نظرة عامة

تُستخدم تصميمات البطاقات لإدارة نسخ تصميمات عبوات المنتجات وبطاقاتها عبر دورة مراجعة واعتماد وتفعيل واضحة. يستخدمها مسؤول المشتريات وأمين المستودع وفرق المبيعات وإدارة علاقات العملاء عند الحاجة إلى التحقق من النسخة المعتمدة للتصميم المرتبط بمنتج وسوق ولغة محددين، بينما يتابع مدير المالية أو المحاسب المالي أثر تغييرات النسخ عند ارتباطها بمنتجات الشركة.

تبدأ كل بطاقة في حالة مسودة، ثم تُرسل للمراجعة، وتُعتمد، وتُفعّل للاستخدام، ويمكن لاحقاً إنشاء إصدار جديد منها أو وسم الإصدار السابق بأنه متقادم.

سير العمل

1. مراجعة السجل وتجهيز مسودة التصميم

انتقل إلى التصنيع > القطاعات > التعبئة والبطاقات > تصميمات البطاقات، ثم افتح سجل التصميم المطلوب العمل عليه من القائمة. استخدم حالة التصميم لتحديد موضعه الحالي في دورة العمل.

عندما يكون السجل في حالة مسودة (Draft)، أكمل البيانات الأساسية قبل إرساله للمراجعة:

الحقل	الاستخدام
المنتج (Product)	المنتج الذي يخصه تصميم البطاقة. هذا الحقل مطلوب.
الإصدار (Version)	رقم أو معرف إصدار التصميم. هذا الحقل مطلوب لتمييز النسخ المختلفة.
الشركة (Company)	الشركة المرتبط بها التصميم. هذا الحقل مطلوب.
الحالة (Status)	مرحلة التصميم في دورة العمل: مسودة، قيد المراجعة، معتمدة، نشطة، أو متقادمة.
اللغة (Language)	لغة محتوى البطاقة أو التصميم.
السوق (Market)	السوق أو المنطقة المستهدفة لهذا التصميم.
معتمد بواسطة (Approved By)	الشخص الذي اعتمد التصميم.
تاريخ الاعتماد (Approved Date)	تاريخ اعتماد التصميم.
تاريخ السريان (Effective Date)	تاريخ بدء سريان هذا الإصدار.
الإصدار السابق (Previous Version)	الإصدار السابق المرتبط بالتصميم الحالي.
ملف التصميم (Artwork File)	ملف تصميم البطاقة المرتبط بالسجل.
وصف التغيير (Change Description)	وصف التغييرات التي يتضمنها الإصدار مقارنةً بالإصدار السابق.

ملاحظة: يجب تعبئة المنتج (Product) والإصدار (Version) والشركة (Company) لأنها حقول مطلوبة. حدّد السوق واللغة عند اختلاف تصميمات البطاقة بين المناطق أو اللغات.

2. قرار الإرسال للمراجعة أو الاستمرار في التعديل

بعد التحقق من المنتج والإصدار والشركة وملف التصميم، حدّد ما إذا كان التصميم جاهزاً للمراجعة.

إذا كانت البيانات أو ملف التصميم تحتاج إلى تعديل، أبقِ السجل في حالة مسودة (Draft) واستكمل التحديثات اللازمة.
إذا أصبح التصميم جاهزاً للمراجعة، اضغط إرسال للمراجعة (Submit for Review).

ينتقل السجل من مسودة (Draft) إلى قيد المراجعة (Under Review). في هذه المرحلة، راجع تفاصيل الإصدار، ولا سيما وصف التغيير (Change Description) والإصدار السابق (Previous Version) عند وجودهما، لتوضيح الفرق بين النسختين.

نصيحة: استخدم وصفاً محدداً في وصف التغيير (Change Description)، مثل تغيير المكونات أو تعديل لغة البطاقة أو تحديث بيانات السوق، ليسهل على المراجعين تمييز سبب الإصدار.

3. قرار اعتماد التصميم أو إعادته للتعديل

عندما تكون الحالة قيد المراجعة (Under Review)، راجع السجل مقابل المنتج والسوق واللغة المستهدفة، وتحقق من أن ملف التصميم (Artwork File) هو الملف الصحيح للإصدار.

إذا كان التصميم مقبولاً، اضغط اعتماد (Approve). ينتقل السجل إلى حالة معتمدة (Approved).
إذا لم يكن التصميم جاهزاً للاعتماد، لا تستخدم إجراء الاعتماد. عُد إلى بيانات السجل وعدّلها قبل إعادة إرساله للمراجعة.

بعد الاعتماد، حدّث معتمد بواسطة (Approved By) وتاريخ الاعتماد (Approved Date) لتوثيق الاعتماد، ثم راجع تاريخ السريان (Effective Date) قبل التفعيل.

4. قرار تفعيل الإصدار المعتمد

استخدم التفعيل عندما يكون الإصدار المعتمد جاهزاً للاستخدام الفعلي للمنتج والسوق المحددين.

إذا لم يحن تاريخ السريان (Effective Date) أو كانت هناك مراجعة تشغيلية معلقة، اترك السجل في حالة معتمدة (Approved).
إذا أصبح الإصدار جاهزاً للاستخدام، اضغط تفعيل (Activate).

ينتقل السجل إلى حالة نشطة (Active). تعامل مع الإصدار النشط بوصفه النسخة الحالية من تصميم البطاقة للمنتج، وفق اللغة والسوق المحددين في السجل.

تحذير: لا تفعّل إصداراً قبل التأكد من تطابق المنتج (Product) والسوق (Market) واللغة (Language) مع ملف التصميم؛ فقد يكون للمنتج نفسه تصميمات مختلفة حسب المنطقة أو اللغة.

5. إنشاء إصدار أحدث أو إنهاء إصدار قائم

عندما تحتاج إلى تعديل تصميم نشط، مثل تغيير النص أو اللغة أو السوق أو محتوى الملف، أنشئ نسخة منفصلة بدلاً من استبدال بيانات الإصدار الحالي.

من الإصدار النشط، اضغط إصدار جديد (New Version).
أدخل الإصدار (Version) الجديد، واربطه بـ الإصدار السابق (Previous Version).
حدّث ملف التصميم (Artwork File) ووصف التغيير (Change Description)، ثم مرّر النسخة الجديدة عبر الحالات: مسودة (Draft) ثم قيد المراجعة (Under Review) ثم معتمدة (Approved) ثم نشطة (Active).
عندما لا يعود الإصدار السابق صالحاً للاستخدام، اضغط جعله متقادماً (Obsolete) عليه.

ينتقل الإصدار السابق إلى حالة متقادمة (Obsolete)، بينما يبقى الإصدار الجديد مستقلاً في دورة مراجعته واعتماده وتفعيله.

أمثلة

تحديث بطاقة مربى الفراولة لإصدار جديد

لدى شركة أغذية تصميم نشط لمنتج «مربى الفراولة 350 غ» مخصص للسوق السعودي باللغة العربية. يلزم إصدار جديد بسبب تعديل بيانات البطاقة.

افتح سجل تصميم البطاقة للمنتج «مربى الفراولة 350 غ» الذي حالته نشطة (Active).
اضغط إصدار جديد (New Version).
أدخل القيم التالية في النسخة الجديدة:
- المنتج (Product): مربى الفراولة 350 غ
- الإصدار (Version): 2.0
- الشركة (Company): شركة الأغذية المتحدة
- اللغة (Language): العربية
- السوق (Market): المملكة العربية السعودية
- الإصدار السابق (Previous Version): 1.0
- ملف التصميم (Artwork File): ملف تصميم الإصدار 2.0
- وصف التغيير (Change Description): تحديث بيانات البطاقة للإصدار الجديد.
بعد التحقق من الحقول المطلوبة، اضغط إرسال للمراجعة (Submit for Review) لينتقل السجل إلى قيد المراجعة (Under Review).
بعد مراجعة الملف، اضغط اعتماد (Approve) لينتقل إلى معتمدة (Approved)، وسجّل اسم المعتمد في معتمد بواسطة (Approved By) وتاريخ القرار في تاريخ الاعتماد (Approved Date).
أدخل تاريخ السريان (Effective Date)، ثم اضغط تفعيل (Activate) عند جاهزية التصميم للاستخدام. تصبح النسخة 2.0 نشطة (Active).
اضغط جعله متقادماً (Obsolete) على الإصدار 1.0 ليصبح متقادماً (Obsolete)، مع الاحتفاظ به كسجل للإصدار السابق.

نصائح

نصيحة: استخدم قيمة إصدار متسقة لكل منتج، مثل 1.0 ثم 2.0، لتسهيل الرجوع إلى الإصدار السابق (Previous Version) عند مراجعة تاريخ التصميم.

ملاحظة: استخدم حقلي اللغة (Language) والسوق (Market) معاً عندما تختلف البطاقات بين الأسواق أو اللغات، حتى لا يُستخدم ملف تصميم مخصص لمنطقة في منطقة أخرى.

استكشاف الأخطاء وإصلاحها

المشكلة	السبب المحتمل	المعالجة
لا يمكن استكمال بيانات تصميم البطاقة.	أحد الحقول المطلوبة غير مكتمل.	تحقق من تعبئة المنتج (Product) والإصدار (Version) والشركة (Company).
لا يمكن نقل التصميم إلى المراجعة.	السجل ليس جاهزاً للمراجعة أو ما زال يحتاج إلى بيانات أو ملف التصميم.	أكمل ملف التصميم ووصف التغيير والبيانات المرتبطة به، ثم استخدم إرسال للمراجعة (Submit for Review) من حالة مسودة (Draft).
يوجد أكثر من تصميم للمنتج نفسه.	قد تكون التصميمات مخصصة للغات أو أسواق أو إصدارات مختلفة.	راجع الإصدار (Version) واللغة (Language) والسوق (Market) والحالة (Status) قبل اختيار التصميم المستخدم.
تم تعديل تصميم نشط ولم يعد الإصدار السابق مناسباً.	تم إنشاء تصميم أحدث أو لم يعد الإصدار السابق صالحاً.	أنشئ السجل الجديد باستخدام إصدار جديد (New Version)، وأكمل اعتماده وتفعيله، ثم استخدم جعله متقادماً (Obsolete) للإصدار السابق عند انتهاء صلاحيته.

تصميمات البطاقات