الإدارة › محاسبة
دورة الحالة: مسودة ← منجزة
نظرة عامة
يوفّر القالب المتكرر طريقة لتجهيز إعدادات السجلات التي تُنشأ بصورة دورية في المحاسبة. من خلاله، يمكنك ضبط اسم القالب، واليومـة المرتبطة به، والفترة المتكررة، وكيفية إنشاء القيد، ثم متابعة حالته من مسودة إلى منجزة.
تستخدمه عندما تريد إعداد بنية ثابتة لعملية تتكرر بانتظام، بحيث لا تعيد إدخال التفاصيل نفسها في كل مرة. وهذا مفيد عندما يكون لديك تسجيل محاسبي دوري وتحتاج إلى توحيد طريقة الإنشاء والمراجعة قبل الاعتماد النهائي.
قبل أن تبدأ، تأكّد من أن لديك يومية مناسبة لهذا القالب، وأنك تعرف الشركة التي تريد تطبيق القالب عليها، ويمكنك الوصول إلى محاسبة > التهيئة > دفع متكرر > القالب المتكرر.
الخطوات
-
افتح قائمة القالب المتكرر.
ستظهر لك قائمة القوالب الحالية مع الأعمدة مثل الاسم، واليومية، والحالة.
-
انقر على جديد.
يفتح النظام نموذج إنشاء قالب جديد لتحديد إعدادات التكرار.
-
أدخل الاسم، وحدّد اليومية، ثم اختر فترة التكرار.
الحقول الاسم (Name) ودفتر اليومية (Journal) وفترة التكرار (Recurring Period) مطلوبة، وتُستخدم لتعريف القالب وربطه باليومية المناسبة، مع اختيار أيام أو أسابيع أو أشهر أو سنوات.
-
أدخل عدد التكرار، ثم اختر طريقة إنشاء القيد.
يحدّد عدد التكرار (Recurring Interval) عدد الوحدات بين كل إنشاء وآخر، بينما يحدد إنشاء القيد كـ (Generate Journal As) هل يُنشأ القيد على أنه غير مرحّل (Un Posted) أو مرحّل (Posted).
-
راجع الحالة، ثم أضف الشركة والوصف إذا لزم الأمر.
يمكن أن تكون الحالة (Status) في مسودة (Draft) أو منجزة (Done)، كما يمكنك تحديد الشركة (Company) وكتابة الوصف (Description) لتوضيح الغرض من القالب.
-
انقر على تأكيد.
ينتقل القالب من مسودة إلى منجزة، وهو ما يعني أنك ثبّتَّ الإعدادات وجعلتها جاهزة للاستخدام وفق الضبط الذي اخترته.
-
إذا احتجت إلى تعديل لاحق، انقر على تعيين كمسودة.
يعيد هذا الإجراء الحالة إلى مسودة حتى تتمكن من مراجعة القيم وتحديثها قبل تأكيدها مرة أخرى.
نصائح
نصيحة: اجعل إنشاء القيد كـ (Generate Journal As) متوافقاً مع أسلوب المراجعة الداخلي لديك؛ فاختيار غير مرحّل (Un Posted) يمنحك فرصة مراجعة القيد قبل ترحيله.
ملاحظة: إذا كانت لديك أكثر من شركة، فاختيار الشركة (Company) في القالب يساعدك على إبقاء الإعدادات مرتبطة بالشركة الصحيحة منذ البداية.
الخطوات التالية والأسئلة الشائعة
بعد إعداد القالب، انتقل إلى إعدادات دفع متكرر الأخرى المرتبطة به داخل محاسبة > التهيئة إذا كنت تحتاج إلى استكمال ضبط العملية الدورية. كما يمكنك مراجعة اليومية المرتبطة بالقالب للتأكد من أنها تتبع شجرة الحسابات والسياسة المحاسبية المطلوبة.
س: ما الفرق بين الحالة مسودة ومنجزة**؟**
ج: مسودة تعني أن القالب ما زال قابلاً للتعديل، بينما منجزة تعني أنك ثبّتَّ الإعدادات.
س: متى أستخدم غير مرحّل (Un Posted)؟
ج: استخدمه عندما تريد إنشاء القيد أولاً ثم مراجعته قبل ترحيله.
س: هل يمكنني تغيير القالب بعد تأكيده؟
ج: نعم، يمكنك استخدام تعيين كمسودة لإرجاعه إلى وضع التعديل ثم تحديثه من جديد.
Was this page helpful?