إعداد الشراء

الإدارة › الشراء

دورة الحالة: طلب عرض أسعار (مسودة) ← تم إرسال الطلب ← بانتظار الاعتماد ← أمر شراء ← منجزة ← ملغاة

نظرة عامة

يمنحك هذا التقرير الرسومي طريقة سريعة لقراءة الشراء من زاوية واحدة واضحة. يمكنك أن ترى المستندات حسب المرجع ووحدة القياس المرجعية وتاريخ السريان والحالة، ثم تعرضها كأعمدة أو خطوط أو شرائح دائرية بحسب ما يناسب التحليل الذي تحتاجه. هذا مفيد عندما تريد مقارنة الحركة أو متابعة التقدّم عبر مراحل الشراء دون فتح كل سجل على حدة.

تستخدم هذا العرض عادةً عندما تراجع نشاط الشراء مع الإدارة المالية أو عند إعداد متابعة داخلية لحالة طلبات الشراء وأوامر الشراء. كما يفيدك عندما تريد تبديل شكل الرسم بسرعة لمعرفة التوزيع أو الاتجاه أو التراكم، ثم تضييق القراءة بحسب الحالة مثل مسودة أو تم إرسال الطلب أو أمر شراء أو منجزة أو ملغاة. بهذه الطريقة تحصل على صورة تشغيلية مختصرة بدل قائمة طويلة من السجلات.

قبل أن تبدأ، تأكد من أن لديك حق الوصول إلى الشراء > إعداد التقارير > الشراء، وأن بيانات الشراء موجودة بالفعل حتى يظهر الرسم.

الخطوات

1. افتح تقرير الشراء الرسومي.

   انتقل إلى الشراء > إعداد التقارير > الشراء لعرض الرسم البياني الخاص بالشراء.

2. راجع الحقول المعروضة في المخطط.
   يظهر لك المرجع ووحدة القياس المرجعية وتاريخ السريان والحالة لتفهم ما يمثله كل محور أو نقطة في الرسم.

3. اضبط الحالة التي تريد تحليلها.
   استخدم حقل الحالة لتقصر العرض على إحدى الحالات المتاحة: مسودة، تم إرسال الطلب، بانتظار الاعتماد، أمر شراء، منجزة، أو ملغاة.

4. بدّل نوع الرسم إلى الشكل الأنسب للتحليل.
   اختر مخطط شريطي أو رسم بياني خطي أو مخطط بياني دائري لعرض البيانات بالطريقة التي تسهّل عليك المقارنة.

5. جرّب طريقة العرض التجميعية إذا احتجت قراءة أوسع.
   استخدم مكدسة أو التراكمي عندما تريد رؤية القيم مكدّسة أو مجمعة بدل عرض كل عنصر منفصلًا.

6. رتّب النتائج حسب ما تريد مراجعته أولًا.
   اختر تنازلي أو تصاعدي لتغيير ترتيب العرض، ثم راقب كيف يتحرك الرسم وفق هذا الفرز.

7. أزل ما لا تحتاج إليه من التصفية أو العرض.
   اضغط إزالة عندما تريد تنظيف العرض والعودة إلى قراءة أبسط للرسم.

نصائح

نصيحة: إذا كان هدفك متابعة انتقال الشراء عبر الدورة، ابدأ بحقل الحالة ثم بدّل بين مخطط شريطي ورسم بياني خطي؛ ذلك يجعل الفروقات بين المراحل أوضح بسرعة.

ملاحظة: تظهر الخيارات الخاصة بالحالة كقائمة حياة فعلية للسجل، لذلك انتبه إلى أن ملغاة ومنجزة تمثلان نهايتين مختلفتين للمعالجة، وكلتاهما مفيدتان عند قراءة التقرير.

الخطوات التالية والأسئلة الشائعة

إذا كنت تريد قراءة الشراء بصورة أكثر تشغيلية، فتابع مع تقارير الشراء الأخرى ضمن الشراء > إعداد التقارير. أمّا إذا احتجت تحليلًا ماليًا أوسع، فراجع التقارير المرتبطة بـ دفاتر اليومية وشجرة الحسابات في قسم المحاسبة.

س: ما الفرق بين عرض الشريط وعرض الخط؟
ج: يعرض مخطط شريطي الفروقات بين الفئات بوضوح، بينما يساعد رسم بياني خطي على رؤية الاتجاه عبر التاريخ.

س: متى أستخدم العرض الدائري؟
ج: استخدم مخطط بياني دائري عندما تريد معرفة حصة كل حالة أو فئة من إجمالي العرض.

س: لماذا لا تظهر بعض السجلات في الرسم؟
ج: قد يكون السبب أن حقل الحالة مقيّد على قيم محددة، أو أن بيانات الشراء لم تُسجّل بعد ضمن النطاق الذي تعرضه.

روابط ذات صلة

• إعداد قوائم أسعار المورد
• الشراء — مسار التعلم