما التاريخ (Date) ودفتر اليومية (Journal) والعملة (Currency)، ثم اضغط ترحيل (Post) عند اكتمال البيانات.
ظهر المستند بحالة ملغاة (Cancelled) ولم يعد ضمن المستندات النشطة.	تم استخدام إلغاء (Cancel) أو إلغاء القيد (Cancel Entry).	راجع سبب الإلغاء والمرجع المرتبط بالمستند قبل إنشاء أو معالجة مستند بديل.
لم يُطبّق الوضع المالي المتوقع.	قد لا يطابق عنوان التسليم أو بيانات العميل معايير الوضع المالي.	راجع عنوان التسليم (Delivery Address) وتهيئة الأوضاع المالية، بما في ذلك البلد أو مجموعة البلدان ومعايير الكشف التلقائي.
لا تتوفر تسوية دفع للمستند.	قد لا يكون المستند في حالة مرحّلة (Posted).	رحّل المستند باستخدام ترحيل (Post) بعد مراجعة بياناته، ثم استخدم تسجيل دفعة (Register Payment).

أذون الاستلام