الموردون

التطبيقات › محاسبة › الموردين

نظرة عامة

تُستخدم لوحة الموردين لإدارة بيانات الجهات التي تتعامل معها المؤسسة كموردين، بما في ذلك الاسم والعنوان والبيانات الضريبية والحسابات المحاسبية الخاصة بكل جهة. يستخدمها المحاسب المالي ومدير المالية لتحديد حسابات الذمم المدينة والدائنة، كما يستخدمها مسؤول المشتريات للتحقق من بيانات المورد قبل التعامل معه. يمكنك أيضاً متابعة إجراءات الدفعات المتأخرة المتاحة من بطاقة المورد.

الإعدادات

قبل إنشاء بيانات مورد، جهّز المعلومات المحاسبية والضريبية المعتمدة للمورد، ولا سيما حساباته في شجرة الحسابات وعنوانه الضريبي.

ملاحظة: حقلا حساب الذمم المدينة (Account Receivable) وحساب الذمم الدائنة (Account Payable) مطلوبان. راجع الحسابين بعناية قبل استخدام المورد في الحركات المالية، لأنهما يحلان محل الحسابات الافتراضية لهذا الشريك.

سير العمل

1. فتح لوحة الموردين وتحديد الإجراء المطلوب

1. انتقل إلى المحاسبة > الموردون > الموردون لعرض بطاقات الموردين.
2. اختر قرارك قبل بدء العمل:
   • لإنشاء مورد أو جهة جديدة، اضغط جديد.
   • لإنشاء سجل شركة، استخدم إنشاء شركة (Create company).
   • لمراجعة الجهات ضمن قائمة الشركاء، استخدم الشركاء (Partners).
   • لإدارة إجراء متعلق بالدفعات المتأخرة لمورد معني، استخدم الإجراء المناسب من بطاقة المورد.

2. إنشاء مورد جديد: فرد أم شركة؟

1. اضغط جديد.
2. في نوع الشركة (Company Type)، اختر فرد (Individual) عندما تكون بيانات المورد لشخص، أو شركة (Company) عندما تكون الجهة مورداً مؤسسياً.
3. أدخل الاسم (Name).
4. إذا كانت البيانات لجهة اتصال مرتبطة بشركة، أدخل اسم الشركة (Company Name) أو حدد الشركة ذات الصلة (Related Company) بحسب البيانات المتاحة.
5. عند الحاجة إلى إنشاء كيان شركة مباشرة، اضغط إنشاء شركة (Create company) بدلاً من متابعة سجل فردي.

نصيحة: استخدم نوع الشركة بصورة متسقة. سجّل الشركة كمورد من نوع شركة (Company)، ثم استخدم بيانات جهة الاتصال المرتبطة بها عند تنظيم أسماء موظفيها أو مسؤوليها.

3. تحديد العنوان والبيانات الضريبية

1. اختر نوع العنوان (Address Type) بحسب الغرض من العنوان:
   • اختر جهة اتصال (Contact) لتنظيم تفاصيل اتصال موظف لدى شركة.
   • اختر عنوان الفاتورة (Invoice Address) للعنوان المفضل لجميع الفواتير.
   • اختر عنوان التسليم (Delivery Address) أو عنوان آخر (Other Address) عندما يتطلب الغرض ذلك.
2. أدخل تفاصيل العنوان في الشارع (Street) والشارع 2 (Street2) والمدينة (City) والمنطقة/الولاية (State) والرمز البريدي (Zip) والبلد (Country).
3. أدخل الرقم في المعرّف الضريبي (Tax ID) بعد تحديد البلد.
4. إذا لم يكن المورد خاضعاً للضريبة، أدخل / في حقل المعرّف الضريبي.
5. راجع قيمة صالح داخل الجماعة الأوروبية (Intra-Community Valid) عند التعامل مع رقم ضريبة قيمة مضافة أوروبي.

تحذير: يعتمد التحقق من المعرّف الضريبي (Tax ID) على تنسيق البلد. تأكد من اختيار البلد (Country) الصحيح قبل إدخال الرقم الضريبي أو مراجعته.

4. ربط المورد بالحسابات المحاسبية

1. حدد حساب الذمم المدينة (Account Receivable) المطلوب للمورد. يستخدم هذا الحساب بدلاً من الحساب الافتراضي بوصفه حساب الذمم المدينة للشريك الحالي.
2. حدد حساب الذمم الدائنة (Account Payable) المطلوب للمورد. يستخدم هذا الحساب بدلاً من الحساب الافتراضي بوصفه حساب الذمم الدائنة للشريك الحالي.
3. إذا كان المورد موزعاً، فعّل موزّع (Is Distributor).
4. راجع الاسم ونوع الشركة والعنوان والبيانات الضريبية والحسابين قبل إنهاء إدخال بيانات المورد.

5. اتخاذ قرار بشأن الدفعات المتأخرة أو إزالة السجل

1. عند الحاجة إلى مستند عن الدفعات المتأخرة، اختر طباعة الدفعات المتأخرة (Print Overdue Payments).
2. إذا كان المطلوب إرسال رسالة بشأن الدفعات المتأخرة، اختر إرسال بريد إلكتروني للدفعات المتأخرة (Send Overdue Email).
3. إذا ظهر إجراء متابعة منجزاً، اضغط وضع علامة «منجز» (⇾ Mark as Done) لإتمامه.
4. إذا قررت عدم الاحتفاظ بالسجل أو العنصر المعروض، استخدم إزالة فقط بعد التحقق من أن الإزالة هي الإجراء المقصود.

أمثلة

تريد شركة «الأفق للتوريدات الصناعية» تسجيل المورد «شركة الرواد للمواد المكتبية» لإعداد بياناته المحاسبية وعنوان فواتيره.

1. من لوحة الموردين، اضغط جديد.
2. في نوع الشركة (Company Type)، اختر شركة (Company).
3. أدخل في الاسم (Name): شركة الرواد للمواد المكتبية.
4. اختر عنوان الفاتورة (Invoice Address) في نوع العنوان (Address Type)، لأن هذا هو العنوان الذي تريد استخدامه لجميع فواتير المورد.
5. أدخل العنوان: شارع الملك فهد، الرياض، المملكة العربية السعودية، والرمز البريدي 12211.
6. أدخل الرقم الضريبي المعتمد في المعرّف الضريبي (Tax ID) بعد تحديد البلد (Country).
7. حدد حساب الذمم الدائنة المعتمد للمورد في حساب الذمم الدائنة (Account Payable)، وحدد حساب الذمم المدينة المطلوب في حساب الذمم المدينة (Account Receivable).
8. إذا كان المورد موزعاً للمواد المكتبية، فعّل موزّع (Is Distributor).
9. عند وجود دفعات متأخرة مرتبطة بالمورد لاحقاً، اختر طباعة الدفعات المتأخرة (Print Overdue Payments) للحصول على مستند بها، أو إرسال بريد إلكتروني للدفعات المتأخرة (Send Overdue Email) لمراسلة المورد.

نصائح

نصيحة: استخدم عنوان الفاتورة (Invoice Address) عندما يختلف عنوان الفواتير عن عنوان الاتصال أو التسليم، حتى يبقى العنوان المفضل للفواتير واضحاً.

ملاحظة: يمكن استخدام جهة اتصال (Contact) لتنظيم بيانات الموظفين لدى شركة المورد، مثل المدير التنفيذي أو المدير المالي.

تحذير: لا تستخدم إزالة كبديل عن تصحيح الاسم أو العنوان؛ راجع السجل أولاً لتفادي إزالة بيانات مورد تحتاج إليها العمليات المحاسبية.

استكشاف الأخطاء وإصلاحها

روابط ذات صلة

• العملاء — مرجع الحقول
• الدفعات
• نفقات الموظف
• محاسبة — مسار التعلم
• جهات الاتصال
• المستخدمون
• قم بالمتابعة اليدوية
• قوائم الأسعار
• طُرُق الشَّحن
• الطلبات المراد الارتقاء بالصفقة فيها
• البنك والنقد
• أذون الاستلام
• البنك والنقد — مرجع الحقول
• محاسبة — نظرة عامة
• محاسبة