إدارة الشراء

التطبيقات › الشراء

دورة الحالة: طلب عرض أسعار ← تم إرسال الطلب ← بانتظار الاعتماد ← أمر شراء ← مقفلة ← ملغاة

نظرة عامة

تُستخدم شاشة الشراء لإدارة طلبات عرض الأسعار وأوامر الشراء من إنشائها حتى استلام المنتجات وإنشاء فاتورة المورد. يستخدمها مسؤول المشتريات لمتابعة الموردين والمواعيد المرجعية، بينما يعتمد عليها أمين المستودع لمعرفة ما يجب استلامه، ويستطيع المحاسب المالي استخدامها للوصول إلى مستندات الشراء التي تتطلب إنشاء فاتورة.
تُعرض السجلات في قائمة واحدة تتضمن المرجع والمورد والحالة والأولوية وموعد الوصول المتوقع، مما يسهّل متابعة الطلبات المفتوحة والمستعجلة.

ملاحظة: تبدأ العملية بطلب عرض أسعار، ثم يتحول السجل إلى أمر شراء بعد التأكيد أو الاعتماد، وفقاً لحالته الحالية.

سير العمل

1. مراجعة قائمة طلبات الشراء وتحديد السجل المطلوب

1. انتقل إلى تطبيق الشراء.
2. راجع قائمة السجلات باستخدام الحقول التالية لتحديد الطلب الذي تريد متابعته أو تعديله:
   • مرجع الطلب (Order Reference): المرجع الإلزامي للطلب.
   • المورد (Vendor): المورد الإلزامي؛ يمكن البحث عنه بالاسم أو الرقم الضريبي أو البريد الإلكتروني أو المرجع الداخلي.
   • العملة (Currency): عملة الطلب الإلزامية.
   • الموعد النهائي للطلب (Order Deadline): آخر تاريخ ينبغي خلاله تأكيد طلب عرض الأسعار وتحويله إلى أمر شراء.
   • الحالة (Status): تبيّن مرحلة السجل الحالية: طلب عرض أسعار، تم إرسال الطلب، بانتظار الاعتماد، أمر شراء، مقفلة، أو ملغاة.
   • الأولوية (Priority): اختر بين عادية (Normal) أو عاجلة (Urgent) لمتابعة الطلبات التي تحتاج اهتماماً أسرع.
   • الوصول المتوقع (Expected Arrival): تاريخ التسليم الذي وعد به المورد، ويُستخدم لتحديد الوصول المتوقع للمنتجات.

2. إنشاء طلب عرض أسعار أو استكمال مسودة

1. افتح طلب عرض أسعار جديداً أو اختر سجلاً حالته طلب عرض أسعار (RFQ).
2. أدخل أو راجع البيانات الإلزامية التالية:
   • مرجع الطلب (Order Reference).
   • المورد (Vendor).
   • العملة (Currency).
   • الموعد النهائي للطلب (Order Deadline).
   • التسليم إلى (Deliver To): يحدد نوع عملية الشحنة الواردة.
   • الشركة (Company).
3. أدخل سطور الطلب (Order Lines) لتحديد ما تريد شراؤه.
4. عند توفرها، أكمل البيانات الداعمة:
   • مرجع المورد (Vendor Reference): مرجع أمر البيع أو العرض الذي أرسله المورد. يُستخدم هذا المرجع للمطابقة عند استلام المنتجات.
   • أمر شامل (Blanket Order): حدده عند ارتباط الطلب بأمر شامل.
   • الوصول المتوقع (Expected Arrival): تاريخ التسليم الموعود من المورد.
   • عنوان الشحن المباشر (Dropship Address): أدخل عنواناً عندما تريد أن يسلّم المورد مباشرة إلى العميل؛ واتركه فارغاً ليكون التسليم إلى شركتك.
   • الشروط والأحكام (Terms and Conditions).
   • المشتري (Buyer).
   • المستند المصدر (Source Document): مرجع المستند الذي أنشأ طلب الشراء، مثل أمر بيع.

نصيحة: أدخل مرجع المورد كما ورد في عرضه أو أمره. يساعد ذلك على مطابقة المنتجات المستلمة مع مستند المورد.

3. اتخاذ قرار الإرسال: الاحتفاظ بالمسودة أو إرسال طلب عرض الأسعار

1. إذا كانت المعلومات أو سطور الطلب غير مكتملة، أبقِ السجل في حالة طلب عرض أسعار (RFQ) وراجعه قبل الإرسال.
2. عندما يصبح الطلب جاهزاً للإرسال إلى المورد، اضغط إرسال بالبريد الإلكتروني (Send by Email).
3. تابع حالة السجل بعد الإرسال بوصفها تم إرسال الطلب (RFQ Sent).
4. إذا احتجت إلى إرسال الطلب مرة أخرى، استخدم إعادة الإرسال بالبريد الإلكتروني (Re-Send by Email).
5. إذا احتجت إلى نسخة قابلة للطباعة من الطلب، استخدم طباعة طلب عرض الأسعار (Print RFQ).

تحذير: لا تؤكد الطلب قبل مراجعة المورد والعملة وموعد الطلب والتسليم إلى وسطوره؛ فجميعها بيانات أساسية لطلب الشراء.

4. اتخاذ قرار التأكيد أو الاعتماد

1. عند استلام موافقة المورد أو اكتمال قرار الشراء، افتح السجل الذي حالته طلب عرض أسعار (RFQ) أو تم إرسال الطلب (RFQ Sent).
2. اضغط تأكيد الطلب (Confirm Order) للمضي قدماً في تحويل الطلب إلى أمر شراء أو إلى حالة بانتظار الاعتماد (To Approve) عندما يتطلب الطلب اعتماداً.
3. إذا أصبحت الحالة بانتظار الاعتماد (To Approve)، راجع السطور والبيانات التجارية ثم اضغط اعتماد الطلب (Approve Order).
4. بعد التأكيد أو الاعتماد، تابع السجل في حالة أمر شراء (Purchase Order).
5. إذا أردت إرسال أمر الشراء إلى المورد بعد تحوله إلى أمر شراء، اضغط إرسال أمر الشراء بالبريد الإلكتروني (Send PO by Email).

5. تنفيذ أمر الشراء: الاستلام أو إنشاء فاتورة المورد

1. عندما يكون السجل في حالة أمر شراء (Purchase Order) وتصل المنتجات، اضغط استلام المنتجات (Receive Products) لبدء إجراء الاستلام المرتبط بالطلب.
2. عند الحاجة إلى إنشاء فاتورة المورد من الطلب، اضغط إنشاء فاتورة (Create Bill).
3. استخدم مرجع المورد (Vendor Reference) عند مراجعة المستندات الواردة من المورد، خصوصاً إذا كان المرجع مطبوعاً على مستند التسليم أو الفاتورة.
4. راقب الوصول المتوقع (Expected Arrival) لمقارنة موعد التسليم الموعود بتوقيت متابعة الاستلام.

6. اتخاذ قرار الإقفال أو إعادة الفتح أو الإلغاء

1. بعد انتهاء متابعة أمر الشراء، اضغط قفل (Lock) لنقل السجل إلى حالة مقفلة (Locked).
2. إذا احتجت إلى متابعة الطلب المقفل مجدداً، اضغط إلغاء القفل (Unlock) للعودة إلى متابعة أمر الشراء.
3. إذا لم يعد الطلب مطلوباً، اضغط إلغاء (Cancel) لنقله إلى حالة ملغاة (Cancelled).
4. إذا احتجت إلى إعادة العمل على سجل ملغى أو تعديل بياناته كمسودة، استخدم تعيين كمسودة (Set to Draft) ليعود إلى حالة طلب عرض أسعار (RFQ)، ثم راجع البيانات قبل إرساله أو تأكيده من جديد.

ملاحظة: استخدم القفل بعد اكتمال متابعة الطلب لتوضيح أن السجل لم يعد مفتوحاً للمعالجة اليومية.

أمثلة

شراء مواد تغليف من مورد محلي

يريد مسؤول المشتريات طلب مواد تغليف من المورد «شركة الأفق للتوريدات» لتصل إلى مستودع الشركة قبل نهاية الشهر.

1. ينشئ طلباً بمرجع مرجع الطلب (Order Reference): PO-RFQ-2026-014.
2. يحدد المورد (Vendor): «شركة الأفق للتوريدات»، ويختار العملة (Currency) المناسبة.
3. يحدد الموعد النهائي للطلب (Order Deadline) بتاريخ 20 يوليو 2026، ويضبط التسليم إلى (Deliver To) على وجهة استلام الشركة.
4. يضيف مواد التغليف ضمن سطور الطلب (Order Lines)، ويختار الأولوية العاجلة (Urgent) لأن المخزون يحتاج إلى تجديد سريع.
5. يسجل مرجع المورد (Vendor Reference): AH-7781، ويحدد الوصول المتوقع (Expected Arrival) بتاريخ 28 يوليو 2026.
6. يضغط إرسال بالبريد الإلكتروني (Send by Email)، فتكون الحالة تم إرسال الطلب (RFQ Sent).
7. بعد استلام قبول المورد، يضغط تأكيد الطلب (Confirm Order). إذا ظهرت الحالة بانتظار الاعتماد (To Approve)، يعتمد المسؤول المخول الطلب باستخدام اعتماد الطلب (Approve Order).
8. بعد أن يصبح السجل أمر شراء (Purchase Order)، يرسل النسخة النهائية عبر إرسال أمر الشراء بالبريد الإلكتروني (Send PO by Email).
9. عند وصول المواد، يضغط أمين المستودع استلام المنتجات (Receive Products).
10. ينشئ المحاسب المالي فاتورة المورد باستخدام إنشاء فاتورة (Create Bill)، ثم يُقفل الطلب عبر قفل (Lock) بعد انتهاء المتابعة.

نصائح

نصيحة: استخدم الأولوية (Priority) العاجلة (Urgent) فقط للطلبات التي تتطلب متابعة أسرع، حتى تبقى قائمة الشراء قابلة للفرز والمراجعة بوضوح.

ملاحظة: اترك عنوان الشحن المباشر (Dropship Address) فارغاً عندما يجب أن تصل المنتجات إلى شركتك، وأدخله فقط عند تسليم المورد مباشرة إلى العميل.

تحذير: راجع التسليم إلى (Deliver To) قبل تأكيد الطلب، لأنه يحدد نوع عملية الشحنة الواردة.

استكشاف الأخطاء وإصلاحها

روابط ذات صلة

• الشراء — نظرة عامة
• الشراء — مرجع الحقول
• الشراء
• الشراء — مسار التعلم
• العملاء
• الطلبات الشاملة
• البنك والنقد
• أذون الاستلام
• الشركات
• المستخدمون
• أذون الاستلام
• قم بالمتابعة اليدوية
• الأوضاع المالية — مرجع الحقول
• الأصناف
• متغيرات الصنف