التطبيقات › إدارة علاقات العملاء › التهيئة
نظرة عامة
تُستخدم أنواع الأنشطة لتوحيد الأنشطة التي تُسجَّل وتُتابَع ضمن إدارة علاقات العملاء، مثل المكالمات والاجتماعات والتذكيرات وطلبات رفع المستندات. يستخدمها مندوب المبيعات ومدير المبيعات لتحديد ما يجب متابعته بعد إنجاز نشاط حالي، ولتعيين مستخدم أو ملخص أو ملاحظة افتراضية عند إنشاء النشاط.
تُدار أنواع الأنشطة من المسار إدارة علاقات العملاء > التهيئة > أنواع الأنشطة، حيث تعرض القائمة الأنواع المتاحة وتتيح بدء إنشاء نوع جديد.
الإعدادات
قبل اعتماد نوع نشاط للاستخدام اليومي، حدّد سلوك التسلسل بين الأنشطة والمعلومات الافتراضية التي يجب تطبيقها عند جدولة النشاط. انقر جديد لإنشاء نوع نشاط وتعبئة إعداداته.
| الإعداد | الغرض |
|---|---|
| الاسم (Name) | اسم نوع النشاط، وهو حقل مطلوب. |
| نوع التسلسل (Chaining Type) | يحدد ما إذا كان النظام يقترح النشاط اللاحق أو يجدوله تلقائياً. الخيارات هي اقتراح النشاط التالي (Suggest Next Activity) وتشغيل النشاط التالي (Trigger Next Activity). |
| وحدات التأخير (Delay units) | تحدد وحدة مدة التأخير. الخيارات هي أيام (days) أو أسابيع (weeks) أو أشهر (months). |
| نوع التأخير (Delay Type) | يحدد نقطة احتساب التأخير: بعد تاريخ الإكمال (after completion date) أو بعد الموعد النهائي للنشاط السابق (after previous activity deadline). |
| الإجراء (Action) | يحدد السلوك المرتبط بالنشاط. يمكن أن يفتح الإجراء عرض التقويم أو يعلّم النشاط منجزاً تلقائياً عند رفع مستند. الخيارات هي لا شيء (None)، رفع مستند (Upload Document)، مكالمة هاتفية (Phonecall)، اجتماع (Meeting)، وتذكير (Reminder). |
| المستخدم الافتراضي (Default User) | المستخدم الذي يُعيَّن افتراضياً للنشاط. |
| الملخص الافتراضي (Default Summary) | الملخص الذي يظهر افتراضياً للنشاط. |
| الاحتفاظ بالأنشطة المنجزة (Keep Done) | يحتفظ بالأنشطة المعلَّمة كمنجزة في عرض الأنشطة. |
| التشغيل (Trigger) | يجدول هذه الأنشطة تلقائياً عند تعليم النشاط الحالي كمنجز. |
| الاقتراح (Suggest) | يقترح هذه الأنشطة عند تعليم النشاط الحالي كمنجز. |
| قوالب البريد الإلكتروني (Email templates) | قوالب البريد الإلكتروني المرتبطة بنوع النشاط. |
| الملاحظة الافتراضية (Default Note) | الملاحظة التي تُدرج افتراضياً في النشاط. |
ملاحظة: اختر نوع التسلسل (Chaining Type) قبل تحديد النشاط اللاحق في التشغيل (Trigger) أو الاقتراح (Suggest)، حتى يتوافق سلوك النشاط التالي مع قرارك بين الجدولة التلقائية والاقتراح.
سير العمل
-
انتقل إلى إدارة علاقات العملاء > التهيئة > أنواع الأنشطة. راجع الأنواع المعروضة لتحديد ما إذا كان النوع المطلوب موجوداً، أو ابدأ نوعاً جديداً بالنقر على جديد.
-
عند إنشاء النوع، أدخل الاسم (Name) ليكون واضحاً لمستخدمي إدارة علاقات العملاء. عيّن كذلك وحدات التأخير (Delay units) ونوع التأخير (Delay Type)، فهذان الحقلان مطلوبان لتحديد كيفية احتساب موعد النشاط اللاحق.
-
اتخذ قرار التسلسل بعد إنجاز النشاط الحالي:
- إذا أردت عرض نشاط مقترح للمستخدم بعد تعليم النشاط الحالي كمنجز، اختر اقتراح النشاط التالي (Suggest Next Activity) ضمن نوع التسلسل (Chaining Type)، ثم حدّد النوع أو الأنواع المناسبة في الاقتراح (Suggest).
- إذا أردت جدولة النشاط اللاحق تلقائياً بعد تعليم النشاط الحالي كمنجز، اختر تشغيل النشاط التالي (Trigger Next Activity) ضمن نوع التسلسل (Chaining Type)، ثم حدّد النشاط اللاحق في التشغيل (Trigger).
يعتمد احتساب التأخير على اختيارك في نوع التأخير (Delay Type): إما من تاريخ إكمال النشاط، أو من الموعد النهائي للنشاط السابق.
-
حدّد طبيعة التنفيذ في الإجراء (Action):
- اختر رفع مستند (Upload Document) عندما يكون إنجاز النشاط مرتبطاً برفع مستند؛ إذ يمكن أن يعلَّم النشاط منجزاً تلقائياً عند رفع المستند.
- اختر اجتماع (Meeting) عندما يحتاج النشاط إلى فتح عرض التقويم.
- اختر مكالمة هاتفية (Phonecall) أو تذكير (Reminder) وفق نوع المتابعة المطلوب.
- اختر لا شيء (None) إذا لم تحتج إلى سلوك إضافي.
-
أضف القيم الافتراضية التي تقلل الإدخال المتكرر: حدّد المستخدم الافتراضي (Default User)، واكتب الملخص الافتراضي (Default Summary) والملاحظة الافتراضية (Default Note) عند الحاجة. اربط قوالب البريد الإلكتروني (Email templates) إذا كان نوع النشاط يتطلب استخدام قوالب بريد إلكتروني.
-
قرر ما إذا كانت الأنشطة المنجزة يجب أن تبقى ظاهرة في عرض الأنشطة. فعّل الاحتفاظ بالأنشطة المنجزة (Keep Done) عندما تحتاج إلى مراجعة الأنشطة التي تم إنجازها ضمن العرض نفسه.
نصيحة: استخدم ملخصاً افتراضياً قصيراً ومحدداً، مثل «متابعة عرض السعر»، ليتمكن المستخدم من تمييز الغرض من النشاط بسرعة.
أمثلة
لنفترض أن فريق المبيعات يريد إنشاء نوع نشاط لمتابعة العميل بعد اجتماع أولي.
-
من إدارة علاقات العملاء > التهيئة > أنواع الأنشطة، انقر جديد.
-
أدخل في الاسم (Name) القيمة:
متابعة بعد اجتماع. -
في نوع التسلسل (Chaining Type)، اختر تشغيل النشاط التالي (Trigger Next Activity)، لأن الفريق يريد إنشاء متابعة تلقائية بعد إكمال الاجتماع.
-
حدّد وحدات التأخير (Delay units) على أيام (days)، واختر في نوع التأخير (Delay Type) الخيار بعد تاريخ الإكمال (after completion date). بذلك يُحتسب موعد المتابعة من تاريخ إنجاز الاجتماع.
-
في الإجراء (Action)، اختر مكالمة هاتفية (Phonecall). عيّن في المستخدم الافتراضي (Default User) مندوب المبيعات المسؤول، واكتب في الملخص الافتراضي (Default Summary):
الاتصال بالعميل لمتابعة نتائج الاجتماع. -
في التشغيل (Trigger)، حدّد نوع النشاط الذي يجب جدولته تلقائياً عند تعليم نشاط «متابعة بعد اجتماع» كمنجز، إن كانت عملية المبيعات تتطلب خطوة متابعة لاحقة.
-
فعّل الاحتفاظ بالأنشطة المنجزة (Keep Done) إذا كان مدير المبيعات يحتاج إلى رؤية هذه المتابعات المنجزة في عرض الأنشطة.
في هذا المثال، يؤدي تعليم نشاط المتابعة كمنجز إلى تشغيل النشاط المحدد في التشغيل (Trigger) تلقائياً، وفق مدة التأخير وطريقته المحددتين.
نصائح
نصيحة: استخدم الاقتراح (Suggest) عندما تريد أن يختار المستخدم ما إذا كان النشاط اللاحق مناسباً للحالة، واستخدم التشغيل (Trigger) عندما تكون الخطوة اللاحقة إلزامية ومتكررة.
تحذير: لا تخلط بين بعد تاريخ الإكمال (after completion date) وبعد الموعد النهائي للنشاط السابق (after previous activity deadline). يؤثر الاختيار في تاريخ احتساب تأخير النشاط اللاحق.
استكشاف الأخطاء وإصلاحها
| العرض | السبب المحتمل | المعالجة |
|---|---|---|
| لا يمكن إكمال إدخال نوع النشاط. | لم يُدخل الاسم (Name)، أو لم تُحدّد وحدات التأخير (Delay units) أو نوع التأخير (Delay Type)؛ وهي حقول مطلوبة. | أدخل اسماً لنوع النشاط وحدّد وحدة التأخير وطريقته. |
| لا يُقترح نشاط تالٍ بعد إنجاز النشاط الحالي. | لم يُحدّد نشاط في الاقتراح (Suggest)، أو لم يُختر اقتراح النشاط التالي (Suggest Next Activity) في نوع التسلسل (Chaining Type). | راجع نوع التسلسل وأضف النشاط أو الأنشطة المراد اقتراحها. |
| لا يُجدول النشاط التالي تلقائياً. | لم يُحدّد نشاط في التشغيل (Trigger)، أو لم يُختر تشغيل النشاط التالي (Trigger Next Activity). | حدّد النشاط التالي في التشغيل وتحقق من اختيار نوع التسلسل المناسب. |
| لا تظهر الأنشطة المنجزة في عرض الأنشطة. | لم يُفعّل الاحتفاظ بالأنشطة المنجزة (Keep Done). | فعّل الاحتفاظ بالأنشطة المنجزة لنوع النشاط عند الحاجة إلى بقائها في العرض. |
Was this page helpful?