تُستخدم شاشة الدفعات لتسجيل مبالغ العملاء أو تتبّعها من مكان واحد، مع إظهار حالة كل دفعة، ونوعها، وتاريخها، واليومية المرتبطة بها. تساعدك هذه القائمة على متابعة التحصيلات، ومراجعة السجلات المحاسبية، والعودة بسرعة إلى أي دفعة تحتاج إلى اعتماد أو تعديل.
في عملك اليومي، ستفتح هذه الشاشة عندما تحتاج إلى إدخال دفعة جديدة، أو اعتماد دفعة مسوّدة، أو إلغاء دفعة لم تعد صحيحة، أو إعداد إشعار استرداد. كما تفيدك عند مراجعة أذون الاستلام المرتبطة بالدفعات، أو التأكد من أن قيود اليومية قد أُنشئت بالشكل الصحيح.
قبل أن تبدأ، تأكّد من أنك تعرف أين تجدها: محاسبة > العملاء > الدفعات. إذا كنت ستُدخل أو تعدّل سجلاً، فستحتاج إلى فتح نموذج الدفعة من قائمة السجلات أولاً.
الخطوات
افتح شاشة الدفعات.
ستظهر لك قائمة جميع دفعات العملاء مع حالتها وأنواعها وقيمها الأساسية.
انقر على جديد لإنشاء دفعة جديدة.
يفتح النظام نموذج الدفعة بحيث يمكنك إدخال البيانات اللازمة قبل الحفظ.
الدفعاتالدفعات — محاسبة › العملاء › الدفعات
املأ الحقول الأساسية للدفعة.
حدِّد الحالة (Status) ونوع الدفعة (Payment Type) والتاريخ (Date) ودفتر اليومية (Journal) والطرف (Partner Type) والمبلغ (Amount)، ثم أضف العملة (Currency) والمرجع (Reference) وطريقة الدفع (Payment Method) عند الحاجة.
راجع الحقول الخاصة بالحسابات أو التبادل إذا لزم الأمر.
استخدم سعر الصرف اليدوي (Manual Exchange Rate) فقط عندما تريد تثبيت سعر خاص بالمستند، وأدخل رقم الشيك/السند (Check / Bill Number) وتاريخ استحقاق الشيك (Check Due Date) إذا كانت طريقة الدفع شيكاً مؤجلاً.
احفظ السجل كمسودة أو اعتمده حسب ما تحتاجه.
إذا كانت الدفعة غير جاهزة بعد، اتركها مسودة؛ وإذا كانت جاهزة للتسجيل المحاسبي، انقر اعتماد (Confirm) لتصبح مرحّلة.
استخدم الأوامر اللاحقة عند الحاجة.
يمكنك اختيار إرجاع إلى مسودة (Reset To Draft) للتعديل، أو إشعار استرداد (Refund) لعكس الدفعة، أو إلغاء (Cancel) ثم طلب الإلغاء (Request Cancel) عندما تتطلب الحالة ذلك.
أرسل أو أزل علامة الإرسال عند ارتباط الدفعة بإشعار أو مستند.
استخدم تمييز كمُرسَل (Mark as Sent) عندما تكون قد أرسلت ما يلزم، أو إلغاء التمييز كمُرسَل (Unmark as Sent) إذا احتجت إلى تصحيح ذلك.
أزل السجل فقط إذا لم تعد بحاجة إليه.
انقر إزالة عندما يكون الحذف هو الإجراء المناسب للسجل.
نصيحة: إذا كان مستندك مرتبطاً بعملة غير عملة الشركة، فراجع سعر الصرف اليدوي (Manual Exchange Rate) قبل الاعتماد؛ فهذا الحقل يتجاوز السعر التلقائي عندما يتم إدخاله.
ملاحظة: تبدأ حالات الحالة (Status) من مسودة، ثم تصبح مُصدَّقة بعد الاعتماد، ويمكن أن تنتهي إلى ملغاة إذا أُلغيت الدفعة لاحقاً.
نصائح
نصيحة: استخدم الطرف (Partner Type) ونوع الدفعة (Payment Type) بعناية منذ البداية، لأنهما يساعدانك على تمييز ما إذا كانت الدفعة تخص عميلاً أم مورداً، وما إذا كانت الأموال خارجة أم داخلة.
ملاحظة: حقل رقم الشيك/السند (Check / Bill Number) يصبح مهماً عندما تكون طريقة الدفع شيك مؤجل؛ لذا أدخله بدقة لتسهيل المطابقة والمتابعة لاحقاً.
الخطوات التالية والأسئلة الشائعة
إذا كنت تريد متابعة أثر الدفعة في الحسابات، فانتقل بعد ذلك إلى مراجعة قيود اليومية وأذون الاستلام المرتبطة بالسجل. وإذا احتجت إلى مطابقة الدفعات مع كشوف البنك، فابحث عن نماذج التسوية من قسم المحاسبة.
س: متى أستخدم حالة المسودة؟
ج: استخدمها عندما تكون الدفعة غير مكتملة أو ما زالت بحاجة إلى مراجعة قبل الاعتماد.
س: ماذا يحدث عندما أنقر اعتماد؟
ج: تنتقل الدفعة إلى حالة مُصدَّقة وتصبح جاهزة كقيد محاسبي مرحّل.
س: هل يمكنني عكس دفعة بعد اعتمادها؟
ج: نعم، يمكنك استخدام إشعار استرداد (Refund) عندما تحتاج إلى عكس الأثر المالي للدفعة.
Was this page helpful?