نظرة عامة

تتيح لك الطلبات الشاملة إدارة طلبات الشراء الجامعة في مكان واحد، من المسودة الأولى حتى الإغلاق أو الإلغاء. من هذه القائمة يمكنك متابعة حالة كل طلب، ومراجعة العملة، ونوع الاتفاق، وموعد التسليم المتوقع، ثم اتخاذ الإجراء المناسب في الوقت المناسب.

تحتاج إليها في عملك اليومي عندما تريد جمع احتياجات الشراء ضمن طلب واحد منظم، أو عندما تتابع طلبًا مع المورّدين، أو عندما تريد الانتقال بالطلب إلى مرحلة الاعتماد أو التحقق. وهي مفيدة أيضًا عندما تعمل على أكثر من شركة أو أكثر من عملية تشغيل، لأن القائمة تعرض لك الحقول الأساسية التي تساعدك على التمييز بين الطلبات بسرعة.

قبل أن تبدأ، تأكد من أنك داخل الشراء > الطلبات > الطلبات الشاملة وأن لديك طلبًا موجودًا أو مستعدًا لإنشاء واحد جديد من زر جديد (New Quotation) أو جديد.

الخطوات

افتح شاشة الطلبات الشاملة.

سترى قائمة الطلبات مع الحقول الأساسية مثل الحالة (Status) وشركة (Company) والمورّد (Vendor).
أنشئ طلبًا جديدًا.
اضغط جديد (New Quotation) أو جديد لبدء طلب جديد في حالة مسودة.
ستنتقل إلى نموذج الطلب لتعبئة البيانات المطلوبة.
أكمل الحقول الأساسية للطلب.
حدّد نوع الاتفاق (Agreement Type) والعملة (Currency) ونوع العملية (Operation Type) وشركة (Company)، ثم أضف مندوب الشراء (Purchase Representative) والمورّد (Vendor) عند الحاجة.
هذه الحقول تحدد هوية الطلب والسياق الذي سيُدار فيه.
راجع حقول الجدولة والمصدر.
أدخل موعد الاتفاق النهائي (Agreement Deadline) وتاريخ الطلب (Ordering Date) وتاريخ التسليم (Delivery Date) إذا كان متاحًا، ثم راجع الوثيقة المصدر (Source Document) والمنتجات المراد شراؤها (Products to Purchase) والوصف (Description).
يساعدك هذا على ربط الطلب بما قبله وعلى توضيح ما سيتم شراؤه ومتى.
اعتمد الطلب ليتقدم في دورة حياته.
اضغط Confirm عندما يصبح الطلب جاهزًا للانتقال من مسودة إلى جديدة أو مؤكدة بحسب الحالة المعروضة في السجل.
سيصبح الطلب رسميًا ضمن المتابعة، ويمكنك عندها مواصلة العمل عليه.
أنشئ عرضًا/طلب تسعير إذا كنت تحتاج إلى التسعير من المورّد.
استخدم جديد (New Quotation) عندما تريد تحويل الطلب إلى بداية تواصل تسعيري مع المورّد.
يفيد ذلك عندما تكون بحاجة إلى مقارنة العروض قبل الحسم.
انتقل إلى التحقق أو الإقفال عند اكتمال العمل.
اضغط Validate عندما تكون الإجراءات مكتملة وتريد تثبيت الحالة النهائية المناسبة، أو اضغط Close عندما يصبح الطلب مغلقًا.
هذا يحفظ الطلب في مرحلته النهائية ويمنع الاستمرار في التعديل التشغيلي غير المقصود.
أعد الطلب إلى المسودة إذا احتجت إلى تعديل جوهري.
اضغط Reset to Draft لإرجاع الطلب إلى مسودة ومراجعة بياناته من جديد.
استخدم هذا قبل الاعتماد النهائي إذا اكتشفت أن هناك تصحيحًا مهمًا.
ألغِ الطلب إذا لم يعد مطلوبًا.
اضغط Cancel عندما يصبح الطلب غير صالح للاستخدام أو لم يعد مطلوبًا.
ستتغير حالته إلى ملغاة، وبذلك يظهر بوضوح أنه لم يعد جزءًا من العمل الجاري.

نصائح

نصيحة: ابدأ دائمًا بمراجعة الحالة (Status) أولًا؛ فهي أسرع طريقة لمعرفة ما إذا كان الطلب يحتاج إلى متابعة، اعتماد، أو إغلاق.

ملاحظة: إذا كان تاريخ التسليم (Delivery Date) مهمًا في العملية، فتأكد من إدخاله بدقة لأن وصف الحقل يوضح أنه التاريخ المتوقع والمجدول لاستلام جميع المنتجات.

الخطوات التالية والأسئلة الشائعة

بعد إنهاء الطلب، راجع ما إذا كنت بحاجة إلى متابعة أمر شراء مرتبط، أو الانتقال إلى شاشة الشراء الأخرى ضمن نفس المسار التشغيلي. وإذا كنت تعمل مع فريق المشتريات، فشاركهم المورّد (Vendor) والمنتجات المراد شراؤها (Products to Purchase) حتى تبقى الصورة واضحة.

س: ما الفرق بين Confirm وValidate**؟**
ج: Confirm يقدّم الطلب إلى المرحلة التالية في دورة حياته، أما Validate فيُستخدم عندما تكون الإجراءات مكتملة وتريد تثبيت النتيجة النهائية.

س: متى أستخدم Reset to Draft؟
ج: استخدمه عندما تحتاج إلى إعادة الطلب إلى مسودة لتعديل بيانات أساسية قبل المتابعة.

س: ماذا يحدث عند Cancel؟
ج: تتحول حالة الطلب إلى ملغاة، وبذلك يُظهر النظام أنه لم يعد جاريًا.

الطلبات الشاملة

نظرة عامة

الخطوات

نصائح

الخطوات التالية والأسئلة الشائعة

روابط ذات صلة

Was this page helpful?