الميزات › المصروفات
الإعداد والتهيئة: إعداد دفاتر اليومية · إعداد تحليل النفقات · إعداد سياسات الاعتماد
دورة الحالة: بانتظار التقديم ← مُقدَّمة ← معتمدة ← مرحّلة ← منجزة ← مرفوضة
نظرة عامة
تمنحك صفحة تقاريري مكاناً واحداً لمراجعة تقارير المصروفات التي أنشأتها أنت، ومتابعة حالتها، ثم إكمال الخطوة التالية المناسبة لكل تقرير. من هذه القائمة يمكنك معرفة ما إذا كان التقرير بانتظار التقديم أو مُقدَّماً أو معتمداً أو مرحّلاً أو منجزاً أو مرفوضاً، من دون الحاجة إلى الانتقال بين شاشات متعددة.
تستخدم هذه الصفحة يومياً عندما تُدخل مصروفاتك، أو عندما تحتاج إلى إرسال تقريرك إلى المدير، أو عندما تراجع النظام بعد الاعتماد والترحيل والدفع. كما تساعدك على رؤية ملخص تقرير المصروفات، وسطور المصروفات، وشروط السياسة المطبقة، وأي مخالفات للسياسة أو رسالة سياسة مرتبطة بالتقرير.
قبل أن تبدأ، تأكد من أنك داخل المصروفات > نفقاتي > تقاريري وأن لديك تقرير مصروفات موجوداً بالفعل أو جاهزاً لإنشائه.
الخطوات
-
افتح صفحة تقاريري.
سترى قائمة تقاريرك مع عمود الحالة وملخص تقرير المصروفات وبقية الحقول ذات الصلة.
-
أنشئ تقريراً جديداً عند الحاجة من زر جديد.
يفتح لك جديد تقرير مصروفات فارغاً لتبدأ بإضافة التفاصيل والسطور. -
أكمل معلومات التقرير وراجِع سطور المصروفات.
املأ ملخص تقرير المصروفات، ثم أضف سطور المصروفات وتحقق من شروط السياسة ورسالة السياسة ومخالفات السياسة إذا ظهرت. -
احفظ التقرير في حالة المسودة، ثم أرسله عبر زر رفع.
ينقل رفع التقرير من بانتظار التقديم إلى مُقدَّمة كي يصبح جاهزاً للمراجعة. -
أرسل التقرير إلى المدير باستخدام Submit to Manager عندما يكون جاهزاً.
يحرّك هذا الإجراء التقرير إلى المسار التالي في الاعتماد حتى تتم مراجعته من المسؤول المناسب. -
اعتمد التقرير عبر زر Approve إذا كانت لديك صلاحية ذلك.
بعد الاعتماد ينتقل التقرير إلى حالة معتمدة، وهي الخطوة التي تسبق الترحيل أو الدفع بحسب الإعدادات المرتبطة به. -
رحّل القيود أو سجّل الدفع بعد الاعتماد.
استخدم Post Journal Entries لإنشاء قيود اليومية وعناصر اليومية المرتبطة بالتقرير، أو Register Payment إذا كان يلزم تسجيل السداد. -
رفض التقرير أو إرجاعه إلى المسودة عند الحاجة.
إذا كان هناك خطأ أو نقص، استخدم Refuse لتعيينه مرفوضة، أو Reset to Draft لإعادته إلى مسودة كي تعدّل عليه ثم تعيد تقديمه.
نصائح
نصيحة: راجع حالة السياسة قبل الإرسال؛ فإذا كانت Requires Manager Approval أو Auto-Rejected أو Policy Exempt فسيساعدك ذلك على معرفة ما إذا كان التقرير سيحتاج تدخلاً إضافياً أو لا.
ملاحظة: إذا كان التقرير مدفوعاً من الموظف، فستظهر لك خانة دفتر اليومية؛ أما إذا كان مدفوعاً من الشركة، فتركّز على طريقة الدفع لأن الخطوة التالية قد تكون Post Journal Entries أو Register Payment.
الخطوات التالية والأسئلة الشائعة
الخطوة التالية المقترحة: بعد اعتماد التقرير، انتقل إلى مراجعة قيود اليومية أو أذون الاستلام ذات الصلة بحسب طريقة التسوية المتبعة في شركتك.
س: ماذا يعني ظهور بانتظار التقديم في عمود الحالة؟
ج: يعني أن التقرير ما زال في مرحلة المسودة ولم يُرسل بعد إلى المراجعة.
س: متى أستخدم Submit to Manager ومتى أستخدم Approve؟
ج: استخدم Submit to Manager لإرسال التقرير إلى المدير، واستخدم Approve عندما تكون لديك صلاحية الاعتماد مباشرة.
س: ما الذي أراجعه إذا ظهر تنبيه في مخالفات السياسة؟
ج: راجع رسالة السياسة وشروط السياسة وسطور المصروفات لمعرفة السبب قبل المتابعة.
Was this page helpful?