التطبيقات › التصنيع › الجودة
دورة الحالة: مسودة ← Under Evaluation ← معتمدة ← Conditionally Approved ← Suspended ← مرفوضة
نظرة عامة
تُستخدم قائمة الموردين المعتمدين لتسجيل تأهيل المورد ومتابعة حالته من مرحلة المسودة إلى التقييم ثم الاعتماد أو الاعتماد المشروط أو التعليق أو الرفض. يستخدمها مسؤول المشتريات ومخطط الإنتاج للتحقق من حالة المورد قبل التعامل معه، كما يستفيد منها مدير المالية عند مراجعة الموردين المرتبطين بالشركة. أنشئ سجل تأهيل لكل مورد، ثم وثّق مستوى المخاطر والتقييمات والوثائق والقرارات ذات الصلة.
سير العمل
1. إنشاء سجل تأهيل جديد للمورد
- من المسار التصنيع > الجودة > جودة الموردين > الموردين المعتمدين، انقر جديد لإنشاء سجل تأهيل.
- أدخل بيانات السجل الأساسية:
- الحالة (Status): اتركها أو عيّنها إلى مسودة (Draft) عند بدء التأهيل.
- المورد (Supplier): اختر المورد المراد تأهيله.
- الشركة (Company): حدد الشركة التي ينطبق عليها التأهيل.
- الفئة (Category): اختر الفئة المناسبة، مثل مواد خام (Raw Material) أو تغليف (Packaging) أو مكوّن (Ingredient) أو خدمة (Service).
- مستوى المخاطر (Risk Level): حدد مستوى المخاطر: منخفض (Low) أو متوسط (Medium) أو مرتفع (High) أو حرج (Critical).
- استكمل معلومات المتابعة عند توفرها، مثل المقيّم (Evaluator) وتاريخ التأهيل (Qualification Date) وتاريخ الانتهاء (Expiry Date)، وأضف بيانات المنتجات المعتمدة (Approved Products) والوثائق (Documents) وعمليات التدقيق (Audits) وبطاقات التقييم (Scorecards) وإجراءات التصحيح والوقاية (CAPAs) والملاحظات (Notes).
ملاحظة: الحقول الحالة (Status) والمورد (Supplier) والشركة (Company) إلزامية. تأكد من تحديدها قبل متابعة قرار التأهيل.
2. بدء التقييم: من مسودة إلى قيد التقييم
- راجع بيانات المورد والفئة ومستوى المخاطر، وأضف الوثائق أو الملاحظات المتاحة في السجل.
- عندما يكون السجل جاهزاً للمراجعة، انقر تقييم (Evaluate).
- يتحول السجل من مسودة (Draft) إلى قيد التقييم (Under Evaluation). استخدم هذه الحالة أثناء جمع نتائج التدقيق وبطاقات التقييم وإجراءات التصحيح والوقاية.
تحذير: لا تعتمد المورد لمجرد إدخال بياناته الأساسية. استخدم حالة قيد التقييم (Under Evaluation) لتوثيق المراجعة قبل اتخاذ قرار الاعتماد.
3. اتخاذ قرار التأهيل بعد التقييم
- عندما تكون نتائج التقييم مقبولة دون قيود، انقر اعتماد (Approve). تنتقل حالة السجل إلى معتمدة (Approved).
- عندما تكون نتيجة التقييم مقبولة مع شروط يجب مراعاتها، انقر اعتماد مشروط (Conditional Approval). تنتقل حالة السجل إلى معتمدة بشروط (Conditionally Approved).
- استخدم بيانات المنتجات المعتمدة (Approved Products) والملاحظات (Notes) لتسجيل نطاق الاعتماد أو الشروط المرتبطة بقرار الاعتماد، وفقاً لما يظهر في سجل المورد.
4. إيقاف أو رفض تأهيل المورد عند الحاجة
- إذا استدعت نتيجة المراجعة إيقاف حالة المورد، انقر تعليق (Suspend). تصبح حالة السجل معلّقة (Suspended).
- إذا كانت نتيجة التقييم غير مقبولة، انقر رفض (Reject). تصبح حالة السجل مرفوضة (Rejected).
- راجع الملاحظات (Notes) والوثائق ونتائج التدقيق قبل اختيار التعليق أو الرفض، حتى يبقى سبب القرار موثقاً في سجل المورد.
أمثلة
تأهيل مورد مواد خام للاعتماد
تريد شركة الأفق للأغذية تأهيل مورد جديد للدقيق باسم «مؤسسة الحبوب الممتازة».
- أنشئ سجلاً جديداً بالنقر على جديد.
- عيّن المورد (Supplier) إلى «مؤسسة الحبوب الممتازة»، وعيّن الشركة (Company) إلى «شركة الأفق للأغذية».
- اختر الفئة (Category): مواد خام (Raw Material)، وحدد مستوى المخاطر (Risk Level): مرتفع (High).
- أدخل اسم مسؤول المراجعة في المقيّم (Evaluator)، وسجل تاريخ المراجعة في تاريخ التأهيل (Qualification Date)، ثم أدخل تاريخ المراجعة التالية في تاريخ الانتهاء (Expiry Date).
- أضف الدقيق ضمن المنتجات المعتمدة (Approved Products)، وسجل ملفات أو مراجع المراجعة في الوثائق (Documents) ونتائجها في عمليات التدقيق (Audits) أو بطاقات التقييم (Scorecards).
- انقر تقييم (Evaluate) لتصبح الحالة قيد التقييم (Under Evaluation).
- بعد مراجعة نتائج التقييم، انقر اعتماد (Approve). تصبح حالة المورد معتمدة (Approved)، ويظهر السجل ضمن قائمة الموردين المعتمدين مع بيانات الشركة والفئة ومستوى المخاطر.
نصائح
نصيحة: حدد مستوى المخاطر (Risk Level) عند إنشاء السجل، حتى تتمكن من تمييز الموردين ذوي المخاطر المرتفعة أو الحرجة أثناء المراجعة.
نصيحة: أدخل تاريخ الانتهاء (Expiry Date) لكل تأهيل يحتاج إلى مراجعة دورية، وسجل سبب أي قرار اعتماد مشروط أو تعليق أو رفض في الملاحظات (Notes).
استكشاف الأخطاء وإصلاحها
| العَرَض | السبب المرجح | الحل |
|---|---|---|
| لا يمكنك استكمال سجل تأهيل المورد. | لم يتم إدخال أحد الحقول الإلزامية: الحالة (Status) أو المورد (Supplier) أو الشركة (Company). | راجع الحقول الإلزامية وأكملها في سجل المورد. |
| لا يظهر المورد بحالة معتمدة. | ما زالت حالة السجل مسودة (Draft) أو قيد التقييم (Under Evaluation) أو في حالة قرار أخرى. | افتح سجل المورد، راجع نتائج التقييم، ثم انقر اعتماد (Approve) إذا كان قرار التأهيل هو الاعتماد. |
| تم اعتماد مورد مع وجود شروط يجب متابعتها. | تم استخدام قرار الاعتماد بدلاً من قرار الاعتماد المشروط، أو لم تُسجل الشروط في السجل. | استخدم اعتماد مشروط (Conditional Approval) للحالات التي تتطلب شروطاً، ووثق الشروط في الملاحظات (Notes) والبيانات المرتبطة بالسجل. |
Was this page helpful?