تساعدك نفقات الموظف على متابعة مصروفات الموظفين من قائمة واحدة، بدءاً من الحالة الأولى وحتى الترحيل أو السداد. من هنا يمكنك مراجعة ملخص مصروفات النفقات، والتحقق من شجرة الحسابات المرتبطة، ثم تنفيذ الإجراء المناسب بحسب طريقة الدفع والحالة.
تستخدم هذه الصفحة عادةً عندما تحتاج إلى اعتماد مصروفات الموظفين، أو رفضها، أو ترحيلها إلى قيود اليومية، أو تسجيل السداد إذا كانت الشركة هي التي تتحمل الدفع. كما تفيدك في مراجعة سياسة المصروفات وما إذا كانت هناك مخالفات أو رسالة تقييم تؤثر في الاعتماد.
قبل أن تبدأ، تأكد من أنك في المسار محاسبة > الموردين > نفقات الموظف، وأن لديك السجل المطلوب مفتوحاً من القائمة.
الخطوات
افتح قائمة نفقات الموظف.
انتقل إلى محاسبة > الموردين > نفقات الموظف لتصل إلى قائمة السجلات.
أنشئ أو افتح السجل المطلوب.
اضغط جديد لإنشاء سجل جديد، أو افتح نفقات موجودة لمراجعتها أو تعديلها.
راجع الحالة وملخص المصروفات.
تأكد من الحالة (Status) وملخص تقرير المصروفات (Expense Report Summary) حتى تعرف أين يقف السجل في دورة اعتماده.
أدخل تفاصيل المعالجة المالية.
اختر دفتر اليومية (Journal) إذا كانت النفقة مدفوعة من الموظف، أو طريقة الدفع (Payment Method) إذا كانت مدفوعة من الشركة.
نفقات الموظف — محاسبة › الموردين › نفقات الموظف
أضف بنود المصروفات المرتبطة.
استخدم بنود المصروفات (Expense Lines) لتضمين البنود التي ستدخل في هذا التقرير.
تحقق من نتيجة سياسة المصروفات.
راجع السياسة المطابقة (Matched Policy) وحالة السياسة (Policy Status) ورسالة السياسة (Policy Message) ومخالفات السياسة (Policy المخالفات) قبل المتابعة.
أرسل السجل إلى المدير أو اعتمده أو ارفضه.
استخدم إرسال إلى المدير لنقل السجل من بانتظار التقديم إلى مُقدَّمة، أو اعتماد للانتقال إلى معتمدة، أو رفض إذا كان يجب إيقافه.
رحّل القيود أو سجّل السداد عند الجاهزية.
إذا أصبح السجل جاهزاً، اضغط ترحيل قيود اليومية لإنشاء قيود اليومية، أو تسجيل الدفع إذا كانت هناك حاجة إلى دفع النفقة.
أعد السجل إلى المسودة عند الحاجة.
استخدم إعادة إلى المسودة إذا احتجت إلى تعديل البيانات من جديد قبل إنهاء المعالجة.
نصائح
نصيحة: إذا كانت حالة السياسة تشير إلى Requires Manager Approval أو Auto-Rejected، فراجع رسالة السياسة ومخالفات السياسة قبل اختيار اعتماد أو رفض.
ملاحظة: تظهر لك اليومية عندما تكون النفقة مدفوعة من الموظف، بينما تظهر طريقة الدفع عندما تكون مدفوعة من الشركة؛ لذلك اختر الحقل الصحيح قبل ترحيل قيود اليومية أو تسجيل الدفع.
الخطوات التالية والأسئلة الشائعة
بعد إنهاء هذه الصفحة، قد تحتاج عادةً إلى مراجعة قيود اليومية الناتجة من المصروف، أو متابعة أذون الاستلام ودفاتر اليومية ذات الصلة في المحاسبة.
س: متى أستخدم ترحيل قيود اليومية؟
ج: عندما تكون النفقات جاهزة للاعتراف المحاسبي وتريد تسجيلها في قيود اليومية.
س: ماذا أفعل إذا كانت حالة السياسة مرفوضة؟
ج: راجع مخالفات السياسة ورسالة السياسة، ثم قرر هل ستُبقي السجل مرفوضاً أو تعيد إعادة إلى المسودة لتعديله.
س: هل أحتاج إلى تعديل ملخص تقرير المصروفات يدوياً؟
ج: استخدمه كمؤشر سريع لمراجعة السجل، ثم عدّل السجل نفسه من خلال بياناته وبنوده قبل الاعتماد أو الترحيل.
Was this page helpful?