تُستخدم الكتب لتجميع قيود اليومية ضمن دفتر محاسبي واضح ومحدد لكل شركة وفرع ويومية. من خلال إعدادها بشكل صحيح، تستطيع أنت وفريقك ربط القيود بالحسابات والدفاتر المناسبة، مع دعم أفضل للتقارير والتكاملات والمراجعة الداخلية.
تحتاج إلى هذه الإعدادات عندما تريد فصل الكتب بحسب الشركة أو الفرع أو اليومية، أو عندما تحتاج إلى رقم كتاب يميّز عدة كتب تشترك في اليومية نفسها داخل الفرع نفسه. كما يفيدك ذلك عندما تعمل مع شجرة الحسابات ودفاتر اليومية وتريد أن تبقى التعيينات المحاسبية منضبطة وواضحة.
قبل أن تبدأ، تأكد من أنك تملك صلاحية الوصول إلى الإعدادات > المستخدمون والشركات > دفاتر الحسابات > Books، وأن الشركة والفرع واليومية التي ستربطها موجودة بالفعل.
الخطوات
افتح شاشة الكتب.
سترى قائمة الكتب الحالية مع زر جديد لإضافة سجل جديد.
أنشئ كتاباً جديداً أو افتح كتاباً موجوداً للتعديل. BooksBooks — الإعدادات › المستخدمون والشركات › دفاتر الحسابات › Books
تنتقل إلى النموذج حيث يمكنك إدخال تفاصيل الكتاب أو تحديثها.
أدخل الرمز والاسم ورقم الكتاب.
املأ الرمز والاسم ورقم الكتاب، لأن هذه الحقول تحدد الكتاب وتساعد على تمييزه داخل الشركة والفرع واليومية.
حدّد الشركة والفرع واليومية.
اختر الشركة والفرع واليومية المناسبة حتى يعرف النظام أين ينتمي هذا الكتاب وإلى أين تُرحَّل قيوده.
راجع تفعيل الكتاب وقواعد الصلاحية.
استخدم نشط إذا أردت إبقاء الكتاب متاحاً، وراجع قواعد الصلاحية إذا كنت تريد أن ترتبط بهذا الكتاب قيود وصول تُطبَّق على قيود اليومية.
أضف وصفاً ثم احفظ السجل.
اكتب الوصف عند الحاجة، ثم احفظ التغييرات لإكمال التهيئة.
نصائح
نصيحة: اجعل الرمز قصيراً وواضحاً، لأنه يُستخدم في التكاملات والتقارير ويجب أن يكون فريداً لكل شركة.
ملاحظة: إذا كان الكتاب خاصاً بالمقر الرئيسي، فاختَر الشركة الجذرية نفسها في حقل الفرع؛ أما إذا كان الكتاب لفرع، فحدّد الفرع الصحيح حتى لا تختلط القيود بين المواقع.
الخطوات التالية والأسئلة الشائعة
بعد إعداد الكتب، راجع إعداد دفاتر اليومية للتأكد من أن كل يومية ترحّل إلى الكتاب الصحيح. وإذا كنت تدير أكثر من فرع أو أكثر من شركة، فاستعرض أيضاً شجرة الحسابات والأوضاع المالية للتأكد من اتساق الربط المحاسبي عبر جميع السجلات.
س: لماذا أحتاج إلى رقم كتاب منفصل إذا كانت اليومية نفسها مشتركة؟
ج: لأن رقم الكتاب يميز عدة كتب قد تشترك في اليومية نفسها داخل الفرع نفسه، فيمنع الالتباس بين السجلات.
س: ما الفرق بين الشركة والفرع في هذا السجل؟
ج: الشركة هي الشركة الجذرية التي ينتمي إليها الكتاب، بينما الفرع يحدد النطاق الفعلي للكتاب، أو المقر الرئيسي إذا كان الكتاب مركزيّاً.
س: متى أستخدم قواعد الصلاحية هنا؟
ج: تستخدم قواعد الصلاحية عندما تريد أن تتحول صلاحيات هذا الكتاب إلى قواعد وصول تُطبَّق على قيود اليومية المرتبطة به.
Was this page helpful?