التطبيقات › الإجازات › الإدارة
دورة الحالة: بانتظار الاعتماد ← مرفوضة ← معتمدة
نظرة عامة
تُستخدم المخصصات لتسجيل وإدارة استحقاقات الإجازات للموظفين، سواء لموظف محدد أو لمجموعة موظفين. يستخدمها مدير الإجازات لتحديد نوع الإجازة وفترة الاستحقاق وطريقة تطبيقه، ثم مراجعة الطلبات بانتظار الاعتماد واتخاذ قرار اعتمادها أو رفضها. تظهر المخصصات في المسار الإجازات > الإدارة > المخصصات.
تبدأ المخصصات الجديدة بحالة بانتظار التقديم وفقاً لحالة الطلب، ثم تصبح بانتظار الاعتماد عند تأكيدها. بعد المراجعة، تنتهي المخصصات إما معتمدة أو مرفوضة.
الإعدادات
قبل استخدام مخصصات مرتبطة بالاستحقاق الدوري، أنشئ خطة استحقاق من المسار الإجازات > التهيئة > خطط الاستحقاق. تحدد الخطة توقيت اكتساب الاستحقاق، وطريقة ترحيل الرصيد، والتعامل مع الانتقال بين المراحل.
- انقر جديد لإنشاء خطة استحقاق.
- أدخل الاسم (Name) لتمييز الخطة.
- حدد وقت اكتساب الاستحقاق (Accrued Gain Time):
- في بداية فترة الاستحقاق (At the start of the accrual period) لاكتساب الوقت عند بدء الفترة.
- في نهاية فترة الاستحقاق (At the end of the accrual period) لاكتساب الوقت عند انتهائها.
- حدد وقت الترحيل (Carry-Over Time) لتعيين وقت التعامل مع الرصيد المرحّل:
- في بداية السنة (At the start of the year).
- في تاريخ التخصيص (At the allocation date).
- أخرى (Other).
- حدد انتقال المرحلة (Milestone Transition) عند حدوث انتقال مستوى خلال فترة استحقاق:
- فوراً (Immediately) للانتقال إلى مستوى الاستحقاق الجديد مباشرة.
- بعد فترة هذا الاستحقاق (After this accrual's period) لتطبيق الانتقال بعد انتهاء فترة الاستحقاق الحالية.
- عند اختيار ترحيل يظهر خلال السنة، عيّن عرض يوم الترحيل (Carryover Day Display) وشهر الترحيل (Carryover Month).
- فعّل بناءً على وقت العمل (Based on worked time) إذا كان احتساب فترة الاستحقاق يجب أن يعتمد على أيام العمل بدلاً من الأيام التقويمية.
- أضف مرحلة (Milestone) عند الحاجة إلى مستويات ضمن الخطة.
ملاحظة: استخدم خطة الاستحقاق فقط عندما تريد ربط المخصص بخطة استحقاق. أما المخصصات غير المرتبطة بخطة، فيمكن إدارتها من دون اختيار خطة الاستحقاق (Accrual Plan).
سير العمل
1. إنشاء مخصص جديد وتحديد نطاقه
من الإجازات > الإدارة > المخصصات، انقر جديد لبدء مخصص جديد.
أكمل بيانات المخصص التالية:
| الحقل | الاستخدام |
|---|---|
| نوع الإجازة (Time Off Type) | حدد نوع الإجازة الذي يمنحه هذا المخصص. هذا الحقل مطلوب. |
| تاريخ البدء (Start Date) | أدخل تاريخ بدء المخصص. هذا الحقل مطلوب. |
| تاريخ الانتهاء (End Date) | أدخل تاريخ انتهاء المخصص عند وجود فترة محددة. |
| وضع المخصص (Allocation Mode) | حدد نطاق إنشاء الطلب: حسب الموظف (By Employee)، أو حسب الشركة (By Company)، أو حسب القسم (By Department)، أو حسب وسم الموظف (By Employee Tag). |
| الموظف (Employee) | حدد الموظف عند اختيار إنشاء المخصص حسب الموظف. |
| الموظفون (Employees) | حدد الموظفين المعنيين بالمخصص. |
| القسم (Department) | حدد القسم عند تخصيص المخصص حسب القسم. |
| وسم الموظف (Employee Tag) | حدد وسم الموظف عند تخصيص المخصص حسب وسم الموظف. |
| وضع الشركة (Company Mode) | حدد وضع الشركة الخاص بالمخصص. |
| خطة الاستحقاق (Accrual Plan) | حدد خطة الاستحقاق عند تطبيق خطة على المخصص. |
| وصف المخصص (Allocation Description) | أضف وصفاً يوضح الغرض من المخصص. |
| الأسباب (Reasons) | أدخل سبب المخصص. |
عند إنشاء الطلب، تكون حالته بانتظار التقديم. وعند تأكيد الطلب من المستخدم، تتحول حالته إلى بانتظار الاعتماد.
تحذير: اختر وضع المخصص (Allocation Mode) قبل تحديد نطاق الموظفين. يحدد هذا الوضع ما إذا كان المخصص موجهاً إلى موظف أو شركة أو قسم أو وسم موظف.
2. مراجعة مخصص بانتظار الاعتماد
راجع المخصصات التي تظهر بحالة بانتظار الاعتماد، وتحقق من نوع الإجازة، وتواريخ المخصص، والنطاق المحدد في وضع المخصص، ووصف المخصص أو أسبابه عند توفرها.
اتخذ القرار المناسب:
- إذا كانت بيانات المخصص صحيحة ويمكن منحه، انقر تصديق (Validate). تصبح حالة المخصص معتمدة.
- إذا كان المخصص لا ينبغي منحه، انقر رفض (Refuse). تصبح حالة المخصص مرفوضة.
3. التعامل مع المخصصات المنتهية
بعد أن تصبح المخصصات معتمدة أو مرفوضة، استخدم القائمة لمراجعة حالتها ومعلوماتها. عند الحاجة إلى حذف سجل من القائمة، حدده ثم استخدم إزالة.
لا تعتمد مخصصاً قبل التحقق من أن نوع الإجازة وفترة المخصص ونطاق الموظفين تمثل القرار المطلوب؛ فالاعتماد ينقل السجل إلى حالة معتمدة، بينما الرفض ينقله إلى حالة مرفوضة.
أمثلة
مخصص إجازة سنوية لموظف محدد
يريد مدير الإجازات منح موظفة مخصص إجازة سنوية لفترة محددة.
- افتح الإجازات > الإدارة > المخصصات وانقر جديد.
- في نوع الإجازة (Time Off Type)، حدد الإجازة السنوية.
- في تاريخ البدء (Start Date)، أدخل
2026-01-01، وفي تاريخ الانتهاء (End Date)، أدخل2026-12-31. - في وضع المخصص (Allocation Mode)، اختر حسب الموظف (By Employee).
- في الموظف (Employee)، حدد الموظفة المقصودة.
- أضف في وصف المخصص (Allocation Description) النص:
مخصص الإجازة السنوية لعام 2026. - بعد تأكيد الطلب، راجعه عندما يصبح بانتظار الاعتماد.
- انقر تصديق (Validate) إذا كانت البيانات صحيحة. تصبح حالة المخصص معتمدة.
نصائح
نصيحة: استخدم حسب الموظف (By Employee) للمخصصات الفردية، واستخدم حسب القسم (By Department) أو حسب وسم الموظف (By Employee Tag) عندما يكون نطاق الاستحقاق جماعياً.
نصيحة: أضف وصفاً واضحاً وسبباً للمخصص لتسهيل مراجعته لاحقاً، خصوصاً عند وجود مخصصات متشابهة لنوع الإجازة نفسه.
استكشاف الأخطاء وإصلاحها
| المشكلة | السبب المحتمل | الحل |
|---|---|---|
| لا يمكن إكمال إنشاء المخصص. | لم يتم إدخال نوع الإجازة (Time Off Type) أو تاريخ البدء (Start Date)، وهما حقلان مطلوبان. | أدخل نوع الإجازة وتاريخ البدء قبل متابعة الطلب. |
| لا يظهر الموظف أو المجموعة المقصودة ضمن نطاق المخصص. | لا يتوافق النطاق المحدد مع وضع المخصص (Allocation Mode). | راجع وضع المخصص واختر الوضع المناسب: حسب الموظف أو الشركة أو القسم أو وسم الموظف. |
| لا يمكن اعتماد المخصص. | قد لا يكون المخصص في حالة بانتظار الاعتماد. | راجع الحالة (Status)، ثم اعتمد فقط المخصصات التي وصلت إلى حالة بانتظار الاعتماد باستخدام تصديق (Validate). |
| تم رفض مخصص بالخطأ. | تم اختيار رفض (Refuse) بدلاً من تصديق (Validate) أثناء المراجعة. | راجع حالة المخصص وسجل سبب القرار، ثم أنشئ مخصصاً جديداً بالبيانات الصحيحة عند الحاجة. |
Was this page helpful?